За время своей хозяйственной деятельности uzņēmums vai uzņēmums ir pārblīvēts ar visu dokumentu arhīvu, kas nav ļoti svarīgi. Šādiem biznesa dokumentiem, piemēram, sarakstei ar partneriem vai neatbilstošu jautājumu koordinēšanai par darbiniekiem, pavadoņiem vai svētku svinībām, nav īpašas nozīmes.
Tie, kas saistīti ar algu,atskaitījumi fondiem, federālajiem vai vietējiem, rīkojumi un direktīvas, kas attiecas uz iecelšanu amatā un atlaišanu, tiek klasificēti kā tie, kuriem organizācijā ir jāglabā dokumenti. Šos noteikumus nosaka Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas likumi un iekšējie rīkojumi. Šajā gadījumā tas ir pasūtījums Nr. 105, datēts ar 1988. gada 7. janvāri.
Kā tiek saņemta un uzglabāta grāmatvedībamateriāli, to kustība, verifikācijas darba uzskaitījums, uzskaite, kas atspoguļota kontos, dokumentu glabāšanas laiks organizācijā? Visām darbībām jābūt ar vienu pamatu: galvas rīkojumu, kas pamatojas uz juridisko dokumentu apriti.
Tas ir grūti kaut ko izgudrot, un tas nav nepieciešamskā ir likums, kas ir jāpiemēro. Atbildības princips ir diezgan vienkāršs: ikviens, kurš parakstījis pasūtījumu, ir atbildīgs par tā izpildi.
Uzglabāšana, arhivēšana un nosacījumi
Visām ziņošanas dokumentācijām ir jāiesniedzsaskaņā ar tās izveidošanas laiku. Ceturksnī vai gadā atkarībā no daudzuma un apjoma. Mazs uzņēmums var vairākus arhīvus vienā gadā izšūt, savukārt “tauku” uzņēmumiem ir grūti ievietot dokumentus uz vienu ceturtdaļu vienā skapī.
Arhīvs tiek izveidots tieši organizācijā untā izveide, kā arī dokumentu glabāšanas noteikumi organizācijā jāatbalsta ar galvas rīkojumu par tā izveidošanas nosacījumiem un kārtību. Šis vadības izstrādātais noteikums kļūst par pamatu arhīva uzturēšanai. Regula ir saderīga ar Rozarkhivas darba noteikumiem, un, ja tā tos neievēro visos punktos, tad tai jāatbilst to galvenajiem pamatjautājumiem.
Galvenie apkopes, nodošanas, regulēšanas parametrijāpilda arhīva darbs un citi svarīgi nosacījumi. Atbildība par to gulstas uz vadītāju. Ikvienam ir skaidrs, kāpēc ir jāievēro dokumentu glabāšanas noteikumi un jānovērš to pazaudēšana vai sabojāšana. Pārbaužu, strīdu starp organizāciju un nodokļu un citām iestādēm gadījumā, ja darbinieki pieprasa algas sertifikātu, būs jāatsaucas uz arhīva dokumentiem.
Ja ne pati organizācija, tad arhīvs var izdotšāda veida dokumentus un sertifikātus, lai izvairītos no neskaidriem punktiem. Kad tiek ievēroti dokumentu glabāšanas noteikumi organizācijā, cilvēks var viegli pieteikties pēc palīdzības, dodoties pensijā.
Dokumentu uzglabāšanas laiks organizācijā
Pastāv stingras atbildības jēdziensdarbplūsma. Tie galvenokārt ietver tādus dokumentus, kas attiecas uz finanšu pārskatiem un nodokļu bāzes veidošanu. Šie dokumenti ir jāiesniedz bez kļūdām. Dokumentu glabāšanas termiņi uzņēmumā, kā arī organizācijā (uzņēmumā) tiek regulēti vienādi.
Konkrētais glabāšanas laiks šim vaicits dokuments ir norādīts standarta dokumentu (pārvaldības) sarakstā, kur ir arī noteikti to glabāšanas periodi. Ir vairāki citi normatīvi rīkojumi un akti, kas atspoguļo uzņēmējdarbības dokumentu glabāšanas laiku. Vienā rakstā nav iespējams norādīt noteiktu dokumentu glabāšanas laiku. Bet, ja nepieciešams, varat atvērt sarakstu un no turienes paņemt visu nepieciešamo informāciju. Mēs varam tikai teikt, ka minimālais dokumentu glabāšanas laiks ir 5 gadi, bet maksimālais - 70.
Dokumentu glabāšanas ilgums arhīvā
Kad organizācija, uzņēmums vai uzņēmumspabeidz savu darbību un pēc tam to pārtrauc, pēc tam visa dokumentu plūsma tiek sakārtota. Nevajadzīgiem dokumentiem var būt jebkurš liktenis pēc vadības ieskatiem. Dokumenti, kuru glabāšanas laiks ir no 5 līdz 70 gadiem, jānosūta uz arhīvu (ja vien tie tiek glabāti), vai arī tos var nodot glabāšanā pilnvarotajam. Dokumenti jāiesniedz, numurēti, jāizjauc, lai tie piederētu nodaļai vai struktūrvienībai, sasieti saskaņā ar hronoloģiju. Titullapā jābūt informācijai ar inventāru, un mapēm jāatbilst pamatprasībām:
Nosūtot dokumentus arhīvam, anodošanas līgums, kā arī visu saņemto dokumentu saraksts divos eksemplāros, no kuriem viens paliek organizācijai (pie cedenta) vai personai, kura ir ieinteresēta tās saglabāšanā. Abās kopijās jābūt informācijai par dokumentu pārsūtīšanu uz arhīvu, tos paraksta atbildīgā persona, kas pieņēma dokumentus, un iestādes zīmogs.
