Iepirkuma nodaļas mērķi un pienākumi

Kāpēc man ir nepieciešams iepirkumu departaments?Katrā organizācijā šis departaments ir iesniegts vienā vai otrā veidā. Un viņa darbs tieši ietekmē visas organizācijas kā kopumā efektivitāti. Sīkāk apsveriet, kā departamenta darbs ietekmē organizācijas rezultātus.

Nodaļas uzdevumi

Iepirkumu nodaļa ir nodaļa, kas specializējas preču iegādei no piegādātāja uz vislabvēlīgākajiem uzņēmumiem.

Departamenta darbs tieši ietekmē visu uzņēmuma darbību. Par asortimentu, pārdošanas apjomiem, noliktavu pilnību, nepieciešamo preču pieejamību, apgrozāmo līdzekļu efektīvu izmantošanu.

Iepirkumu nodaļas mērķus var sakārtot atbilstoši uzņēmuma globālajiem mērķiem, taču kopējais saraksts bieži izskatās šādi:

• noteiktu konkrēta produkta uzņēmuma nepieciešamību;
• iegādāties preces par vislabāko iespējamo cenu;
• veicināt augstu preču apgrozījumu;
• radīt nosacījumus preču saņemšanai savlaicīgi;
  
• novērtēt preču kvalitāti un iegādāties visaugstāko kvalitāti;
• uzturēt attiecības ar piegādātāju vai piegādātājiem;
• efektīvi mijiedarboties ar pārējo uzņēmumu;
• efektīvi reģistrē iegādātās preces;
• sekot apgrozījumam, padarot maksimālu peļņu uzņēmumam.

Galvenās funkcijas

Dažādās organizācijās iepirkumu nodaļas funkcijas var būtiski atšķirties. Bet joprojām ir funkcijas un pienākumi, kas raksturos nodaļu gandrīz katrā uzņēmumā:

• piegādātāju tirgus uzraudzība;
• preču pieejamības kontrole noliktavā;
• savlaicīga sortimenta papildināšana;
• meklēt labākos piegādātājus un cenas;
• sarunas ar piegādātājiem;
• preču piegādes un kravu pārvadājumu kontrole;
  
• preču pieņemšana;
• iegādāto preču kvalitātes kontrole;
• vajadzības gadījumā sastādīt sūdzības.

Papildu iepirkuma nodaļas funkcijas, kas var notikt vai nenotikt organizācijā atkarībā no tās specifikas un struktūras:

• sortimenta vadība;
• vākt informāciju par konkurentiem;
• piegādātāju piesaiste produktu pārdošanas organizēšanai.

Struktūra

Iepirkuma nodaļas struktūra tiek veidota atkarībā no:

• organizācijas lielums;
• nozares;
• sortimenta vienību skaits apgrozījumā;
• piegādātāju skaits;
• to ģeogrāfisko atrašanās vietu.

Atkarībā no organizācijas veida iepirkumu nodaļu var pārvaldīt centralizēti vai reģionāli.

Parasti šī ir matricas struktūra, kas sastāv no iepirkumu nodaļas priekšnieka (vadītāja, direktora) un iepirkumu vadītājiem (speciālistiem).

Vidējais produktu vienību vai kategoriju skaits vienam vadītājam ir aptuveni 7, taču tas var atšķirties atkarībā no ražošanas apjoma vai apgrozījuma.

Nodaļas un tās darbinieku pienākumi

Iepirkumu nodaļas efektīvai darbībai ir nepieciešama skaidra iepirkumu nodaļas pienākumu sadale starp tās darbiniekiem.

Galvenā nodaļas vadītāja atbildībair nodrošināt nepieciešamo preču piegādes nepārtrauktību un stabilitāti, optimizējot nodaļas darbu un koordinējot darbinieku darbību. Tāpat iepirkumu vadītājam ir jābūt priekšstatam par visiem noslēgtajiem līgumiem un kategorijām, lai organizētu un turpinātu efektīvu nodaļas darbu pat neviena darbinieka prombūtnes laikā.

Iepirkumu vadītāju vai parasto nodaļu speciālistu pienākumos ietilpst preču piegādes organizēšana, kravu pārvadājumu izsekošana, samaksa par pirktajām partijām, pirkumu plānošana.

Efektīvs modelis būs tāds, ka katram pircējam ir sava atbildības joma, kas sastāv no izstrādājumu vai produktu kategoriju saraksta.

Prasības darbiniekiem

Ņemot vērā darbinieku pienākumus un nodaļas funkcijas, ir iespējams sastādīt prasību sarakstu ideālajam pircēja amata kandidātam.

Attiecīgi iepirkumu nodaļas darbiniekiem jābūt šādām prasmēm, zināšanām un personiskajām īpašībām:

• Spēja analizēt informāciju.Piegādātāja izvēlei jābalstās uz daudziem kritērijiem. Tā ir gan labākā cena, gan ģeogrāfiskā priekšrocība, gan piegādātāja uzņēmuma un jūsu organizācijas loģistikas saskaņošana.
• Zināšanas par cenu noteikšanas principiem.
• Zināšanas par iepirkuma juridisko pamatu.
• Spēja sastādīt un slēgt līgumus.
• Spēja vienoties.Dažreiz ir ļoti svarīgi izstrādāt individuālus nosacījumus ar piegādātāju jūsu uzņēmumam. Samazinot cenu no piegādātāja vai izmantojot piegādātāja resursus, lai veiktu akcijas, apmācītu savu personālu par produkta specifiku, produkta iemaksu plānu un pēcapmaksas sistēmām - tas viss var kalpot kā laba konkurences priekšrocība starp līdzīgiem uzņēmumiem.
• Spēja uzturēt biznesa attiecības.
• Spēja plānot savu darbību.

Pircēju un iepirkumu vadītāja motivācija

Jāizveido iepirkumu nodaļas motivācijas sistēmalai darbinieks strādātu ar maksimālu efektivitāti. Bet tajā pašā laikā nevajadzētu izvirzīt pretrunīgas prasības un prasības, kas pārsniedz darbinieka iespējas.

Lai ieviestu ikmēneša veicināšanas sistēmu, jums:

• Izveidojiet KPI modelinodaļa. Tie ir tādi rādītāji kā iepirkuma plāna izpilde, apgrozījuma temps, produktu pārdošanas rentabilitāte, novecojušu preču esamība un neesamība.
• Izveidojiet KPI modelikatrs darbinieks, pamatojoties uz tādiem kritērijiem kā organizācijas cenu delta salīdzinājumā ar konkurentiem, vajadzīgā produkta pieejamība, iegādātā produkta kvalitāte, jaunu zīmolu laišana tirgū, piegādātāju individuālie nosacījumi un citi.
• Piemaksa tiek aprēķināta, pamatojoties uz KPI modeli. Turklāt tas faktiski izmaksās prēmiju, kas sastāv no divām daļām: prēmija saskaņā ar nodaļas rādītājiem un prēmija par personisku plānu izpildi.
  

Turklāt katram KPI kritērijam jābūt tādām īpašībām kā:

• mērāmība;
• pārredzamība;
• būtu jāizveido plānošanas kritērijs, ņemot vērā tirgus tendences.

Tas ir, pircējs pēc vēlēšanās var patstāvīgi aprēķināt savas prēmijas summu.

Nodaļas vadītāja prēmiju var veidot, pamatojoties uz visa departamenta rādītājiem, un tajā jāiekļauj arī katra darbinieka darbības rādītāji atsevišķi.

Tajā pašā laikā parastā darbinieka bonusa daļano iepirkuma nodaļas vajadzētu būt aptuveni 50% no kopējās algas, bet nodaļas vadītāja prēmijai-aptuveni 30-40%. Pārējais ir alga, jo ne visus nodaļas darbības rādītājus var saistīt ar konkrēta darbinieka darbību.

Vai pārdošana ir pircēja atbildības zonā

Pirkumu nodaļas KPI aprēķinos varat izmantot tādu kritēriju kā iegādāto preču apgrozījums - pārdošanas attiecība pret tās aktīviem.

Šķiet, ka pircējam vajadzētu tikai tikt galāprodukta iegādi, bet tomēr iegādātās preces kvalitāte, tās pievilcība galapatērētājam vai uzņēmuma klientam būtiski ietekmē pārdošanas plāna īstenošanu.

Tāpēc pārdošanas apjoms un kvalitāte ir daļēji atkarīga no labi veiktiem pirkumiem.

Iepirkuma nodaļas vieta organizācijas struktūrā

Uzdevumi, kurus saskaņā ar mūsdienu mārketinga tendencēm risina iepirkumu nodaļa, jāatrisina šādā secībā:

• Pirmkārt, tiek izstrādāta pārdošanas stratēģija (gatavam produktam vai nopirktam produktam).
• Tad, ja iepirkumu nodaļa atrodas uzņēmumā, tiek izlemts jautājums par ražošanas stratēģiju.
• Un tikai pēc tam tiek izstrādāta stratēģija nepieciešamo preču, izejvielu vai sastāvdaļu iegādei.

Pirkumu vadītājs bieži ir tieši pakļauts uzņēmuma ģenerāldirektoram.

Jābūt arī efektīvamiepirkuma nodaļas saziņa ar mārketinga un pārdošanas nodaļu. Bez tā daudz pūļu, lai izveidotu iepirkumu nodaļu, uzlabotu tās struktūru un motivāciju, paliks bez vēlamā rezultāta.

Ja saimniecība vai organizācija ir ieviesusi sistēmukategorijas pārvaldību, tad pircējam ir jāsadarbojas ar kategorijas pārvaldnieku. Tajā pašā laikā ir nepieciešams norobežot katra speciālista atbildības jomu, lai motivācijas sistēma paliktu pārredzama un visiem saprotama.