Potrzeba dokumentów dowodowychpodjęte decyzje są potrzebne w sytuacjach, gdy są podejmowane zbiorowo. Najczęściej do zapisu przebiegu zdarzenia używany jest protokół.
Słowo „protokół” ma kilka znaczeń - jestmoże istnieć ustalona procedura działania w określonej sytuacji oraz prawidłowo wykonany oficjalny dokument zawierający dane dotyczące sekwencyjnego przebiegu dyskusji, debaty i podejmowania decyzji na spotkaniach i spotkaniach, konferencjach i spotkaniach. Należy pamiętać, że ma kilka form, różniących się przeznaczeniem. Protokół ze spotkania mieszkańców to dokument o nieco innej kategorii niż np. Protokół organów śledczych lub innego organu nadzorczego.
Stałe / tymczasowe spotkania kolegialnespołeczności (komitety, zgromadzenia wspólników, mieszkańców, zarząd) podlegają obowiązkowej dokumentacji. W zależności od decyzji podjętej przez przewodniczącego organizacji lub grupy, protokół ze spotkania może być przechowywany w całości (dokładne nagranie wystąpień, debat, pytań i odpowiedzi) lub w formie skróconej. Z reguły podczas spotkania sekretarz lub inna osoba odpowiedzialna prowadzi ewidencję wszystkiego, co się dzieje, zbiera związane z nimi materiały dostarczone przez uczestników, a następnie łączy je w jeden dokument.
Jeśli chodzi o wymagania dla tego urzędnikapapier, są one wskazane w stanowym standardzie, który reguluje prawidłową procedurę rejestracji. Tak więc w protokole ze spotkania właścicieli mieszkańców lub przedstawicieli innych grup i organizacji, oprócz nazwy dokumentu i samej organizacji, należy podać datę wydarzenia i porządek obrad, dane dotyczące obecnego przewodniczącego, sekretarza i uczestników.
Jak wygląda krótki zarys prezentacji informacjiw następujący sposób: wysłuchano - zabrał głos (a) - zdecydował / zdecydował. Dokładność podanych danych jest potwierdzona podpisem przewodniczącego i sekretarza. W razie potrzeby uczestnicy spotkania mogą otrzymać zarówno pełną kopię protokołu ze spotkania, jak i wyciąg z dowolnej jego części.
Istnieją pewne niuanse dotyczące danych informacyjnychdokument odzwierciedlający przebieg zbiorowych spotkań ludności mieszkającej w budynkach mieszkalnych. W takim przypadku protokół z zebrania właścicieli domów musi zawierać dane o formie wydarzenia (faktyczne zgromadzenie osób lub głosowanie nieobecnych w porządku obrad), aktualny adres i obszar odłączonego obiektu, liczbę obecnych i oddanych głosów.
Dodatkowo obowiązkowy załącznik do dokumentuto lista nazwisk uczestników (lub ich przedstawicieli) wskazująca numer posiadanego mieszkania. Jeżeli opinia najemców została przyjęta zaocznie, wówczas dodatkowa lista powinna zawierać nie tylko informacje o osobie, ale także o jej decyzjach we wszystkich sprawach objętych porządkiem obrad. Powinien również zawierać informację o dokumencie potwierdzającym własność lub posiadanie konkretnego pokoju w domu, a także wolę każdego obywatela w sprawach wskazanych w porządku obrad w jasnych i przyjętych formach (zgadzam się, nie zgadzam się, wstrzymuję się). Tylko pod tym warunkiem protokoły z zebrań mieszkańców będą prawnie wiążące.
