Organizacje lub indywidualni przedsiębiorcy z bezgotówkowym systemem płatnościczęsto są zakłopotani: „Co to jest: należności z każdym miesiącem stają się coraz większe, rosną jak śnieżka?” Ktoś powie, że to dobrze - produkty (usługi) są poszukiwane, a przy obliczeniach można chwilę poczekać. Ale nie pochlebiaj sobie - w zasadzie taki wzrost jest sygnałem, że spółka w najbliższej przyszłości poniesie straty. Czy kiedykolwiek myślałeś o tym, że niektórzy stali dłużnicy wykorzystują Cię jako bank? Te środki, które nie zostaną Ci wypłacone w terminie, to darmowe pieniądze dla Twoich klientów. Wysyłają je na inne potrzeby, mówią, że możesz poczekać z płatnościami (nikt nie żąda). A co robią w tym przypadku instytucje kredytowe? Oczywiście są one karane grzywną za zwłokę lub naliczane są odsetki. Czas więc zrozumieć, jakie są należności i jak je zmniejszyć, przejmując ścisłą kontrolę!
Wskazówki, jak zmniejszyć ilość należności
Zasadniczo wszystkie należności dzielą się na następującerodzaje: normalne (okres pomiędzy wysyłką (świadczeniem usług) a okresem rozliczeniowym umowy); zaległa (kwota nie wpłynęła w terminie określonym w umowie) i beznadziejna (gdy nie ma możliwości zwrotu pieniędzy). Aby nie znajdować się w drugiej i trzeciej sytuacji, musisz przestrzegać następujących wskazówek. Ciągła praca z należnościami ma kilka etapów.
- Śledź dłużników co tydzień za pomocąoprogramowanie. Na szczęście obecnie opracowano programy komputerowe, które generują raporty w ciągu kilku sekund. Dzięki temu możesz na bieżąco monitorować swoją sytuację finansową.
- Im wcześniej wystawisz faktury, tym szybciej je otrzymaszpieniądze. Ponadto wskazane jest, aby klientowi przypomnieć o terminach płatności. Na przykład dołącz pełen szacunku list na ten temat do faktury lub możesz dodać te informacje na arkuszu faktury u dołu, podkreślając je pogrubioną czcionką. Idea terminowej spłaty powinna na stałe zagościć w pamięci dłużnika.
- System rabatów za wczesną płatność - doskonałysposób na zachęcenie klientów do jak najszybszego zapłacenia. Oznacza to, że możesz otrzymać rabat w wysokości, powiedzmy, 2%, jeśli płatność zostanie dokonana w ciągu 10 dni, podczas gdy umowa określa okres 30 dni od daty wystawienia faktury (i dalej patrz Wskazówka nr 2).
- Ciągła praca z dłużnikami znaczącozwiększa szanse na zdobycie pieniędzy. Do listów należy dołączyć rozmowy telefoniczne. Oczywiście na początku przypomnienia nie powinny być postrzegane jako nękanie. Wiadomości powinny być zawsze uprzejme, ale stanowcze, pytaj kupujących, kiedy mogą spłacić dług.
- Innym skutecznym sposobem jest zapewnienietakie kary, jak kary, grzywny, odsetki. Na przykład wystarczy spojrzeć na rachunki za media lub telefon komórkowy, aby zrozumieć, jakie są należności w sektorze mieszkaniowym i usług komunalnych, a także, aby zobaczyć, jakie są tam ustalone warunki naliczania i poboru. Firmy te są niezwykle skuteczne w zbieraniu niezapłaconych należności.
- Przenieś dług do firmy windykacyjnej,jeżeli pomimo wszelkich starań dłużnik nie ugody z tobą. Nie jest to idealne rozwiązanie, ale firmy windykacyjne wiedzą, jakie są należności, jak sobie z nimi radzić, i są bardzo wytrwałe w „wybijaniu” funduszy.
Dlaczego potrzebujesz audytu długu?
Właściwie zarządzany działa skuteczniestały monitoring zadłużenia. Większość klientów zwykle płaci na czas. Dodatkowo wskazane jest sprawdzenie stanu rachunków poprzez przeprowadzenie audytu należności i zobowiązań. Na podstawie jego wyników identyfikuje się mocne i słabe strony działalności firmy oraz proponuje odpowiednie działania w celu poprawy jej kondycji finansowej. Główne etapy audytu są następujące:
- Badanie dokumentów założycielskich, zasad rachunkowości organizacji.
- Analiza dokumentacji pierwotnej, powiązanie dokumentacji finansowej z warunkami umów i cenami obowiązującymi w tym czasie.
- Ocena dokumentów rozliczeniowych, porównanie z formularzami sprawozdawczymi.
- Określenie wiarygodności danych w bilansie i jego zastosowania.
- Opracowanie zaleceń.
W zasadzie obszar pracy z rozrachunkami i zobowiązaniami wymaga jedynie dobrze funkcjonującego systemu organizacji i kontroli. Twórz własne zasady, a następnie przestrzegaj ich.
