A ata de uma reunião é um documento que refleteinformações sobre os assuntos considerados na reunião e as decisões tomadas. Refere-se à documentação organizacional e administrativa. As informações da ata são registradas pelo secretário da reunião ou outra pessoa autorizada com base em um gravador ou gravação manual. Antes do início da reunião, devem ser preparados todos os documentos necessários: agenda, lista de participantes, textos das intervenções, bem como projetos de soluções possíveis.
As atas da reunião da comissão ou outra autoridade podem ser publicadas na íntegra ou em forma resumida. Este último não inclui o curso da discussão das questões a serem resolvidas e apenas registra as decisões tomadas.
Um protocolo completo geralmente inclui duas partes.- introdutório e básico. A carta introdutória contém os nomes (bem como as iniciais) do presidente, do secretário e dos participantes da reunião, bem como dos presentes. Se o número de presentes for superior a 15, é feita referência à lista completa de nomes obrigatória. Se os presentes pertencerem a autoridades diferentes, o cargo e o local de trabalho são indicados para cada uma.
Além disso, a parte introdutória deve obrigatoriamente indicar a pauta, listando os assuntos em ordem de importância e indicando o nome do palestrante de cada assunto.
A ata da reunião, em sua parte principal, consiste em seções de acordo com a ordem do dia. O texto de cada um dos parágrafos, via de regra, é construído de acordo com um pequeno diagrama:
- Ouvido: nome completo.
- Decidido (ou decidido): nome completo.
Um resumo de cada apresentação é registradono texto do protocolo ou anexado como material separado (neste caso, é feita uma nota no texto do protocolo com o link correspondente). Em caso de votação, os resultados são dados. A decisão tomada sobre cada item deve constar do protocolo.
A ata da reunião deve ser assinadao presidente e também o secretário da reunião. A data da reunião ou reunião é considerada a data da ata. Cada protocolo recebe um número sequencial separadamente para o grupo de protocolos correspondente, se necessário com um código alfabético. A numeração é feita de forma incremental ao longo do ano.
As atas da reunião do conselho de administração têm os seus própriosrecursos. Os requisitos gerais para este documento são apresentados no texto da Lei Federal "Sobre Sociedades por Ações" (Artigo 68). Além disso, se o conselho de administração em uma reunião adotar uma resolução sobre a emissão de ações (valores mobiliários), então, de acordo com as Normas de Emissão de Valores Mobiliários aprovadas na Federação Russa, as atas de tal reunião devem refletir os resultados de um votação nominal de todos os membros do conselho. Este é o principal requisito regulatório do protocolo.
Na prática, o design de tais protocolos podevariam muito no método de compilação e no grau de detalhe. Algumas atas correspondem a uma transcrição detalhada da reunião, refletindo todas as respostas e perguntas feitas. A exigência para tal manutenção de registros é geralmente fixada no regulamento do conselho de administração.
O outro extremo é uma ata de reunião extremamente curta, que inclui apenas informações sobre a composição dos participantes, a ordem do dia, a redação das questões levantadas e as decisões tomadas.
A melhor opção geralmente éalgo intermediário. Um protocolo excessivamente detalhado é geralmente elaborado com base em uma gravação de áudio da reunião. Ao decodificá-lo, são possíveis imprecisões que distorcem o significado dos problemas que estão sendo resolvidos. Além disso, não se deve esquecer que qualquer acionista tem o direito de conhecer a ata da assembleia. Ao discutir questões comerciais, um protocolo detalhado pode registrar muitas informações que são um segredo comercial.
Por outro lado, a brevidade excessiva do protocolopode levar os acionistas ordinários a pensar sobre uma abordagem formal e eficiência insuficiente do trabalho do conselho de administração. É aconselhável indicar os iniciadores e participantes da discussão para cada questão, uma anotação do discurso, a essência e os autores das questões colocadas. Essa abordagem, entre outras coisas, permite uma avaliação mais eficiente da contribuição de cada participante.
