V dnešnom svete je archivácia súborovje stále dôležitejšie. Mnohí skôr alebo neskôr čelia potrebe znížiť objem prenášaných informácií. V priebehu práce s počítačom začína každý používateľ uvažovať o komprimácii priečinkov a súborov. Keď sa dostanú do archívu, strácajú značnú časť svojho objemu, čo uľahčuje prácu tým, že ich zapisujú na vymeniteľné médiá alebo prenášajú cez rôzne siete. Archivácia dokumentov sa vykonáva kvôli skutočnosti, že určitá skupina znakov je nahradená jedným alebo dvoma znakmi. Podobne pri vybalení dochádza k spätnému striedaniu.
Archivácia súborov teda predstavujeje proces zmenšovania veľkosti v bajtoch. Používateľ si nevšimne prebiehajúcu činnosť a pracuje s archívom ako s bežným priečinkom. V skutočnosti však môže byť rozdiel v objeme veľmi slušný, čo sa prejavuje najmä na pozadí textov a tabuliek. Môžu byť znížené desaťnásobne, keď stratili väčšinu svojho objemu. Jednotlivé súbory sa však prakticky nedajú skomprimovať, pretože už prešli podobným spracovaním. To sa samozrejme týka predovšetkým určitých formátov hudby a obrázkov.
Najpoužívanejšia archivácia súborov jepri presmerovaní cez lokálne a rozsiahle siete znížiť zaťaženie. Prenos je v tomto prípade oveľa rýchlejší. E-mail má navyše obmedzenia týkajúce sa množstva prenášaných informácií, takže kompresia dát môže byť veľmi užitočná aj tu. Je tiež celkom pohodlné, že je možné kombinovať veľké množstvo súborov do jedného archívu, s ktorým sa bude pracovať celkom jednoducho. Celý proces je riadený jedným programom na archiváciu údajov. S jeho pomocou je možné vykonať kompresiu bez akýchkoľvek zručností.
Vďaka programu sa súbory archivujúdoslova v priebehu niekoľkých sekúnd, najskôr ju však musíte nájsť a nainštalovať do svojho počítača. Aj keď dnes veľa operačných systémov obsahuje archivátor, ktorý umožňuje komprimovať a dekomprimovať určité typy údajov. Ďalej vyberiete súbory, ktoré sa majú archivovať. Kliknutím pravým tlačidlom myši na vybrané súbory ich môžete rýchlo pridať do archívu. V poslednej fáze sa program opýta na názov a umiestnenie komprimovaných súborov. Rozbalenie sa vykoná dvoma kliknutiami ľavým tlačidlom myši v archíve.
Niekedy môže byť potrebné komprimovať súbory pomocoupomocou jednotlivých parametrov. Potom môžu údaje aplikácie poskytnúť súbor rôznych nastavení. Používateľ môže napríklad určiť mieru kompresie, vytvoriť heslo pre archív, formát a podobne. Medzi tieto funkcie patrí schopnosť vytvárať samorozbaľovacie a viaczväzkové archívy. Prvý z nich má špeciálny modul, vďaka ktorému je možné dáta extrahovať obvyklým spustením aplikácie. V takom prípade nie je vyžadovaná prítomnosť archivátora v lokálnom počítači. Pokiaľ ide o archívy s viacerými zväzkami, umožňujú vám rozdeliť komprimovaný súbor na samostatné časti.
