MS Access เป็นระบบการจัดการฐานข้อมูลไคลเอนต์เซิร์ฟเวอร์เชิงสัมพันธ์ (DBMS) จาก Microsoft ความสัมพันธ์หมายความว่ามันขึ้นอยู่กับตาราง ลองพิจารณาระบบนี้ในรายละเอียดเพิ่มเติม
ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์คืออะไร?
ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ประกอบด้วยตารางจำนวนมากซึ่งสร้างความสัมพันธ์หรือลิงก์ DBMS เป็น Wrapper ที่ให้คุณสร้างและใช้ฐานข้อมูล MS Access
ลองพิจารณาข้อดีและข้อเสียของ DBMS นี้
ข้อดีของ Microsorf Access DBMS
- อินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย คุณสามารถเริ่มทำงานกับ DBMS นี้ได้โดยไม่ต้องมีทักษะพิเศษใด ๆ นอกจากนี้คู่มืออ้างอิงจำนวนมากหลักสูตรออนไลน์และออฟไลน์ยังช่วยสำหรับผู้เริ่มต้น
- MS Access DBMS เป็นที่รู้จักและเป็นที่นิยมอย่างมากในพีซีเดสก์ท็อป ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถขอความช่วยเหลือจากเพื่อนที่ใช้ DBMS นี้มาเป็นเวลานานเพื่อขอคำแนะนำตลอดจนทำงานร่วมกับฐานข้อมูลเดียวกันผ่านเครือข่ายได้
- โอกาสในการส่งออกที่แทบจะไร้ขีด จำกัดข้อมูล: ข้อมูลจากตารางสามารถถ่ายโอนไปยัง Excel, Word, ส่งออกไปยัง XML, เผยแพร่เป็น PDF ด้วยการคลิกเมาส์เพียงครั้งเดียวไม่ต้องพูดถึงว่าคุณสามารถถ่ายโอนวัตถุที่เลือกไปยังฐานข้อมูลอื่นได้อย่างง่ายดาย
- ราคาถูก. หากคุณซื้อ MS Access เป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจ Microsoft Office ที่สมบูรณ์แล้วเมื่อเปรียบเทียบกับ DBMS แบบชำระเงินอื่น ๆ ราคาจะดึงดูดมาก
- นักออกแบบที่หลากหลายสำหรับการสร้างแบบฟอร์มรายงานและแบบสอบถามซึ่งคุณสามารถกรองข้อมูลและแสดงในรูปแบบที่สะดวก
- ตัวเลือกการนำเข้าข้อมูลที่กว้างขวาง:หากคุณมีข้อมูลแบบตารางที่สร้างขึ้นโดยใช้ MS Word หรือ MS Excel คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลไปยังฐานข้อมูลของคุณโดยใช้ตัวช่วย นอกจากนี้ยังสามารถดำเนินการนำเข้าจากเอกสารข้อความธรรมดาจากเอกสาร XML และจากไฟล์ฐานข้อมูลที่สร้างใน DBMS อื่น ๆ (เช่น dBASE, PARADOX)
- ความสามารถในการสร้างรหัสผ่านบนฐานข้อมูลของคุณ
- ภาษา VBA ระดับสูงในตัว
- ความเป็นไปได้ในการบันทึกมาโคร
- โปรแกรมแก้ไข SQL
สำหรับโปรแกรมเมอร์ยังมีอีกหนึ่งข้อดีที่สำคัญ: Access JET 4 core ถูกสร้างขึ้นในระบบปฏิบัติการของ Microsoft ที่เริ่มต้นด้วย Windows-98 ซึ่งหมายความว่าแอปพลิเคชันที่พัฒนาแล้วซึ่งใช้ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นใน Access ในการทำงานสามารถโอนย้ายไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่ใช้ Windows ได้อย่างง่ายดาย มันจะทำงานโดยไม่ต้องติดตั้ง DBMS เอง ในกรณีที่รุนแรงคุณจะต้องติดตั้ง RUNTIME ซึ่งเป็นเวอร์ชันที่สามารถดาวน์โหลดได้ฟรีจากเว็บไซต์ Microsoft
อย่างที่คุณเห็นข้อดีของ MS Access DBMS นั้นชัดเจน แต่ข้อดีทั้งหมดสามารถทับซ้อนกับข้อเสียที่สำคัญได้ ลองพิจารณาพวกเขา
ข้อเสียของ Microsoft Access DBMS
- MS Access เป็นของไฟล์เซิร์ฟเวอร์ DBMSซึ่งหมายความว่าการประมวลผลข้อมูลทั้งหมดเกิดขึ้นโดยตรงบนคอมพิวเตอร์ของลูกค้าซึ่งเป็นผู้ใช้ ฝั่งเซิร์ฟเวอร์จะดึงข้อมูลและถ่ายโอนตามความต้องการเท่านั้น สิ่งนี้นำไปสู่ความจริงที่ว่ากระแสข้อมูลจำนวนมากเร่ร่อนบนเครือข่ายท้องถิ่นและด้วยผู้ใช้จำนวนมากที่ทำงานกับฐานข้อมูลอาจเกิดความแออัดของเครือข่ายได้ สถาปัตยกรรมไฟล์เซิร์ฟเวอร์แบบคลาสสิกมักทำให้เกิดประสิทธิภาพที่ไม่ดีกับผู้ใช้จำนวนมาก ใน MS Access 2010 ปัญหานี้ได้รับการแก้ไขแล้วบางส่วน
- ขาดเครื่องมือป้องกันข้อมูลที่เชื่อถือได้ โดยพื้นฐานแล้วจะใช้รหัสผ่านฐานข้อมูลและรหัสผ่านผู้ใช้เท่านั้น สำหรับช่างเทคนิคที่มีประสบการณ์การถอดการป้องกันดังกล่าวทำได้ไม่ยาก
- โหมดผู้ใช้หลายคนทำได้เฉพาะบนเครือข่ายเพียร์ทูเพียร์หรือบนเครือข่ายที่มีไฟล์เซิร์ฟเวอร์
- การพัฒนาอินเทอร์เฟซที่กำหนดเองจำเป็นต้องมีส่วนร่วมของโปรแกรมเมอร์
- ตัวแก้ไขแบบสอบถาม SQL เป็นแบบดั้งเดิมและไม่สะดวกที่จะใช้
- DBMS นี้ไม่ฟรี
- MS Access ได้รับการปรับแต่งสำหรับระบบปฏิบัติการWindows ในการพยายามใช้ข้อมูลที่สร้างขึ้นใน DBMS นี้ในระบบปฏิบัติการอื่น ๆ (เช่น LINUX) คุณจะต้องคนจรจัดมาก การถ่ายโอนข้อมูลไปยัง DBMS อื่นทำได้ง่ายกว่า
หลังจากที่เราตรวจสอบข้อดีข้อเสียของ MS Access แล้วโดยใช้เวอร์ชัน 2007 เป็นตัวอย่างเราจะให้คำแนะนำเล็กน้อยเกี่ยวกับความสามารถของ DBMS นี้
การสร้างตาราง
ไม่มีอะไรง่ายไปกว่าการสร้างตารางใหม่โดยใช้ MS Access 2007:
- หลังจากเปิดฐานข้อมูลไปที่แท็บ "สร้าง"
- คลิกที่ไอคอน "ตาราง" ซึ่งเป็นไอคอนแรกทางด้านซ้าย
- ก่อนหน้าเราคือการแสดงภาพตารางที่มีชื่อมาตรฐาน "Table 1" และฟิลด์ "Code" ที่เพิ่มขึ้นอัตโนมัติ
- คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลในคอลัมน์ที่สองหลังจากเข้าแถวคุณต้องกดปุ่ม Enter คอลัมน์จะเปลี่ยนชื่อเป็น "ฟิลด์ 1" โดยอัตโนมัติฟิลด์ "โค้ด" จะรับค่าหนึ่งและการป้อนข้อมูลในบรรทัดถัดไปจะพร้อมใช้งาน
- หากต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ให้ดับเบิลคลิกที่คอลัมน์นั้น ขอแนะนำให้ระบุชื่อคอลัมน์โดยไม่เว้นวรรค!
- ตัวสร้างตารางใน Access 2007 นั้นฉลาดมากทันทีที่คุณป้อนค่าของประเภท "วันที่" ในฟิลด์ในแถวแรกของตารางใหม่คุณจะได้รับแจ้งให้ใช้ปฏิทินในแถวถัดไปของคอลัมน์เดียวกันโดยอัตโนมัติ
- ในการสร้างตารางให้เสร็จสมบูรณ์คุณต้องบันทึกโดยคลิกที่ไอคอนที่เกี่ยวข้องหรือคีย์ผสม CTRL + S
ผู้ใช้หลายคนพบว่าการเปลี่ยนไปใช้โหมดนี้สะดวกกว่า"ตัวสร้าง" สำหรับงานภาพเพิ่มเติมบนฟิลด์ของตารางเนื่องจากในโหมดนี้คุณสามารถกำหนดประเภทของเขตข้อมูลข้อ จำกัด เกี่ยวกับค่าต่างๆ คุณสามารถเปลี่ยนเป็นโหมดนี้ได้ทุกเมื่อเมื่อทำงานกับโต๊ะเพียงคลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องบนแผงควบคุม
ทำการร้องขอ
ลองพิจารณาวิธีสร้างแบบสอบถามใน MS Access มาสร้างแบบสอบถามง่ายๆในเวอร์ชัน 2007 ในโหมดออกแบบ:
- บนแถบเมนูบนแท็บสร้างให้เลือกปุ่มออกแบบแบบสอบถาม
- หน้าต่างสำหรับเลือกตารางจะปรากฏขึ้นต่อหน้าคุณทันทีคลิกที่แต่ละตารางที่คุณต้องการเลือกข้อมูล ควรจำไว้ว่าคุณสามารถเลือกได้ก็ต่อเมื่อหลายตารางสามารถเชื่อมโยงกันอย่างมีเหตุผลโดยใช้เขตข้อมูล
- หากคุณมีตารางหลายตารางที่เลือกไว้คุณจะต้องสร้างลิงก์ระหว่างตารางเหล่านั้นโดยลากเส้นจากฟิลด์หนึ่งของตารางหนึ่งไปยังฟิลด์ที่เชื่อมโยงของอีกฟิลด์หนึ่งด้วยเมาส์
- ตอนนี้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลจากแต่ละตารางที่คุณต้องการเห็นเป็นผลลัพธ์
- บนแถบเมนูภายใต้แท็บออกแบบให้คลิกที่เครื่องหมายอัศเจรีย์ขนาดใหญ่ ผลลัพธ์ของการเลือกของคุณจะปรากฏต่อหน้าคุณในรูปแบบตาราง
นี่เป็นสูตรทั่วไปสำหรับการสร้างแบบสอบถาม สำหรับคำถามที่ซับซ้อนมากขึ้นโปรดอ่านวิธีใช้โปรแกรมหรือใช้บทช่วยสอนพิเศษ
บางครั้งแม้แต่ผู้ใช้มือใหม่ก็ต้องการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่น่าสนใจมากกว่าตารางธรรมดา จากนั้นเครื่องมือ MS Access - "แบบฟอร์ม" จะมาช่วยเขา
ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม
ตัวอย่างการใช้ Access 2007 เรามาดูวิธีการใช้ Form Wizard:
- บนแท็บสร้างในส่วนย่อยของฟอร์มนำทางไปยังตัวช่วยสร้างฟอร์มผ่านฟอร์มอื่น
- เลือกตารางหรือแบบสอบถามจากรายการดรอปดาวน์ตามที่คุณต้องการสร้างรูปแบบภาพ
- ใช้ปุ่ม ">" และ ">>" โอนคอลัมน์ที่ต้องการจากบล็อก "ช่องที่มี" ไปยัง "ช่องที่เลือก" บล็อกทีละช่องหรือทั้งหมดพร้อมกันตามลำดับ ไปที่ปุ่ม "ถัดไป"
- เลือกลักษณะที่ปรากฏของแบบฟอร์มโดยใช้สวิตช์
- จากนั้นเลือกรูปแบบของแบบฟอร์มและคุณสามารถคลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น" นี่คือข้อมูลของตารางหรือแบบสอบถามของคุณในรูปแบบที่น่าสนใจ
ในการสร้างรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้นคุณต้องใช้ตัวสร้างที่เหมาะสม
หลังจากตรวจสอบคำแนะนำเหล่านี้เราสามารถสรุปได้MS Access เป็นคุณสมบัติที่ดีในราคาประหยัด อินเทอร์เฟซที่ชัดเจนความแพร่หลายตัวช่วยสร้างและตัวช่วยในตัวทั้งหมดนี้ทำให้ง่ายต่อการออกแบบและทำงานกับฐานข้อมูล
