รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่การตัดสินใจที่สำคัญทั้งหมดของเหตุการณ์นี้สะท้อนให้เห็น การเรียบเรียงที่ไม่ถูกต้องทั้งในความหมายและในการออกแบบอาจกลายเป็นสาเหตุของการโต้แย้งของผู้เข้าร่วมในการประชุม นอกจากนี้อาจเกิดอันตรายจากการตัดสินใจด้านการจัดการที่ไม่ถูกต้องหากรายงานการประชุมในการผลิตมีข้อมูลที่บิดเบือน คำแนะนำง่ายๆชุดหนึ่งจะช่วยให้คุณจัดเรียงได้อย่างถูกต้อง
โดยทั่วไปข้อความของเอกสารนี้ประกอบด้วยสองส่วน:เบื้องต้นและเบื้องต้น รายงานการประชุม (ครึ่งแรก) ประกอบด้วยคำอธิบายพารามิเตอร์หลักของเหตุการณ์: ตำแหน่งชื่อเต็ม ผู้เข้าร่วมประธานและเลขานุการ เมื่อมีคนปัจจุบันมีสถานะพิเศษ (แขกผู้เชี่ยวชาญผู้สังเกตการณ์ ฯลฯ ) สิ่งนี้จะถูกบันทึกไว้ในเอกสารด้วย หากมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากรายงานการประชุมอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาในแผ่นงานแยกต่างหากซึ่งเป็นเอกสารแนบที่แยกออกจากกันไม่ได้ ส่วนเกริ่นนำจบลงด้วยวาระการประชุมซึ่งมีรายการประเด็นที่อยู่ระหว่างการพิจารณา เป็นที่พึงปรารถนาที่จะจัดอันดับตามความสำคัญ แต่อาจมีปัจจัยอื่น ๆ ที่ส่งผลต่อสถานที่ในรายการคำถาม ตัวอย่างเช่นโครงสร้างของวาระการประชุมอาจขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์เชิงตรรกะของบางประเด็นหรือการจ้างงานของบุคคลที่เข้าร่วมในเหตุการณ์ เอกสารนั้นถูกวาดขึ้นบนหัวจดหมายขององค์กร (แผนก) ต้องระบุเมื่อมีการประชุม
รายงานการประชุมในส่วนหลักควรตรงกับคำนำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายการต่างๆควรเป็นไปตามลำดับเดียวกันกับวาระการประชุม อัลกอริทึมในการสร้างข้อความที่บันทึกข้อมูลในแต่ละวาระการประชุมมีดังนี้ กฎหลักในการร่างส่วนนี้ของโปรโตคอลคือไม่ควรเปลี่ยนเป็นการถอดเสียง
โดยเฉพาะย่อหน้าย่อยที่ "ฟังแล้ว" อธิบายว่าใครเป็นผู้บรรยายประเด็นสำคัญในประเด็นนี้เขาแนะนำอะไรในตอนท้ายของสุนทรพจน์ ผู้เข้าร่วมการพูดยังระบุด้วยว่าใครพูดในสิ่งที่พวกเขาเสนอ การตัดสินใจจะแก้ไขตำแหน่งสุดท้ายของผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ในการประชุม หากได้รับการรับรองโดยการลงคะแนนจะมีการระบุว่ามีกี่คนจำนวนคนที่ไม่เห็นด้วยเช่นเดียวกับจำนวนผู้งดออกเสียง ขึ้นอยู่กับความสำคัญของประเด็นที่กล่าวถึงชื่อเต็มของบุคคลอาจอยู่ในรายการ คนที่ได้รับตำแหน่งนี้หรือตำแหน่งนั้น
มีการร่างรายงานการประชุมเลขานุการเอกสารนั้นได้รับการลงนามโดยผู้ปฏิบัติการและเจ้าหน้าที่ประธานในที่ประชุม แหล่งที่มาของข้อมูลสำหรับการรวบรวม ได้แก่ แบบร่างที่เขียนด้วยลายมือการบันทึกด้วยเครื่องอัดเสียงการถอดเสียง หากอำนาจของเจ้าหน้าที่ระดับสูงที่ไม่ได้เข้าร่วมในการประชุมจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาที่ระบุในระหว่างการประชุมอาจมีการให้ความเห็นชอบในการตัดสินใจของหัวหน้าคนนี้เพิ่มเติม โปรโตคอลที่ลงนามและลงทะเบียนสามารถส่งได้ทั้งในรูปแบบเอกสารเดียวและในรูปแบบของสารสกัดสำหรับเจ้าหน้าที่ซึ่งเป็นเพียงส่วนหนึ่งของคำถามเท่านั้น
