الصحفيون قيمة عالية للمشاركة فيالمؤتمرات الصحفية ، لأنها توفر فرصة لتلقي المعلومات الأكثر صلة مباشرة. ويحضرها ممثلو الشركات الكبرى والأشخاص المشهورين. هناك فرصة لجذب الانتباه إلى مشكلة ، لتقديم نوع جديد من الخدمات ، لمعرفة النجاحات التي حققتها الشركة. بعد كل شيء ، يعد المؤتمر الصحفي حدثًا مركزيًا يتم فيه تناول العديد من القضايا والمهام المهمة. لذلك من المهم معرفة كيفية تنظيم الحدث بشكل صحيح.
المنظمات الكبيرة المهتمةتغطية موضوعية في وسائل الإعلام لأنشطتها ، مقدما خطة لتكرار عقد المؤتمرات الصحفية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تكرار مثل هذه الأحداث يتحدث عن الثقة في الصحافة ويمكن أن يخلق شعوراً بالاستقرار. يجب على المنظمات متوسطة الحجم أن تحدد لنفسها ما هو الأفضل لها. غالباً ما تتم دعوة الصحفيين كل شهر أو كل ثلاثة أشهر.
بعد التفكير في الموضوع الرئيسي للحدث (قصةالوضع في السوق ، وتقديم الخدمات الجديدة للشركة ، وتحليل الأنشطة للربع) ، فمن الضروري لصياغته بطريقة واسعة. يجب أن يبدو ذلك لفت الانتباه إلى المؤتمر الصحفي المقبل.
من المستحسن أن عقد مؤتمر صحفي ليس كذلكتزامنت مع أحداث المدينة أو الأحداث أو الأحداث الكبرى التي يمكن أن تصرف جزءًا كبيرًا من الصحفيين. سيكون الوقت المثالي لعقد مؤتمر صحفي هو منتصف الأسبوع ، في موعد لا يتجاوز أربعة في فترة ما بعد الظهر. ومن غير المرغوب أيضًا أن يتزامن حدثك مع الحدث الذي ستحتفظ به السلطات.
اختيار المكان الذي فيهالمؤتمرات الصحفية ، ينبغي للمرء أن ينطلق من إمكانيات المنظمة. يجب أن تكون الغرفة فسيحة بالقدر الكافي لاستيعاب ما لا يقل عن عشرين شخصًا ، ولكن ، من ناحية أخرى ، لا ينبغي أن يكون هناك مساحة خالية كبيرة ، بحيث لا يتم إنشاء الشعور بعدم أهمية الحدث. يجب الانتباه إلى ما إذا كانت هناك ميكروفونات في الغرفة ، إذا لزم الأمر ، تعتني بوجود شاشات الإسقاط. إذا تمت دعوة الصحفيين من التلفزيون ، فيجب عليهم توفير مساحة خالية لاستيعاب كاميرات التلفزيون.
للتحضير وعقد مؤتمر صحفيعقدت على مستوى عالٍ ، من الضروري وضع قائمة بالمنافذ الإعلامية التي سيشارك ممثلوها في الحدث. قبل أسبوعين من الموعد المقرر للمؤتمر ، يتم إرسال الصحفيين البيانات الصحفية ، وكذلك الدعوات ، التي تحتوي على موضوع الحدث ، واسم الصحفي ، والتاريخ والمكان. إذا كان العنوان في شارع غير معروف ، فيجب تقديم الدعوة بشكل أفضل إلى مخطط المرور. عشية هذا الحدث ، لتوضيح عدد من الضيوف ، يتعين على الصحفيين الاتصال. بعد كل شيء ، يمكنهم نسيان الدعوة أو عدم تلقي بيان صحفي.
قبل بدء المؤتمر ، يتم تسجيل المشاركين. في وقت لاحق تم ملء قائمة الصحفيين المدعوين مع مضيف الحدث. لعقد مؤتمر صحفي خلق جو من الضيافة ، تحتاج إلى رعاية الجداول للصحفيين ، والتي لوضع أسماء وسائل الإعلام.
للصحفيين ، خاصةحزم العرض التي تحتوي على "النشرات" ، والتي تشمل بيان صحفي ، وقائمة بالأشخاص في المؤتمر الصحفي ، والمواد الترويجية والترويجية.
السكرتير الصحفي ، الذي يمسكمؤتمر صحفي ، ويفتح الحدث ، ويعلن عن موضوعه ، ثم يقدم الأشخاص الذين يعقدون المؤتمر الصحفي. أيضا ، تشمل مهامه مراقبة اللوائح. يجب أن يكون السكرتير الصحفي قادرًا على إجراء حوار. يجب عليه ملء الإيقاف المؤقت عند وجود مشكلة في المحادثة.
على الطاولة ، يجلس الناس خلفه ،تقديم مؤتمر صحفي ، تحتاج إلى ترتيب جدول مع أسمائهم والموقف. للأحداث المصممة لفترة طويلة ، يجب عليك توفير استراحة لتناول القهوة ، زيارة إلى المرحاض وغرف التدخين.
