Внутренний документооборот организации – сложная نظام العلاقات بين الإدارات المختلفة ومديري المستويات المختلفة والمرؤوسين وفناني المهام. على الرغم من حقيقة أن معظم المنظمات تسعى إلى ترجمة هذا العمل إلى شكل إلكتروني ، إلا أن بعض المستندات تملأ يدويًا. لا يتم تكريس هذه القاعدة بشكل صارم في تشريعات بلدنا ، ولكن الحقيقة لا تزال قائمة ، ويتم إعداد بعض الأوراق في شكل مكتوب بخط اليد.
ويهدف مثل هذا الإجراء أكثر إلى ضمان ذلك عندمافي حالة حدوث نزاع ، لم تتح لصاحب العمل أو الموظف الفرصة لاستبدال المستند الأصلي. مثل هذا "التأمين" غالبًا ما يبرر نفسه. كقاعدة عامة ، يفضل صاحب العمل طلبات التوظيف ، ويمنح إجازة أو إقالة في تنفيذ "المؤلف". ومع ذلك ، فهي ، مثلها مثل جميع الوثائق الأخرى ، لا يُحظر تنفيذها في شكل إلكتروني ، مما يؤكد دقة ما ينص عليه توقيع المؤلف أو الأشخاص المسؤولين.
وثيقة توضيحية. متى وكيف تكتب
كجزء من المراسلات الرسمية ،ملاحظة توضيحية هي وثيقة ذات طبيعة مرجعية وإعلامية. كقاعدة ، يتم وضع هذا المستند في حالات انتهاك نظام العمل أو حدوث حالات غير قياسية في مكان العمل أو أثناء تنفيذ الأوامر. عادة ، قبل كتابة مذكرة توضيحية ، قد يحاول الموظف تقديم توضيحات شفهية. إذا كانت الإدارة راضية عن هذا النموذج ، فلن تكون الورقة مطلوبة.
في معظم الأحيان ، مطلوب تفسير في الحالات التالية:
إصدار مذكرة توضيحية
قبل أن تكتب ملاحظة توضيحية ، يجب عليكفهم البيانات التي يجب أن تحتوي عليها وعرضها. في مؤسسة تقترب بعناية من صحة إدارة المستندات ، وكذلك في مؤسسات الدولة ، يتم تقديم متطلبات محددة تمامًا إلى المذكرة التفسيرية حول تصميم ومحتوى التفاصيل الضرورية.
تتضمن وثيقة الخلفية هذه بشكل تقليدي:
طرح موضوع كيفية كتابة مذكرة توضيحية ،من المستحيل عدم ذكر كيفية تقديم المعلومات. غالبًا ما ينسى فناني الأداء أنهم لا يكتبون مقالًا حول هذا الموضوع: "على من يقع اللوم وماذا يفعل" ، ولكن ملء وثيقة رسمية. في ضوء ذلك ، من الضروري استبعاد أي عاطفية في العرض التقديمي. يجب أن يكون النص "منفصلاً" قدر الإمكان وأن يحتوي على حقائق ومعلومات محددة فقط. كيف تكتب رسالة توضيحية إذا كانت هناك مشاكل معينة في بيان متماسك؟ يمكنك طلب المساعدة من أحد العاملين أو استخدام محرر نصوص على جهاز كمبيوتر يبرز الأخطاء الرئيسية.
بشكل منفصل ، أود أن أشير إلى أن الشرطيجوز للإدارة تقديم هذا المستند ، يجوز للموظف رفضه ، لأنه لم يتم تحديده في أي قانون تشريعي أن هذا الإجراء إلزامي. ومع ذلك ، في حالة الرفض ، يجوز للإدارة أن تفرض عقوبات إدارية على الموظف ، بعد أن يكون قد سبق له أن وضع قانونًا رسميًا.
تقليديا ، هذه الوثيقة مكتوبة بشكل سهلورق ذو رأسية أو فارغ بحجم قياسي. كيف تكتب مذكرة تفسيرية لتجنب سوء التفسير أو التفسير المزدوج لكل ما سبق؟ الجواب واضح هنا. إذا كانت خط اليد بعيدة عن الخط ، فمن الأفضل استخدام جهاز كمبيوتر أو آلة كاتبة.
