Работата с персонала във всяко предприятие е немислимабез поддържане на регистрационни форми. Видовете и спецификата на тях са продиктувани от характеристиките на предприятието и обикновено се определят по преценка на ръководителя (с изключение на задължителни формуляри, например счетоводство на трудови книжки и др.). Други форми не се изискват строго, но в големите предприятия това значително улеснява и оптимизира работата на кадровата служба.
Регистрационните форми включват счетоводни списанияи регистрационни книги. Обикновено те се изпълняват от служители на персонала според предмета на регистрираните документи, като се вземат предвид удобството и целесъобразността. Това може да бъде книга или пейзажно подреждане на страниците, наличието на колони и колони, необходими за този конкретен вид счетоводство. Регистрационните формуляри могат да съществуват под формата на специални формуляри, отпечатани по печат (такива форми обикновено се закупуват от предприятието) или се попълват на ръка.
Задължителни данни за всяка регистрацияФормите са името на предприятието и самата форма, датата на началото на неговото поддържане, датата на края на поддръжката, периода на съхранение, подпис на лицето, определено като отговорно за поддръжката. Всички страници на такава книга или списание се разлагат, номерират, подшиват и заверяват с печата и подписа на главата. Страниците са пълни с черна, виолетова или синя писалка с чист почерк, без изтривания и гланцове. Ако е направен неправилен запис, той трябва да бъде зачеркнат с една тънка линия и по-долу е въведена точната информация. Всяка корекция трябва да бъде заверена от подписа на отговорното лице с печат на дата. В присъствието на колона "Бележки" там се въвежда информация за корекцията.
Счетоводният журнал се позовава на вътрешни документиизползване и не се прехвърля на други единици. Води се от лице, което със заповед на ръководителя е назначено отговорно за неговото провеждане. След попълване на всички страници счетоводният дневник се предава в архива на предприятието и се съхранява от 3 до 75 години, в зависимост от сроковете за съхранение, приети за различни документи.
Пример за регистрационна форма едневник за време и посещаемост, поддържан от много предприятия, въпреки че по закон не се изисква неговото поддържане. Според вътрешния график служителите имат право да напускат работното място само с разрешение на ръководителя с посочване на целта и часа на отсъствие през работния ден. Този счетоводен журнал служи като средство за записване на реално отработените часове. Обикновено се състои от няколко колони (номер на записа и неговата дата, час на пристигане и заминаване, място на тръгване, подпис на служителя).
Друг пример за формуляр на акаунт е дневник.счетоводни проверки на юридическо лице или частен предприемач. Той се отнася до стандартни формуляри, одобрени с Проспект № 141 от 30 април 2009 г. на Министерството на икономическото развитие на Руската федерация и служи за въвеждане на информация за проверки от държавните регулаторни органи. Такова счетоводно списание е много желателно да има всяко физическо или юридическо лице, което да спазва закона и да се предпазва от нерегламентирани проверки. Но отсъствието на това списание не е нарушение, инспекторите записват само факта на липсата на ревизия в акта.
Този дневник се води от провереното лице ипопълва се от представители на контролния орган. На служителите на одитираната организация е забранено да правят записи в нея. Лицата, които извършват одита, са длъжни да записват в дневника за неговата цел, обхват и време и да посочват подробностите на заповедта, въз основа на която се извършва одитът. Ако инспекторите откажат да попълнят данните в колоните на дневника, техните действия могат да бъдат обжалвани. Записите в дневника, ако е необходимо, могат да бъдат използвани за изясняване на легитимността на следващия одит и в случай на конфликт те могат да послужат като основа за контакт с висши органи, до жалбата до прокуратурата.
Списанието трябва да бъде задължително зашито, номерирано, запечатано с печата на юридическото лице и трябва да съдържа следните колони:
- наименование на регулаторния орган;
- дати на началото на одита, неговото приключване, час на провеждане;
- неговото правно основание;
- целта и предмета на този одит;
- открити нарушения при проверката и инструкции за тяхното отстраняване;
- Име, длъжност, подпис на лицето, извършващо проверката.
