Funkce a účel
Servisní poznámka je forma interníkorespondenci a v závislosti na obsahu mohou být informativní, aktivní nebo reportující. Popisuje obchodní pozice nezávislé jednotky nebo vůdce v jakékoli problematice. Kancelář může obsahovat návrhy nebo požadavky a musí být adresována jakémukoliv manažerovi, včetně nadřízeného.
Podpis a registrace
Servisní poznámky podepisuje okamžitý vedoucí jednotky. V dolní části levého rohu musí umělec zobrazit. Tam napsal své jméno a kontaktoval telefonní číslo.
Ve strukturních jednotkách, poznámkyregistrovat v programu elektronického oběhu dokumentů. Jsou přidělena čísla, zaslaná jednotkám v papírové podobě a na elektronických nosičích. Číslování se skládá z indexu a registračního čísla.
Datum zápisu je čas registrace. Jeho originál s rozlišovací schopností vedoucí osoby je poslán do hlavy. Kopie poznámky je vrácena umělci.
Rozmanitost servisních poznámek
Memorandum o porozumění je typ připomínek adresovanýchpřímý vůdce. Zpráva je vypracována, když je nutné odrážet stanovisko odboru nebo vedoucího k určité otázce a předložit konkrétní návrhy.
V závislosti na účelu a obsahu memoranda mohou být proaktivní (ve formě připomínek a podnětů) nebo hlášení (o výsledcích kontroly, na služební cestě).
Datum nebo časové období, na které seinformace zaznamenané v memorandi by měly být zvýrazněny v samostatném řádku, který je obsažen v názvu nebo na začátku textu. Memorandum je podepsáno autorem-překladatelem.
Rozsah služebních poznámek
Textová část poznámky a zprávyDoporučuje se, aby byla poznámka složena ze dvou částí. Jeho první část - měla by se skládat ze skutečností, které sloužily jako omluva pro její psaní, a druhá - z návrhů a příslušných závěrů o předmětu.
Každý vyvíjený dokument může obsahovat pouze jednu otázku. Výjimky jsou protokoly, příkazy, plány, zprávy a shrnutí dokumentů.
Měla by obsahovat poznámkaobjektivně, stručně, kompetentně, jasně a bez zbytečného opakování. Textová část ve tvaru v podobě souvislého textu, tabulek, formulářů, nebo kombinací těchto forem.
Komplexní kontinuální text každého dokumentu by mělobsahují logicky a gramaticky koordinované informace o činnostech v řízení, které se odrážejí v příslušných ustanoveních, normách, pravidlech a správních dokumentech.
Servisní poznámka musí být povinnánáležitosti a trvalý příkaz k umístění: autor, název podniku a jeho kód, index, datum, název, hlavní text, vízum, podpis vykonavatele, poznámka o provedení a vedení dokumentu v daném případě.
Název poznámky by měl být shrnut. Pokud je dokument o několika problémech, může být název generalizován.
Řešení pravidel
Servisní poznámky jsou adresovány organizacím,oddělení nebo konkrétní manažer v rámci podniku. V dokumentu adresovaném mnoha homogenním organizacím je adresát označen obecným způsobem. Servisní poznámka by neměla mít více než 4 příjemců.
Závěr
Všechny odchozí informace v rámci službyPoznámka by měla být poskytnuta na vyžádání a zaslána pouze oficiálně. Poskytnuté informace by měly být podepsány a schváleny správcem, jehož oblast působnosti ovlivňuje.
Všechny poznámky jsou povinné podle datování. Datum dokumentu a veškeré servisní značky na něm jsou nepostradatelnými podmínkami jakéhokoli dokumentu.
