Činnost jakéhokoli podniku na prvním místěsouvisející s tvorbou obrovského množství dokumentů, které se liší obsahem a typem. Ale ne všechny dokumenty mají hodnotu. Některé se mohou stát zdrojem studia ekonomického, kulturního a politického života, protože přinášejí cenné informace. Jiné dokumenty mají úzkou praktickou důležitost. Úloha všech dokumentů proto nelze považovat za stejnou. Hlavním úkolem zkoušky je zjistit dokumentaci historické hodnoty a vybrat ji pro uložení. Hodnota je určena informačními schopnostmi dokumentů z důvodu vědeckého, historického, ekonomického, sociálního, kulturního nebo politického významu.
Экспертиза ценности документов – выявление sociálně-kulturní, vědeckou a historickou hodnotu dokumentu a jeho praktický význam na základě zásad a kritérií pro výběr pro skladování a stanovení doby skladování.
Проведение экспертизы документов осуществляется, zpravidla zvláštní odborná komise vytvořená v podniku. Komise je tvořena z počtu kvalifikovanějších zaměstnanců na příkaz vedoucího organizace, která se skládá ze čtyř až pěti osob. Povinnými členy komise jsou vedoucí účetní, vedoucí archivu a vedoucí oddělení podpory dokumentace.
V průběhu práce je komise založena na principech vytvořených praxí a teorií archivace. To jsou principy komplexnosti, historismu, sociopolitické neutrality a složitosti.
С учетом этих принципов были разработаны kritéria pro posouzení dokumentu. Kritéria jsou sada funkcí, které musí dokumentace splňovat. V současné době existují 3 hlavní skupiny kritérií pro určení hodnoty dat:
1. původ;
2. obsah;
3. externí funkce.
Skupina kritérií kritérií původu dokumentu obsahuje následující parametry:
1.Význam osoby nebo instituce, která vytvořila dokumentaci. Čím důležitější je její role v národním hospodářství, systém vládních, vědních, kulturních a dalších průmyslových odvětvích, tím větší budou cenová data.
2. Место и время образования документов.Informace, které jsou považovány za důležité, se zaznamenávají současně s popsanou událostí nebo brzy po ní. Kromě toho budou informace důležité, pokud budou zaznamenány na stejném místě, kde k události došlo.
3. Intenzita dokumentace. Informace budou cennější, čím méně publikací existují.
Zkoumání hodnoty dokumentů je proto zaměřeno na zdůraznění těch dokumentů, které odrážejí historii veřejného života nebo určitou organizaci v klíčových okamžicích.
Kritéria obsahu zahrnují následující klíčové parametry:
1. Hodnota informací. Dokumenty, které obsahují jedinečné informace, získají během zkoušky větší ocenění.
2. Typy dokumentů. V procesu práce by se měla upřednostňovat dokumenty, které mají za cíl zaznamenat nejdůležitější aspekty činnosti organizace a život společnosti.
3. Opakujte informace. Informace budou cennější, tím méně se vyskytují.
Kritéria pro externí funkce zahrnují:
1. Pravost dokladů. Přezkoumání hodnoty dokumentů je také nezbytné k posouzení pravosti informací. V případě, že je kopie vyhodnocena, musí být řádně zarámována a ověřena.
2. Právní platnost dokumentace. Velký význam v procesu práce s kancelářemi, jak již bylo řečeno, je správné provedení dokumentace.
3. Stupeň uchovávání dokumentace.
4. Umělecké rysy.
Tato kritéria jsou považována za podmíněná. Zkoumání hodnoty dokumentů může zahrnovat další kritéria v závislosti na cílech a vlastnostech podniku.
