Obchodní schůzka je jednou z forem obchodní komunikace, jejímž cílem je kolektivní diskuse, porozumění problémům a otázkám podnikání (organizaci) a přijetí vhodného rozhodnutí.
Typy obchodních jednání jsou rozděleny na hlavní cíl nebo úkoly, které je třeba řešit: plánování, motivace, interní rutina činností, sledování činností zaměstnanců a další.
Uspořádání a příprava obchodní schůzky má určitou technologii, na kterou můžete snadno ovládnout tuto formu obchodní komunikace.
Krok 1. Určení účelu schůzky a programu jednání.
Obchodní jednání není jen schůzkouzaměstnanců. Její cíl by měl vypadat jako výsledek cíle, tj. Přijetí konkrétního rozhodnutí. Proto musí být tento výsledek formulován předem. Čím konkrétnější bude rozhodnutí, tím účinnější bude setkání a výsledek bude dosažen. Při určování cíle musí pořadatel odpovědět na otázku: Může být tento problém vyřešen konkrétním zaměstnancem v aktuálním provozním řádu? Je možné nahradit setkání jinou formou řešení?
Agenda je připravena předem.Účastníci setkání by měli být seznámeni s nadcházejícími diskusemi s potřebnými materiály, aby mohli toto řešení zvážit. Každá položka programu navíc musí mít svůj vlastní cíl. Kromě bodů programu jsou účastníci schůzky informováni o době přidělené k diskusi o každém problému.
Krok 2. Určení času a počtu účastníků.
Tradičně jsou obchodní schůzky (kroměnouzové) se konají v určitý den v týdnu odpoledne. Identifikujte okruh účastníků takovým způsobem, jak řídit minimální počet zaměstnanců. Nejlepší volbou je 6-7 lidí. Konstruktivní řešení problémů a problémů závisí na přítomnosti pouze zájemců. Je lepší svěřit setkání těm zaměstnancům, kteří jsou v tomto tématu nejschopnější.
Krok 3. Organizace místa konání.
Organizátoři by měli předvídatpřípadnou kompatibilitu účastníků schůze. To vám umožní uspořádat židle a sedět lidi, abyste zvýšili efektivitu komunikace. Informace jsou vnímány lépe a rychleji, pokud můžete jasně vidět osobu, oči, gesta mluvčího.
Krok 4. Provedení schůzky: trvání a plán.
Pracovní setkání obsahuje některé komponenty,které přímo ovlivňují účinnost rozhodování. Doba trvání by neměla přesáhnout 40-45 minut. Psychologicky nemůže kolektivní mysl nad touto dobou pracovat produktivně. Pokud je potřeba pokračovat v diskusi, doporučuje se nejméně 30 minut přestávce, což zvyšuje zdravotní stav a pozornost.
Obchodní schůzka by měla mít pravidlaprojevy. Za sledování dodržování předpisů odpovídá předseda. Nicméně dodržování předpisů všech účastníků schůzky ukazuje kompetenci personálu.
Krok 5. Zápis z jednání.
Vypracování úředního dokumentuhlavní fáze schůzky, jména a mluvčí, návrhy a rozhodnutí, základní součást obchodní schůzky. Na základě protokolu má správce právo požadovat provedení přijatých rozhodnutí.
Krok 6. Analýza přípravy a jednání schůze.
Obchodní schůzka je považována za úspěšnou, pokud je to možnékladně odpovědět na otázky: Jak správně je kruh účastníků schůzky? Umožnilo umístění účastníků efektivitu komunikace? Jak zájem byli účastníci diskuse? Co sloužilo jako spontánní rozhodovací strategie? Jaké rozpory mezi osobními a kolektivními cíli se projevily? Jaký byl důvod konfliktu (pokud k ní došlo)? Byla doba setkání efektivní?
