Das Protokoll der Sitzung ist ein reflektierendes DokumentInformationen zu auf der Sitzung behandelten Fragen und getroffenen Entscheidungen. Es bezieht sich auf organisatorische und administrative Dokumentation. Informationen im Protokoll werden vom Sitzungssekretär oder einer anderen befugten Person auf der Grundlage eines Diktiergeräts oder einer manuellen Aufzeichnung eingegeben. Vor dem Treffen sollten alle erforderlichen Dokumente vorbereitet werden: die Tagesordnung, die Teilnehmerliste, die Texte der Reden sowie der Entwurf möglicher Entscheidungen.
Das Protokoll der Sitzung der Kommission oder einer anderen Behörde kann vollständig oder in Kurzform veröffentlicht werden. Letzteres beinhaltet nicht den Verlauf der Diskussion der zu lösenden Probleme und zeichnet nur die getroffenen Entscheidungen auf.
Das vollständige Protokoll besteht normalerweise aus zwei Teilen- einführend und grundlegend. Die Einleitung enthält die Namen (sowie die Initialen) des Vorsitzenden, des Sekretärs und der Teilnehmer des Treffens sowie der Anwesenden. Wenn die Anzahl der Teilnehmer mehr als 15 beträgt, wird auf die obligatorische vollständige Liste der Namen verwiesen. Wenn die Anwesenden verschiedenen Behörden angehören, werden Position und Arbeitsort jeweils angegeben.
Darüber hinaus muss im einleitenden Teil unbedingt die Tagesordnung angegeben sein, in der die Themen in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufgeführt sind, und der Name des Redners zu jedem Thema.
Das Protokoll der Sitzung besteht im Hauptteil aus Abschnitten, die der Tagesordnung entsprechen. Der Text jedes Elements ist in der Regel nach einem kurzen Schema aufgebaut:
- Hören Sie: Name.
- Gelöst (oder entschieden): Name.
Eine Zusammenfassung jeder Aufführung wird aufgezeichnet.im Text des Protokolls oder als separates Material beigefügt (in diesem Fall wird im Text des Protokolls ein Hinweis mit einem entsprechenden Verweis gemacht). Im Falle einer Abstimmung werden die Ergebnisse angegeben. Die Entscheidung muss für jeden Punkt getroffen werden.
Das Protokoll der Sitzung muss unterschrieben werdenVorsitzender und Sekretär der Sitzung. Das Datum der Besprechung ist das Datum der Besprechung oder Besprechung. Jedes Protokoll erhält eine Seriennummer separat für die entsprechende Protokollgruppe, ggf. mit einem alphabetischen Code. Die Nummerierung erfolgt schrittweise über das ganze Jahr.
Das Protokoll der Sitzung des Verwaltungsrates hat seineEigenschaften. Die allgemeinen Anforderungen an dieses Dokument sind im Text des Bundesgesetzes "Über Aktiengesellschaften" (Artikel 68) festgelegt. Wenn der Verwaltungsrat auf der Sitzung einen Beschluss zur Ausgabe von Aktien (Wertpapieren) fasst, sollte das Protokoll einer solchen Sitzung gemäß den in der Russischen Föderation genehmigten Wertpapieremissionsstandards die Ergebnisse einer namentlichen Abstimmung aller Verwaltungsratsmitglieder widerspiegeln. Dies ist die grundlegende gesetzliche Anforderung für das Protokoll.
In der Praxis kann der Entwurf solcher Protokollevariieren stark in der Art der Zusammenstellung und dem Detaillierungsgrad. Einige Protokolle entsprechen einer detaillierten Niederschrift des Treffens mit einer Reflexion aller gestellten Bemerkungen und Fragen. Das Erfordernis einer solchen Aufzeichnung ist in der Regel in der Verordnung im Verwaltungsrat festgelegt.
Das andere Extrem sind die äußerst kurzen Protokolle des Treffens, die nur Informationen über die Zusammensetzung der Teilnehmer, die Tagesordnung, den Wortlaut der gestellten Fragen und die getroffenen Entscheidungen enthalten.
Die beste Option ist normalerweiseetwas dazwischen. Ein zu detailliertes Protokoll wird normalerweise basierend auf der Audioaufzeichnung des Meetings erstellt. Bei der Dekodierung können Ungenauigkeiten auftreten, die die Bedeutung der zu lösenden Probleme verzerren. Darüber hinaus sollte nicht vergessen werden, dass das Recht, mit dem Protokoll der Versammlung vertraut zu sein, einen Aktionär hat. Bei der Erörterung kommerzieller Angelegenheiten kann ein detailliertes Protokoll viele Informationen aufzeichnen, die ein Geschäftsgeheimnis darstellen.
Auf der anderen Seite die übermäßige Kürze des Protokollskann Stammaktionäre dazu bringen, über einen formellen Ansatz und eine unzureichende Effizienz der Arbeit des Verwaltungsrates nachzudenken. Es ist ratsam, für jede Frage die Initiatoren und Teilnehmer der Diskussion, die Anmerkung der Rede, das Wesentliche und die Autoren der gestellten Fragen anzugeben. Dieser Ansatz ermöglicht unter anderem eine effizientere Bewertung des Beitrags jedes Teilnehmers.
