Λειτουργίες και σκοπός
Το υπόμνημα είναι μια εσωτερική μορφήη αλληλογραφία και, ανάλογα με το περιεχόμενο, μπορεί να είναι ενημερωτική, προληπτική ή αναφερόμενη στη φύση. Καθορίζει τις επιχειρηματικές θέσεις μιας ανεξάρτητης μονάδας ή ηγέτη για οποιοδήποτε θέμα. Ένα σημείωμα μπορεί να περιέχει προτάσεις ή αιτήματα και να απευθύνεται σε οποιοδήποτε διευθυντικό πρόσωπο, συμπεριλαμβανομένου ενός ανώτερου.
Υπογραφή και εγγραφή
Τα υπομνήματα του γραφείου υπογράφονται από τον άμεσο επικεφαλής της μονάδας. Στο κάτω μέρος της αριστερής γωνίας πρέπει να επικυρώνεται από τον ερμηνευτή. Εκεί γράφεται επίσης το επώνυμο και ο αριθμός τηλεφώνου επικοινωνίας του.
Σε δομικές μονάδες σημειώσεις υπηρεσίαςεγγραφείτε στο πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων. Εκχωρείται ένας αριθμός, αποστέλλεται σε μονάδες σε έντυπη μορφή και σε ηλεκτρονικά μέσα. Η αρίθμηση αποτελείται από το ευρετήριο μονάδων και τον αριθμό εγγραφής.
Η ημερομηνία του υπομνήματος θεωρείται η στιγμή της εγγραφής του. Το πρωτότυπο με την ανάλυση του διαχειριστή αποστέλλεται στον διαχειριστή. Αντίγραφο του σημειώματος επιστρέφεται στον ανάδοχο.
Μια ποικιλία υπομνημάτων
Το σημείωμα υπομνήματος είναι ένα είδος υπομνήματος που απευθύνεταιάμεσος διευθυντής. Ένα σημείωμα καταρτίζεται όταν είναι απαραίτητο να αντικατοπτρίζει τη γνώμη της μονάδας ή του επικεφαλής για ένα συγκεκριμένο θέμα και να δώσει συγκεκριμένες προτάσεις.
Ανάλογα με το σκοπό και το περιεχόμενο, τα υπομνήματα μπορεί να είναι πρωτοβουλία (με τη μορφή σχολίων και προτάσεων) ή υποβολής εκθέσεων (σχετικά με τα αποτελέσματα του ελέγχου, σε επαγγελματικό ταξίδι).
Η ημερομηνία ή η χρονική περίοδος με την οποία σχετίζεταιΟι πληροφορίες που καταγράφονται στο μνημόνιο πρέπει να επισημαίνονται ως ξεχωριστή γραμμή, που περιλαμβάνεται στην επικεφαλίδα ή στην αρχή του κειμένου. Η σημείωση υπογράφεται από τον συγγραφέα.
Περιεχόμενο σημείωσης υπηρεσίας
Το τμήμα κειμένου του σημειώματος και της έκθεσηςοι νότες συνιστάται να αποτελούνται από 2 μέρη. Το πρώτο μέρος του - πρέπει να αποτελείται από γεγονότα που χρησίμευσαν ως ευκαιρία για τη σύνταξή του, και το δεύτερο - από προτάσεις και σχετικά συμπεράσματα για το θέμα.
Κάθε έγγραφο που αναπτύσσεται μπορεί να περιέχει μόνο μία ερώτηση. Οι εξαιρέσεις είναι πρωτόκολλα, παραγγελίες, σχέδια, αναφορές και γενικά έγγραφα.
Ένα σημείωμα πρέπει να περιλαμβάνειεύλογες πληροφορίες που παρουσιάζονται αντικειμενικά, σύντομα, ικανά, ξεκάθαρα και χωρίς περιττή επανάληψη. Το τμήμα κειμένου συντάσσεται με τη μορφή συνεχούς κειμένου, πίνακα, ερωτηματολογίου ή συνδυασμού αυτών των εντύπων.
Το σύνθετο συνεχές κείμενο οποιουδήποτε εγγράφου πρέπειαποτελούνται από λογικά και γραμματικά συνεπείς πληροφορίες σχετικά με ενέργειες στη διαχείριση, οι οποίες αντικατοπτρίζονται στις σχετικές διατάξεις, κανόνες, κανόνες και διοικητικά έγγραφα.
Ένα σημείωμα πρέπει να είναι υποχρεωτικόλεπτομέρειες και αμετάβλητη διαδικασία τοποθέτησης: συγγραφέας, όνομα εταιρείας και κωδικός, ευρετήριο, ημερομηνία, τίτλος, κείμενο, θεωρήσεις, υπογραφή του αναδόχου, σήμα σχετικά με την εφαρμογή και την κατεύθυνση του εγγράφου στην υπόθεση.
Ο τίτλος του υπομνήματος πρέπει να συνοψιστεί. Εάν το έγγραφο ασχολείται με πολλά θέματα, τότε ο τίτλος μπορεί να γενικευτεί.
Κανόνες αντιμετώπισης
Τα υπομνήματα γραφείου απευθύνονται σε οργανισμούςτμήματα ή έναν ειδικό διευθυντή εντός της επιχείρησης. Σε ένα έγγραφο που απευθύνεται σε πολλούς ομοιογενείς οργανισμούς, ο παραλήπτης αναφέρεται γενικά. Ένα σημείωμα δεν πρέπει να έχει περισσότερους από 4 παραλήπτες.
Συμπέρασμα
Όλες οι εξερχόμενες πληροφορίες στο ποσό των επίσημωνΟι σημειώσεις πρέπει να παρέχονται κατόπιν αιτήματος και να αποστέλλονται μόνο επίσημα. Οι παρεχόμενες πληροφορίες πρέπει να υπογράφονται και να επικυρώνονται από τον επικεφαλής, του οποίου το πεδίο δραστηριότητας επηρεάζει.
Όλα τα σημειώματα πρέπει να φέρουν ημερομηνία. Η ημερομηνία του εγγράφου και τυχόν σήματα υπηρεσίας σε αυτό είναι απαραίτητη προϋπόθεση οποιουδήποτε εγγράφου.
