Η εργασία προσωπικού σε οποιαδήποτε επιχείρηση είναι αδιανόητηχωρίς τη διατήρηση των εντύπων εγγραφής. Οι τύποι και οι ιδιαιτερότητές τους υπαγορεύονται από τα χαρακτηριστικά της επιχείρησης και συνήθως καθορίζονται κατά τη διακριτική ευχέρεια του διαχειριστή (εκτός από τις υποχρεωτικές φόρμες, για παράδειγμα, λογιστικά βιβλία εργασίας κ.λπ.). Δεν απαιτούνται αυστηρά άλλες μορφές, αλλά σε μεγάλες επιχειρήσεις διευκολύνει και βελτιστοποιεί σημαντικά το έργο της υπηρεσίας προσωπικού.
Τα έντυπα εγγραφής περιλαμβάνουν λογιστικά περιοδικάκαι βιβλία εγγραφής. Συνήθως, εκτελούνται από υπαλλήλους προσωπικού σύμφωνα με το αντικείμενο των εγγράφων που εγγράφονται, λαμβάνοντας υπόψη την ευκολία και την σκοπιμότητα. Αυτό μπορεί να είναι ένα βιβλίο ή οριζόντια διάταξη σελίδων, η παρουσία στηλών και στηλών απαραίτητων για αυτόν τον συγκεκριμένο τύπο λογιστικής. Τα έντυπα εγγραφής μπορούν να υπάρχουν με τη μορφή ειδικών εντύπων που εκτυπώνονται με τρόπο εκτύπωσης (τέτοια έντυπα αγοράζονται συνήθως από την επιχείρηση) ή συμπληρώνονται με το χέρι.
Υποχρεωτικές λεπτομέρειες κάθε εγγραφήςΤα έντυπα είναι το όνομα της επιχείρησης και το ίδιο το έντυπο, η ημερομηνία έναρξης της συντήρησής της, η ημερομηνία λήξης της συντήρησης, η περίοδος αποθήκευσης, η υπογραφή του ατόμου που ορίστηκε ως υπεύθυνος για τη συντήρηση. Όλες οι σελίδες ενός τέτοιου βιβλίου ή περιοδικού αποσυντίθενται, αριθμούνται, ράβονται και πιστοποιούνται από τη σφραγίδα και την υπογραφή του κεφαλιού. Οι σελίδες είναι γεμάτες με μαύρο, μοβ ή μπλε στυλό σε καθαρό χειρόγραφο, χωρίς διαγραφές και γυαλιστερά. Εάν γίνει λανθασμένη καταχώριση, πρέπει να διαγραφεί με μια λεπτή γραμμή και οι σωστές πληροφορίες εισάγονται παρακάτω. Κάθε διόρθωση πρέπει να πιστοποιείται με την υπογραφή του υπεύθυνου ατόμου με σφραγίδα ημερομηνίας. Παρουσία της στήλης "Σημειώσεις" καταχωρούνται πληροφορίες σχετικά με τη διόρθωση.
Το λογιστικό περιοδικό αναφέρεται σε εσωτερικά έγγραφαχρήση και δεν μεταφέρεται σε άλλες μονάδες. Τηρείται από άτομο που, με εντολή του επικεφαλής, διορίζεται υπεύθυνο για τη συμπεριφορά του. Αφού συμπληρώσετε όλες τις σελίδες, το λογιστικό περιοδικό παραδίδεται στο αρχείο της επιχείρησης και αποθηκεύεται για 3 έως 75 χρόνια, ανάλογα με τις περιόδους αποθήκευσης που υιοθετούνται για διάφορα έγγραφα.
Ένα παράδειγμα μιας φόρμας εγγραφής είναιένα περιοδικό χρόνου και παρακολούθησης που διατηρείται από πολλές επιχειρήσεις, αν και δεν απαιτείται νομικά να το διατηρήσει. Σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανονισμούς, οι εργαζόμενοι έχουν το δικαίωμα να εγκαταλείψουν τον χώρο εργασίας μόνο με την άδεια του επικεφαλής με ένδειξη του σκοπού και του χρόνου απουσίας κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Αυτό το λογιστικό περιοδικό χρησιμεύει ως μέσο καταγραφής των ωρών που πραγματικά λειτουργούσαν. Συνήθως αποτελείται από πολλές στήλες (αριθμός εγγραφής και ημερομηνία, ώρα άφιξης και αναχώρησης, τόπος αναχώρησης, υπογραφή του υπαλλήλου).
Ένα άλλο παράδειγμα μιας φόρμας λογαριασμού είναι ένα περιοδικό.λογιστικοί έλεγχοι νομικής οντότητας ή ιδιώτη επιχειρηματία. Ανήκει στα τυποποιημένα έντυπα που εγκρίθηκαν από το Prospect No. 141 της 30ης Απριλίου 2009 του Υπουργείου Οικονομικής Ανάπτυξης της Ρωσικής Ομοσπονδίας και χρησιμεύει για την καταχώριση πληροφοριών σχετικά με επιθεωρήσεις από κρατικούς ρυθμιστικούς φορείς. Ένα τέτοιο λογιστικό περιοδικό είναι πολύ επιθυμητό να έχει οποιοδήποτε άτομο ή νομική οντότητα να συμμορφώνεται με το νόμο και να προστατεύεται από μη εξουσιοδοτημένες επιθεωρήσεις. Αλλά η απουσία αυτού του περιοδικού δεν αποτελεί παραβίαση, οι επιθεωρητές καταγράφουν μόνο το γεγονός της απουσίας ελέγχου στην πράξη.
Αυτό το ημερολόγιο τηρείται από το επαληθευμένο άτομο καισυμπληρώνεται από εκπροσώπους της αρχής ελέγχου. Απαγορεύεται στους υπαλλήλους του ελεγχόμενου οργανισμού να κάνουν καταχωρήσεις σε αυτόν. Τα άτομα που διενεργούν τον έλεγχο υποχρεούνται να καταχωρίσουν στο περιοδικό αρχείο του σκοπού, του πεδίου και του χρονοδιαγράμματος και να αναφέρουν τις λεπτομέρειες της παραγγελίας βάσει της οποίας διενεργείται ο έλεγχος. Εάν οι επιθεωρητές αρνούνται να συμπληρώσουν αυτές τις στήλες του περιοδικού, οι πράξεις τους μπορεί να ασκηθούν ένσταση. Οι καταχωρίσεις στο περιοδικό, εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποσαφηνίσουν τη νομιμότητα του επόμενου ελέγχου, και σε περίπτωση σύγκρουσης, μπορούν να χρησιμεύσουν ως βάση για την επικοινωνία με τις ανώτερες αρχές, μέχρι την καταγγελία προς τον εισαγγελέα.
Το περιοδικό πρέπει να είναι ραμμένο, αριθμημένο, σφραγισμένο με τη σφραγίδα του νομικού προσώπου και πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες στήλες:
- όνομα του ρυθμιστικού φορέα ·
- ημερομηνίες έναρξης του ελέγχου, ολοκλήρωση, ώρα ·
- τη νομική του βάση ·
- ο σκοπός και το αντικείμενο αυτού του ελέγχου ·
- παραβιάσεις που εντοπίστηκαν κατά την επιθεώρηση και οδηγίες για την εξάλειψή τους ·
- Όνομα, θέση, υπογραφή του ατόμου που διενεργεί την επαλήθευση.
