PDCA ciklus (Demingov ciklus) jedan je od glavnihkoncepti u suvremenoj teoriji upravljanja. Također čini osnovu standarda serije ISO 9000 koji se širom svijeta koriste za upravljanje kvalitetom u poduzećima svih veličina i vrsta.
Demingov PDCA ciklus kontinuiran jepoboljšanje procesa kako u poslovanju tako i u bilo kojem drugom području aktivnosti. Naziv ove metode skraćenica je od 4 engleske riječi, što znači logičan slijed faza poboljšanja:
Sve je logično i jednostavno:prvo treba razmisliti o postupcima. Tada se provode u skladu s planom. Treći korak je analiza dobivenih rezultata. I na kraju, posljednja faza - Zakon - uključuje uvođenje specifičnih promjena radi poboljšanja postupka i / ili postavljanja novih ciljeva. Nakon toga ponovno započinje faza planiranja u kojoj treba uzeti u obzir sve što je prije učinjeno.
PDCA kontrolni ciklus shematski je prikazan kao kotačić, što pokazuje kontinuitet ovog postupka.
Pogledajmo sada svaku fazu detaljno.
Prva faza je planiranje. Potrebno je jasno formulirati problem, zatim odrediti glavne upute za rad i doći do optimalnog rješenja.
Uobičajena pogreška je izrada plana temeljenog nasubjektivne pretpostavke i pretpostavke menadžmenta. Bez poznavanja temeljnih uzroka problema, moguće je, u najboljem slučaju, neutralizirati njegove posljedice, i to samo privremeno. Koji se alati za to mogu koristiti?
Metoda "5 zašto"
Razvijen je davnih 40-ih, ali popularnost je stekao 30 godina kasnije, kada ga je Toyota počela aktivno koristiti. Kako se radi ova analiza?
Prvo trebate formulirati i zapisatiproblem. Zatim postavite pitanje: "Zašto se to događa?" i zapišite sve razloge. Nakon toga trebate učiniti isto za svaki odgovor. Zatim idemo istim linijama, dok se pitanje "Zašto?" neće se tražiti 5 puta. Tipično je peti odgovor pravi razlog.
Ishikawa dijagram
Ova metoda omogućuje vam grafički prikaz uzročno-posljedičnih veza bilo kojih pojava u poslovanju. Nazvan po svom tvorcu, kemičaru Kaora Ishikawa, a široko se koristi u upravljanju.
Prilikom izrade dijagrama postoji 5 vjerojatnihizvori problema: ljudi, materijali, okoliš (okoliš), oprema i metode. Svaka od njih, pak, može sadržavati detaljnije razloge. Primjerice, rad zaposlenika ovisi o razini kvalifikacija, zdravlju, osobnim problemima itd.
Slijed konstruiranja Ishikawa dijagrama:
Nakon toga, sve rezultirajuće opcije zapisuju se u stupac, od najrealnijih do beznačajnih.
"Ideja"
Panel rasprava sa stručnjacima i ključnim ljudimazaposlenika, u kojima je zadatak svakog sudionika imenovati što više potencijalnih uzroka i rješenja problema, uključujući ona najfantastičnija.
Nakon teoretske analize potrebno je pronaći stvarne činjenične podatke koji potvrđuju da su uzroci problema ispravno identificirani. Nemoguće je djelovati na osnovu nagađanja ("najvjerojatnije ...").
Što se tiče izravnog planiranja, ondaovdje su važne i specifičnosti. Važno je odrediti rokove, zakazati jasan slijed akcija i mjerljive rezultate (uključujući i one srednje) do kojih bi trebali voditi.
Druga faza PDCA ciklusa je izvršavanje plana,provedba promjena. Najčešće je najbolje prvo provesti odluke donesene u malom opsegu, provesti "terenski test" i testirati kako to djeluje na malom području ili objektu. Ako postoje kašnjenja ili kašnjenja, važno je razumjeti koji je razlog (nerealno planiranje ili nedostatak discipline od strane zaposlenika). Pored toga, uvodi se sustav međukontrole, koji omogućuje ne samo čekanje rezultata, već stalno praćenje onoga što je već učinjeno.
Jednostavno rečeno, sada je potrebno datiodgovor na jedno pitanje: "Što smo naučili?" PDCA ciklus podrazumijeva kontinuiranu procjenu postignutih rezultata. Morate procijeniti napredak prema postavljenim ciljevima, utvrditi što dobro funkcionira, a što treba poboljšati. U osnovi se provodi provjerom izvješća i druge dokumentacije poduzeća.
Za uspješnu provedbu Shewhart-Demingova ciklusa(PDCA) poslovanje treba uspostaviti redovita izvješća o napretku i razgovore sa zaposlenicima. Idealan alat za to je uvođenje ključnih pokazatelja uspješnosti KPI, na temelju kojih se gradi sustav motivacije i nagrađivanja najproduktivnijih zaposlenika.
Posljednji korak je zapravo akcija. Ovdje može biti nekoliko opcija:
Ako nešto dobro uspije i moždaponavljamo, ovo rješenje treba standardizirati. Da bi se to učinilo, unose se odgovarajuće promjene u dokumentaciju poduzeća: radni propisi, upute, kontrolni popisi za provjeru obavljanja posla, programi obuke zaposlenika itd. Istodobno biste trebali procijeniti mogućnost uvođenja poboljšanja u druge poslovne procese u kojima mogu se pojaviti slični problemi.
Ako razvijeni akcijski plan nije donio očekivane rezultate, trebate analizirati razloge neuspjeha, a zatim se vratiti u prvu fazu (plan) i isprobati drugu strategiju.
