Organizzazione e gestione della gestione dei registri del personale- responsabilità diretta dei dipendenti del servizio personale. In situazioni di creazione di una nuova organizzazione, trasformazione di una vecchia o altre opzioni di riorganizzazione, la direzione e il dipartimento del personale devono conoscere i principali punti di lavoro: formazione e ricerca di dipendenti, assunzione, trasferimento e licenziamento del personale, nonché le regole per l'archiviazione e l'archiviazione dei documenti.
In qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla formaproprietà, c'è personale. Differisce in numero e composizione, nelle funzioni svolte e nel livello delle qualifiche. Il compito del dipartimento del personale è quello di assicurarsi che tutte le domande e i problemi relativi ai dipendenti dell'azienda vengano risolti nel modo più rapido e competente possibile.
Il lavoro stabile dell'organizzazione dipende direttamentei suoi dipendenti. Il compito principale del servizio del personale è la selezione competente e tempestiva dei dipendenti, lo svolgimento delle registrazioni del personale in conformità con la legge e la presentazione tempestiva dei documenti all'archivio. Questa è la base per il funzionamento stabile di qualsiasi impresa.
Istruzioni per l'amministrazione delle risorse umane in modo chiaroindica la necessità di una formazione professionale per gli specialisti del personale. Tuttavia, in pratica, c'è spesso un problema con la formazione dei lavoratori del profilo richiesto.
Le istituzioni educative specializzate superiori e secondarie non lo sonospecialisti laureati con una qualifica così ristretta come "gestione degli archivi del personale". La formazione di solito si svolge già sul posto o in corsi specializzati. È anche possibile formare un dipendente direttamente sul posto di lavoro con il metodo del tutoraggio.
La formazione degli specialisti in amministrazione delle risorse umane prevede i seguenti metodi:
Risorse umane e organizzazione generaleL'amministrazione delle risorse umane è fortemente dipendente dalla legislazione attuale e dai documenti normativi interni. Questa funzione è associata alle sfumature di lavorare con un gran numero di documenti personali, che sono spesso riservati.
La gestione dei registri nel servizio del personale è regolata dai seguenti atti:
I dipendenti del servizio del personale sono tenuti al rigoroso rispetto delle disposizioni delle disposizioni normative e, soprattutto, del Codice del lavoro.
L'amministrazione delle risorse umane inizia con la ricerca e la registrazione del personale. Prima di tutto, devi decidere le opzioni per trovare nuovi dipendenti. Tra questi, spiccano i seguenti:
Tutte le opzioni per trovare dipendenti hanno i loro vantaggi e svantaggi, un dipendente del dipartimento del personale dovrebbe sfruttare al massimo tutte le opportunità per riempire un posto vacante.
Quando viene trovato un richiedente,colloquio. È auspicabile che i suoi progressi siano documentati: rende più semplice prendere una decisione informata sull'assunzione o sul rifiuto. In quest'ultimo caso, la persona viene informata per iscritto del motivo entro cinque giorni lavorativi. Se il candidato è idoneo per la posizione vacante, allora dovrebbe essere iscritto. È qui che iniziano le scartoffie per un dipendente specifico.
Fasi di candidatura per un lavoro:
L'amministrazione delle risorse umane implicaregistrazione obbligatoria della documentazione contabile, in particolare, del personale e delle carte personali. Questi documenti sono obbligatori per le organizzazioni di tutte le forme di proprietà.
Il personale ei livelli di personale devono essere aggiornati e soddisfare le esigenze dell'organizzazione. Contiene i nomi di tutte le posizioni, il numero delle tariffe con l'indicazione dei posti vacanti per un determinato periodo.
Le carte personali sono documenti unificati,contenente brevi dati sull'attività lavorativa del dipendente e informazioni personali. Sono soggetti a rigorose condizioni contabili e di conservazione speciali, in luoghi che prevengano danni e furti.
Lavoro d'ufficio generale nel lavoro del personale inespresso principalmente in ordini e ordini del management. Questi documenti possono riguardare sia i singoli dipendenti che l'intero personale nel suo insieme. Differiscono nelle caratteristiche di progettazione e implementazione.
La maggior parte degli ordini e delle direttive riguardantiazioni specifiche con un dipendente hanno una forma unificata. Sono soggetti all'accordo obbligatorio con tutte le parti interessate e alla familiarizzazione da parte del dipendente contro ricevuta. Le copie degli ordini del personale sono conservate nel fascicolo personale e gli originali in cartelle separate.
Per registrare il movimento dei documenti, il lavoro d'ufficio inil servizio del personale prevede la manutenzione di riviste specializzate. Si tratta di documenti tabulari di formato multipagina, il più delle volte unificati. Di solito sono avvolti in grandi taccuini o acquistati già pronti in negozi specializzati.
Tipi di riviste HR:
Tutte le riviste devono essere rilegate e sigillate senza fallo e i fogli devono essere numerati. Dovrebbero essere archiviati separatamente da tutti i documenti. Preferibilmente in un armadio sicuro o speciale.
Il mantenimento dei file personali è facoltativo. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni raccoglie i documenti dei dipendenti in un modo o nell'altro. Certo, è più conveniente farlo in una cartella.
Un file personale è un complesso di informazioni personali documentate su un dipendente, raccolte e formate in un determinato ordine. Può includere una varietà di documenti e copie:
I file personali includono i file personaliinformazioni, dovrebbero essere tenuti lontani da altri documenti. L'accesso ad essi è consentito solo a una cerchia strettamente ristretta di funzionari. Al licenziamento del personale, i file personali vengono consegnati all'archivio.
Tutte le organizzazioni sono tenute a tenere i libri di lavoro suproprio personale, ad eccezione dei dipendenti assunti a tempo parziale. Al momento dell'ammissione iniziale, il datore di lavoro acquisisce autonomamente moduli in bianco ed effettua la prima registrazione in essi. Le informazioni corrispondenti sul dipendente sono inserite nella pagina del titolo. Successivamente, è necessario monitorare la loro rilevanza e apportare modifiche nel tempo.
Sulla diffusione della parte principale, le voci sono fatte suattività lavorative e sociali del lavoratore, sua accettazione di trasferimenti a tempo indeterminato, licenziamento. Tutte le voci sono numerate in modo generale e vengono inserite in base all'ordine. La lettera di dimissioni è accompagnata dal sigillo dell'organizzazione e dalla firma del capo.
Le voci nel libro di lavoro sono fatte a mano, blupenna a sfera, grafia chiara e comprensibile. Monitorare attentamente la pertinenza e l'accuratezza dei dati inseriti. Se è necessario correggere le informazioni, devono essere accuratamente barrate con una riga e devono essere inserite le informazioni effettive. Questa azione deve essere confermata dalla firma del capo e dal sigillo.
Conservano i libri di lavoro separatamente dagli altri documenti, in una cassaforte. È vietato consegnarli a dipendenti oa terzi senza speciale ordine delle autorità preposte.
La conservazione dei documenti del personale è determinata dalla lorosignificato speciale. Contengono informazioni personali e sono riservate. Tali dati non sono soggetti a divulgazione non autorizzata. In caso contrario, viene inflitta una sanzione ai dipendenti del dipartimento del personale e al capo dell'organizzazione.
Organizzare il corretto stoccaggio del personaledocumenti nel servizio del personale, è auspicabile avere una stanza separata. Deve esserci un ingresso e deve essere dotato di una porta di metallo con un allarme.
I documenti stessi devono essere conservati in metalloarmadi o casseforti. Evitare l'accesso alla luce solare e alla polvere, nonché a temperature estreme e umidità eccessiva. Questi semplici passaggi ti aiuteranno a salvare le tue informazioni personali.
