Il termine "inventario" è noto non solo all'ufficiodipendenti, ma anche specialisti di altri settori e strutture. Si trova spesso in documenti per scopi speciali e documenti di accompagnamento.
Organizzazione del lavoro in archivio
Dopo che i documenti hanno completato il loro principalemissione, diventano quasi inutili al momento. Alcuni di essi vengono distrutti, mentre il resto viene inviato in depositi speciali chiamati archivi. Qui i documenti vengono elaborati, sistematizzati e archiviati in locali prestabiliti. Questa fase è considerata l'ultima nel lavoro d'ufficio. Tutti i materiali vengono completati in base ai periodi di conservazione e viene compilato un inventario separato dei documenti per la custodia temporanea e permanente, nonché i casi di personale. Ogni impresa (organizzazione) alla fine dell'anno raccoglie la documentazione ufficiale per il trasferimento nell'archivio. Queste domande sono generalmente trattate dagli archivisti. Se non esiste una tale unità nella tabella del personale dell'azienda, il lavoro viene eseguito da specialisti del dipartimento del personale sotto la guida dei dipendenti dell'archivio. Compongono gli inventari dei documenti trasferiti per i singoli dipartimenti, sulla base dei quali viene formato un inventario consolidato di documenti per l'impresa.
Set di documenti per il lavoro
A volte, per risolvere un problema specifico, un cittadinooppure un'organizzazione è tenuta a presentare non uno, ma diversi documenti ufficiali. Prendiamo ad esempio la situazione in cui è stata indetta una gara d'appalto per la costruzione di un oggetto tra i partecipanti per il diritto di concludere un contratto di lavoro. Ogni richiedente deve fornire alla commissione documentazione di natura molto diversa: una proposta commerciale, permessi per attività di costruzione, costituente e altri documenti. Tutto questo viene raccolto in un unico pacchetto e sottoposto all'esame dei membri della commissione. Al suo interno, deve esserci un inventario di documenti, che elenca tutto ciò che viene inviato per conto di una particolare organizzazione. Questo è un tipo di elenco o dichiarazione. Tale carta è solitamente progettata secondo un certo schema. È tutto estremamente semplice. Nella parte superiore del foglio, al centro, è scritto il nome "Inventario dei documenti". Di seguito viene spiegato dove e da quale organizzazione sono forniti. Quindi arriva una tabella con quattro colonne:
- Numero in ordine.
- Titolo del documento.
- Pagine nel documento da__ a__.
- Numero di pagine per documento
La tabella termina con una riga pivot in cuiviene indicato il numero totale di pagine nell'insieme trasmesso. Ciò consente di prevenire la perdita o l'eventuale sostituzione di documenti inviati a titolo oneroso.
Registrazione dei casi
Con il corretto svolgimento del lavoro d'ufficio, tuttoi documenti dell'azienda vengono elaborati alla fine dell'anno e raggruppati in casi. Il set completo è realizzato secondo la nomenclatura approvata, oltre a tenere conto delle regole generalmente accettate:
- I documenti vengono generati in un anno solare. In via eccezionale, in caso di presenza di documenti commerciali di carattere continuativo, è possibile combinare documenti di servizio per diversi anni in un caso.
- Il collocamento di titoli avviene dall'alto verso il basso.
- Tutti i fogli devono essere numerati. Questo viene fatto per garantire l'integrità delle informazioni durante la conservazione. La numerazione dovrebbe essere fatta a matita nell'angolo in alto a destra.
- Se necessario, viene redatto un inventario interno di documenti, firmato dallo specialista che lo ha compilato.
- I fogli sono cuciti.
- Viene redatto un foglio di attestazione.
- Viene preparata una copertina per ciascun casoil campione stabilito. Indica il nome completo dell'impresa e una divisione specifica. Successivamente arriva uno speciale indice digitale corrispondente alla nomenclatura. Successivamente, vengono indicate le date di costituzione e di completamento del caso. E in fondo, la durata è segnata.
Mailing
Quando si inviano alcuni pacchi, pacchi oviene inviato un elenco di documenti insieme al contenuto di lettere preziose. Il modulo può essere preso in qualsiasi ufficio postale. Viene eseguito secondo il modulo n. 107 ed è un tipo di documento che contiene informazioni dettagliate sulla quantità e il valore del contenuto. Il prezzo è deciso dal mittente stesso. Se ritiene che un documento non abbia un valore particolare, viene inserito un trattino nella colonna corrispondente del modulo. L'inventario è racchiuso in una busta o pacchetto direttamente per posta. Un dipendente del dipartimento verifica la correttezza della registrazione e certifica il modulo con un sigillo. L'inventario dovrebbe essere fatto in due copie. Uno viene inviato insieme ai documenti e l'altro deve rimanere con il proprietario del pacco. Ciò viene fatto in modo che, in caso di conflitto, sia possibile confermare ciascuna unità di investimento. Successivamente, la busta (pacco o pacco postale) viene sigillata e inviata al destinatario.
