ללא קשר לכיבוש, כלהארגון עובד עם אנשים. רישום חוקי של עובדים הוא הכרחי בכל שלבי יחסי העבודה. הרכב מסמכי כוח האדם שנוצר במקרים אלה כולל סוגים רבים ושונים של ניירות, תקנות ונתונים אישיים.
על המעסיק לא רק להתנהל במיומנותמסמכים ברשומות כוח אדם, אך גם מארגנים את אחסונם, מועברים לארכיון ובמידת הצורך הרס. כל הפעולות הללו חייבות לעמוד בחוק החל.
כל שלבי תנועת העובדים חייבים לבוא לידי ביטוי במסמכים הרלוונטיים. מסמכי כוח האדם המשקפים את תנועת כוח האדם כוללים:
צוות משאבי אנוש ומזכירותעל ארגונים לזכור את הצורך בעריכת מסמכים אישיים בהתאם לדרישות החוק. הכללים הקבועים בתקנות הארגון אינם אמורים לסתור את ההנחיות הגבוהות יותר.
ניירת נכונה לאישיתהרכב הארגון מצוין בהוראות המתאימות. זה עם דוגמאות וקישורים צריך להצביע על כל הניואנסים של תיקון עבודה עם כוח אדם על הנייר. מעשה נורמטיבי זה ניתן ומאושר על ידי הנהלת הארגון והוא בעל אופי בלתי מוגבל.
ניתן לערוך מסמכים אישיים כמואלקטרוניקה ונייר. אם הטקסט נכתב ביד, יש צורך לעקוב אחר הדיוק של כתב היד ולנסות לא לעשות כתמים. כל שגיאה מתוקנת חייבת להיות מאושרת על ידי חותמת הארגון ואישור חתימת ראש.
לעתים קרובות מועברים רישומי כוח אדםסוד, מכיוון שהם מכילים מידע אישי המוגן בחוק. רק מעגל מומחים מוגדר בהחלט רשאי לעבוד איתם.
במסמכי שירות כוח האדם נבדלים שני סוגי פקודות:
הם נבדלים באופן בו הם מעוטרים, לפי הסדראישור, חתימה ופרסום. בנוסף, עובדי מחלקת משאבי אנוש עובדים לרוב עם הזמנות אישיות. הם גם מאוחסנים שם, בנפרד ממסמכים אחרים. פקודות כאלה נכללות במסמכים על אנשי הארגון.
לרוב ההזמנות האישיות ישטפסים מאוחדים. הנוחות בעבודה עם טפסים כאלה מרמזת על אחדותם לחברה. עם זאת, השימוש החובה בטפסים סטנדרטיים נקבע רק לגופים ממשלתיים וארגונים תקציביים. חברות בעלות צורת בעלות שונה עשויות שלא לדבוק בכללים אלה.
בין הזמנות אישיות, הדברים הבאים נפוצים ביותר:
כל פקודה על כוח אדם מובאת לידיעת העובד שהוא נוגע לו. אם העובד, מסיבה כלשהי, אינו חותם על המסמך, אזי נערך מעשה בנושא.
כל ההזמנות האישיות חייבות לעבוררישום חובה בכתב עת מיוחד. יחד עם זאת, מוקצה להם מספר המציין כי הם רשומים וכי מעקב אחר ביצועם. יש להגיש עותק של הצו לתיק אישי, המסמך המקורי נשמר בנפרד למשך שנה, ולאחר מכן הוא נשלח לארכיון או נהרס.
בכל ארגון, בהתאם לצורהרכוש ותכונות אחרות, מסמכים שונים ייווצרו על אנשי הארגון. רשימתם צריכה להינתן בהוראות ניהול ניהול רשומות כוח אדם.
לרוב אלה הם:
כל חברה קובעת באופן עצמאי את סוגי מסמכי כוח האדם הנדרשים, כמו גם את אופן יצירתם ואחסונם.
מידע העובד החשוב והמלא ביותרנכנסים לתיק האישי שלו. הרכב המסמכים ופרטי רכישתם נקבעים על ידי כל ארגון באופן עצמאי ויש לקבוע אותם במסמך רגולטורי. אתה יכול להגיש עותקים של מסמכים בסדר קדימה או הפוך, או ליצור אותם בקבוצות.
ניתן לטפל בעניינים אישיים כמו רובםעובדי הארגון, ובלעדית על מנהלים ומומחים מובילים. עם זאת, בפועל, רוב הארגונים מעדיפים להחזיק מערך מסמכים ומידע אחר על כל עובד, ללא קשר לתפקידו ומעמדו.
קטגוריות מסמכים והעתקיהם לאחסון בתיק האישי של העובד:
לכל עובד נוצרת תיקיה נפרדת,שבהם מוגשים המסמכים המפורטים והעתקיהם. קבצים אישיים נשמרים בנפרד ממסמכי כוח אדם אחרים. הם מכילים נתונים אישיים ולכן הם לא צריכים להיות נגישים לאנשים לא מורשים.
כרטיס העובד האישי המאוחד הוא חובה עבור כל החברות, ללא קשר לצורת הבעלות. זהו מסמך בסיסי שנועד לרשום את עובדי הארגון.
הכרטיס האישי מכיל את כל המידע הבסיסי אודותעוֹבֵד. בדרך כלל הוא ממלא ביד, אך מותר להזין את המידע העיקרי בעזרת טכנולוגיה. כרטיס אישי נשמר כל הזמן העובד עובד בארגון. בעת מילוי הקטע מותר להדפיס ולהדביק את הכנס.
בעת מילוי כרטיס אישי, שים לבלקוד קישורים. הם מצוינים מימין לאותן טבלאות, שהמידע בהן מאוחד. המידע בסעיפים אלה חייב להתאים למסווגים ולמסמכי רגולציה אחרים.
כרטיסים אישיים יאוחסנו כראוי בנפרדממסמכים אישיים אחרים, בכספת או בארון מתכת עם מנעול. מסמך זה מכיל מידע אישי והוא כפוף לחשבונאות קפדנית. כאשר עובד פוטר, מתבצעת רישום מקביל, והכרטיס האישי מונפק לאחסון ארכיון.
ספר עבודה הוא מסמך המאשרניסיון בעבודה, ותק ותפקיד עובד. האחזקה שלו היא חובה לכולם. היא מתחילה בתחילת פעילות העבודה ומלווה אדם נוסף עד הפנסיה.
חובה לרכוש טפסים ותוספות ריקותספרי העבודה מוטלים על מחלקת הנהלת החשבונות בארגון. עובדיה שומרים אותם בכספתם ומחלקים אותם למחלקת כוח אדם על פי דרישה. זה נרשם בספר החשבונות המתאים. הממשל לא מומלץ לקבל מהעובדים ריקים ותוספות ריקות של ספרי עבודה ממוצא לא ידוע.
ספר העבודה תמיד מצויר רק ביד.הפתקים עשויים בעט כדורי עם דיו כחול. אם אירעה שגיאה, יש לתקן אותה ולאשר אותה בחתימת הממשל וחותם הארגון. כל המידע שהוזן חייב לציית לחוק ולתקנות.
ספרי עבודה מאוחסנים בנפרד מאחריםמסמכים בכספת. חל איסור למסור אותם לעובדים ואף יותר לצדדים שלישיים. אם עובד הארגון צריך להשיג מידע על הרשומות במסמך זה, אז עותק של כל הדפים נעשה, ואז הם נתפרים, וכל דף מאושר עם חותם. עם הפיטורים, ספר העבודה נמסר לעובד באותו היום.
אחסון נכון של מסמכי כוח אדם- אחת התפקידים העיקריים של עובדי שירותי כוח אדם. המידע הכלול בהם שייך לקטגוריה האישית ואינו כפוף לגילוי. בנוסף, יש לאחסן ולעבד מסמכים כאלה בהתאם לתנאים מיוחדים.
לפני חתימה על חוזה עבודה מהעתידהעובד נדרש לקבל אישור בכתב לעיבוד נתונים אישיים. עותק של מסמך זה מוגש בקובץ אישי או בתיקייה נפרדת.
כל המסמכים הנוגעים לנתונים אישיים חייביםנשאר מבודד מניירות נפוצים. הגישה אליהם מותרת רק למומחי מחלקת כוח אדם ולראש הארגון הראשון. חל איסור מוחלט לחשוף נתונים אישיים של עובדים לצדדים שלישיים וארגונים. יוצאי דופן נעשים על ידי רשויות השיפוט והתביעה, שהגישו בקשה רשמית ומתועדת.
כדי לאחסן מסמכים אישיים, איפורמינוח נפרד של מקרים. תיקיות וקופסאות עם מסמכים מונחות בלוקרים. רצוי לבודד אותם מאור שמש ישיר וטמפרטורות גבוהות. למספר רב של מסמכים, מומלץ להקצות חדר מיוחד.
קבצים אישיים, שאלונים וכרטיסים אישיים נשמרים באחסון תפעולי כל עוד הארגון משתף פעולה עם עובד ספציפי. לאחר הפיטורים, הם נשלחים לאחסון ארכיוני.
פקודות כוח אדם נשמרות למשך שנהלאחר פרסומם. תיאורי התפקיד והנחיות אחרות הינן בלתי מוגבלות עד לביטולן. טבלת האיוש, כמו גם לוח החופשות, מתפרסמים מדי שנה ושמורים במחלקת כוח אדם או במחלקת הנהלת חשבונות במשך שנה נוספת לאחר השלמת הפעולה.
לאחר תום תקופת האחסון התפעולינתוני כוח האדם נשלחים לארכיון מסמכי כוח האדם. זו יכולה להיות מחלקת משנה של ארגון או של צד שלישי, לרוב בבעלות ממשלתית.
רשימת המסמכים הכפופים לאחסון ארכיון לטווח ארוך היא כדלקמן:
מסמכים בארכיון נערכים על ידי עובד במחלקת כוח אדם או מזכירה. אפשר לאחסן קבצים וניירות אחרים לאורך זמן הן בארגון עצמו והן במסגרת הסכם במוסד מתמחה.
מסמכים בתיקייה לאחסון לטווח ארוךנוצרים לפי תאריך, החל מהראשון. יש לעקוב בקפידה אחר בטיחותו הפיזית של הנייר ובמידת הצורך להעתיק ולהעתיק אותו. כל גיליונות המארז ממוספרים ותפורים, ולאחר מכן נערך מלאי.
יש להציב תיקיות מסמכים בקפדנותבסדר. בחדר עצמו יש צורך לשמור על טמפרטורה אופטימלית ולחות נמוכה, וגם להימנע מאור שמש ישיר. יש לנקות את המדפים באופן קבוע מאבק, ויש לטפל בחדרים עם מסמכים ממכרסמים ומזיקים אחרים.
למרות אחסון לטווח ארוך, מסמכיםניתן להשמיד כוח אדם. לפני הליך זה מתקיימת פגישה של ועדה מיוחדת, המחליטה ביחד על גורלם הנוסף של מסמכים אישיים.
ההרס תמיד מתרחש אך ורק בהתאם למלאי, בנוכחות כל חברי הוועדה. זה יכול להיות שריפה, הרס על ידי טחינה, לחיצה ושיטות אחרות.
הרכב המסמכים האישיים הוא רב צדדי ומגוון. עובדי שירותי כוח אדם וניהול ארגונים צריכים לדעת כיצד להכין, לאחסן ולהרוס אותם כראוי.
