תיעוד הוא תיעוד.מידע בהתאם לכללים, כלומר, הנוהל לעיבוד מסמכים בהזמנה מיוחדת. מאחר ותהליך רישום הנתונים יכול להתבצע באמצעים שונים, ניתן למצוא את המסמכים בתרגול הניהול שונים מאוד - כתובים בכתב יד, גרפיקה, טיפוגרפית, צילום ווידאו.
תיעוד פעילויות הניהול הוא הליך מוסדר המעניק לה ערובה לכוח משפטי - האיכות הנמצאת ברשימת החקיקה הנוכחית.
פעילות הניהול בדרך כלל משתמשת במסמכי טקסט שנכתבים ידנית או נוצרים במחשב. לכן, הם קיבלו את השם של תיעוד ניהול.
תיעוד עשוי להשתנות בתפקוד שלהם.תכלית, תוכן, מידת הסודיות וזמינות המידע. גורמי התייחסות מאפשרים לסווג אותו ל בין - ארגוני וחיצוני. הראשון, שאינו מעבר למסגרת של מוסד או ארגון אחד, ומתוחזק בין משתתפיו, נקרא פקיד. השני - תיעוד חיצוני - מתבצע בין ארגונים מסוגים שונים, פקידים בודדים שאינם כפופים ישירות זה לזה.
תיעוד טכני נעשה עםשמירה על הנורמות שנקבעו, אשר עבור כל סוג של מסמכים. עבור כל פעילות ניהולית, זה חשוב במיוחד, כי תיעוד זה רוכש כוח משפטי, המהווה את ההוכחה האמיתית של האותנטיות של המידע הכלול בו.
Документы различаются и по степени подлинности.טיוטות או עותקים של התיעוד הראשי מכילים רק טקסט מסוים, ואינם מכילים כוח משפטי כזה כמו מסמכי מקור. מקורית היא המסמך המכיל את הפרטים ואת הפרטים הנ"ל, המאשר את כוחו ואת האותנטיות.
