활동 유형에 관계없이 모든조직은 사람들과 함께 일합니다. 직원의 법적 등록은 노사 관계의 단계에서 필요합니다. 이러한 경우에 생성된 인사 문서에는 다양한 유형의 문서, 규정 및 개인 데이터가 포함됩니다.
고용주는 올바르게 수행 할뿐만 아니라직원 등록을위한 문서뿐만 아니라 저장을 구성하고 아카이브로 옮기고 필요한 경우 파기합니다. 이러한 모든 조치는 현행법을 준수해야 합니다.
직원 이동의 모든 단계는 관련 문서에 반영되어야 합니다. 직원의 이동을 반영하는 인사 문서에는 다음이 포함됩니다.
HR 및 비서실 직원기업은 법률의 요구 사항에 따라 개인 문서를 작성할 필요성을 기억해야 합니다. 기업 규정에 규정된 규칙은 상위 지침과 모순되어서는 안 됩니다.
개인에 대한 올바른 서류기업의 구성은 해당 지침에 나와 있습니다. 예제와 링크가 포함된 문서에는 직원과 함께 작업을 수정하는 모든 뉘앙스가 표시되어야 합니다. 이 규범적 행위는 조직의 경영진에 의해 발행되고 승인되며 무제한적인 성격을 가집니다.
개인 문서는 다음과 같이 작성할 수 있습니다.전자와 종이. 텍스트를 손으로 쓰는 경우 필기의 정확성을 모니터링하고 오점을 만들지 않아야 합니다. 수정된 오류는 조직의 인감으로 확인하고 책임자의 서명으로 인증해야 합니다.
인사 기록은 종종 휴대법에 의해 보호되는 개인 정보를 포함하고 있기 때문에 비밀입니다. 엄격하게 정의된 전문가 집단만이 그들과 함께 일할 수 있습니다.
인사 서비스 문서에서 두 가지 유형의 주문이 구별됩니다.
순서대로 장식하는 방식이 다릅니다.승인, 서명 및 출판. 또한 HR 부서의 직원은 가장 자주 개인 주문으로 작업합니다. 또한 다른 문서와 별도로 저장됩니다. 이러한 명령은 조직 직원에 대한 문서에 포함되어 있습니다.
대부분의 개인 주문은통일된 형태. 이러한 양식으로 작업하는 편리함은 회사에 대한 통합을 의미합니다. 다만, 정형화된 서식의 의무적 사용은 정부기관 및 예산기관에 한하여 규정되어 있다. 소유권 형식이 다른 기업은 이러한 규칙을 준수하지 않을 수 있습니다.
개인 주문 중에서 다음이 가장 일반적입니다.
직원에 대한 모든 명령은 해당 직원에게 전달됩니다. 어떤 이유로 직원이 문서에 서명하지 않으면 이에 대한 조치가 작성됩니다.
모든 개인 주문은 통과해야 합니다.특별 저널에 의무 등록. 동시에 등록되어 있고 실행이 모니터링됨을 나타내는 번호가 할당됩니다. 주문서 사본은 개인 파일에 보관해야 하며 원본 문서는 1년 동안 별도로 보관된 후 아카이브로 보내지거나 파기됩니다.
각 조직에서 형식에 따라재산 및 기타 기능, 기업 직원에 대한 다양한 문서가 생성됩니다. 그들의 목록은 인사 기록 관리 수행 지침에 나와 있어야 합니다.
가장 자주 :
각 회사는 필요한 유형의 인사 문서와 작성 및 저장 방법을 독립적으로 결정합니다.
가장 중요하고 완전한 직원 정보그의 개인 파일에 입력됩니다. 문서의 구성과 획득의 세부 사항은 각 조직에서 독립적으로 결정하며 규제 문서에 규정되어야 합니다. 정방향 및 역순으로 서류 사본을 제출하거나 그룹으로 구성할 수 있습니다.
개인 업무는 대부분의 경우와 같이 처리할 수 있습니다.조직의 직원, 그리고 독점적으로 관리자 및 주요 전문가. 그러나 실제로 대부분의 조직은 직위와 지위에 관계없이 직원에 대한 일련의 문서 및 기타 정보를 선호합니다.
직원의 개인 파일에 저장하기 위한 문서 범주 및 사본:
직원마다 별도의 폴더가 생성되며,나열된 문서 및 사본이 보관되는 곳. 개인 파일은 다른 인사 문서와 분리하여 보관합니다. 여기에는 개인 데이터가 포함되어 있으므로 권한이 없는 사람이 액세스할 수 없습니다.
통합 개인 사원 카드는 소유 형태에 관계없이 모든 회사에 필수입니다. 조직의 직원을 기록하기 위한 기본 문서입니다.
개인 카드에 대한 모든 기본 정보가 포함되어 있습니다.직원. 일반적으로 손으로 작성하지만 기술의 도움으로 기본 정보를 입력하는 것이 허용됩니다. 개인 카드는 직원이 조직에서 일하는 동안 항상 유지됩니다. 섹션을 작성할 때 삽입물을 인쇄하여 붙여넣을 수 있습니다.
개인카드 작성시 주의사항코드 링크에. 그것들은 통합된 정보인 해당 테이블의 오른쪽에 표시됩니다. 이 섹션의 정보는 분류자 및 기타 규제 문서를 준수해야 합니다.
개인 카드는 따로 따로 보관합니다.다른 개인 문서, 금고 또는 잠금 장치가 있는 금속 캐비닛에 보관하십시오. 이 문서에는 개인 정보가 포함되어 있으며 엄격한 회계 대상입니다. 직원이 해고되면 해당 항목이 작성되고 보관용으로 개인 카드가 발급됩니다.
워크북은 확인하는 문서입니다.근무 경험, 연공서열 및 직원 위치. 유지 관리는 모든 사람에게 의무 사항입니다. 그녀는 노동 활동이 시작될 때 시작하여 은퇴 할 때까지 사람과 함께합니다.
공백 양식 및 삽입물 조달 의무통합 문서는 조직의 회계 부서에 있습니다. 직원들은 그것을 금고에 보관하고 필요에 따라 인사 부서에 제공합니다. 이는 해당 장부에 기록됩니다. 행정부는 직원에게서 출처가 불분명한 통합 문서의 공백 및 공백 삽입물을 수락하지 않는 것이 좋습니다.
워크북은 항상 손으로만 작성합니다.메모는 파란색 잉크가 있는 볼펜으로 작성됩니다. 오류가 발생한 경우 관리자의 서명과 조직의 인장으로 수정하고 확인해야 합니다. 입력된 모든 정보는 법률 및 규정을 준수해야 합니다.
노동 장부는 다른 사람과 별도로 보관됩니다.금고에 있는 문서. 직원 및 제3자에게 제공하는 것은 금지되어 있습니다. 조직의 직원이이 문서의 기록에 대한 정보를 얻어야하는 경우 모든 페이지의 사본을 만든 다음 스티칭하고 각 페이지에 인장을 인증합니다. 해고시 워크북은 당일 직원에게 전달됩니다.
인사 문서의 올바른 보관- 인사 서비스 직원의 주요 임무 중 하나. 여기에 포함된 정보는 개인 범주에 속하며 공개 대상이 아닙니다. 또한 이러한 문서는 특별한 조건에 따라 보관 및 처리되어야 합니다.
미래에서 고용 계약을 체결하기 전에직원은 개인 데이터를 처리하기 위해 서면 허가를 받아야 합니다. 이 문서의 사본은 개인 파일 또는 별도의 폴더에 보관됩니다.
개인 데이터와 관련된 모든 문서는일반 문서와 격리된 상태로 유지됩니다. 그들에 대한 액세스는 인사 부서의 전문가와 조직의 첫 번째 책임자에게만 허용됩니다. 직원의 개인 데이터를 제3자 및 조직에 공개하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다. 공식적으로 문서화된 요청을 한 사법 및 검찰 당국은 예외입니다.
개인 문서를 저장하려면케이스의 별도 명명법. 문서가 있는 폴더와 상자는 로커에 넣습니다. 직사광선과 고온에서 격리하는 것이 좋습니다. 많은 문서의 경우 특별한 방을 할당하는 것이 좋습니다.
개인 파일, 설문지 및 개인 카드는 조직이 특정 직원과 협력하는 한 운영 저장소에 보관됩니다. 해고 후 기록 보관소로 보내집니다.
인사 명령은 1년 동안 유지됩니다.그들의 출판 후. 작업 설명 및 기타 지침은 취소될 때까지 무기한입니다. 직원 테이블과 휴가 일정은 매년 게시되며 작업 완료 후 1년 동안 인사 부서 또는 회계 부서에 저장됩니다.
운영 보관 기간 만료 후인사 데이터는 인사 문서 아카이브로 전송됩니다. 이는 조직 또는 제3자(대부분 정부 소유 조직)의 하위 부문일 수 있습니다.
장기보존서류의 목록은 다음과 같습니다.
아카이브의 문서는 인사 부서 직원 또는 비서가 작성합니다. 조직 자체와 전문 기관의 합의하에 파일 및 기타 서류를 장기간 보관할 수 있습니다.
장기 보관을 위한 폴더의 문서가장 이른 것부터 시작하여 날짜별로 형성됩니다. 종이의 물리적 안전성을 주의 깊게 모니터링하고 필요한 경우 사본을 만들고 인증해야 합니다. 케이스의 모든 시트에 번호가 매겨지고 스티칭된 후 인벤토리가 작성됩니다.
문서 폴더는 엄격하게괜찮아. 방 자체는 최적의 온도와 낮은 습도를 유지하고 직사광선을 피해야 합니다. 랙은 정기적으로 먼지를 청소해야 하며 문서가 있는 방은 설치류 및 기타 해충으로부터 처리해야 합니다.
장기간 보관에도 불구하고 문서인원이 파괴될 수 있습니다. 이 절차 전에 개인 문서의 추가 운명을 집합 적으로 결정하는 특별위원회 회의가 열립니다.
파기는 항상 위원회의 모든 구성원이 있는 곳에서 인벤토리에 따라 엄격하게 수행됩니다. 이것은 소각, 분쇄, 압착 및 기타 방법에 의한 파괴가 될 수 있습니다.
개인 문서의 구성은 다면적이고 다양합니다. 인사 서비스 직원 및 기업 경영진은 적절하게 작성, 저장 및 파괴하는 방법을 알아야합니다.
