Każdy pracownik przed przyjęciem zaproszeniapracodawca dokładnie sprawdza listę wymagań i przypisaną jej odpowiedzialność. Z uwagi na fakt, że współczesne społeczeństwo i styl życia wymagają błyskawicznego podejmowania decyzji przez każdą osobę, nikt szczególnie nie zagłębia się w cel takiej koncepcji, jak obowiązki funkcjonalne. Lista obowiązków własnych pozwala głębiej zagłębić się w zakres ich pracy, a także bardziej sensowne podejście do realizacji zadań.
Każdy lider zatrudnia innegopracownik oczekuje od niego kompetencji, inicjatywy i odpowiedzialności. Ale wiele osób nie do końca rozumie, czego się od nich wymaga. Na przykład obowiązki funkcjonalne marketera, które zostaną przedstawione w formie oficjalnego dokumentu, pomogą nowemu pracownikowi w szybkim wejściu w sprawy i swobodniejszej nawigacji po oczekiwaniach. Dla lidera jest to rozwiązanie wielu problemów związanych z ciągłymi spotkaniami z nowo przybyłym pracownikiem i wyjaśnianiem mu, co powinien już wiedzieć. Opisy stanowisk mogą być również sposobem monitorowania pracy podwładnych.
Na wstępnej odprawie dla każdego specjalistymówią, że musi jasno znać swoje obowiązki i wypełniać je w sposób odpowiedzialny. Ale niestety rzadko ktoś tłumaczy, dlaczego jest to konieczne. Dlatego zaczynają odnosić się do tego formalnie i pogardliwie. W przypadku, gdy pracownik dokładnie zna swoje obowiązki funkcjonalne, nie tylko łatwiej nawiguje w środowisku pracy, ale także ratuje się przed dodatkową pracą, którą szefowie próbują mu powierzyć. Taki specjalista doskonale wie, za co jest płacony i jakie zadania będą wymagały dodatkowego wynagrodzenia.
Obowiązki funkcjonalne muszą być rejestrowane izatwierdzony przez kierownictwo firmy. Opisując je, należy unikać złożonych pojęć, które będą wymagały dodatkowych wyjaśnień, a także zwrotów, które można interpretować na dwa sposoby. Na przykład obowiązki funkcjonalne dyrektora handlowego nie powinny wskazywać na jego wyższość nad innymi pracownikami. Podczas zatrudniania każdy pracownik powinien być zaznajomiony ze swoimi obowiązkami i wyrazić pisemną zgodę na ich pracę. W przypadkach, gdy pracownik nie wypełnia swoich obowiązków funkcjonalnych, pracodawca ma prawo nałożyć grzywnę lub zwolnić pracownika na podstawie artykułu o niezgodności pracownika z zajmowanym stanowiskiem.
Tak sformalizowaneobowiązki funkcjonalne pracownika są zarówno ograniczeniem aktywności, jak i instrumentem zarządzania i kontroli. Przy prawidłowym stosowaniu staje się możliwe zwiększenie wydajności pracy, a także ochrona zarówno pracodawcy, jak i pracownika przed wpływem czynnika ludzkiego na pracę.
