A reunião de negócios é uma das formas de comunicação empresarial, cujo objetivo é a discussão coletiva, a compreensão dos problemas e questões da empresa (organização) e a tomada de decisão adequada.
Os tipos de reuniões de negócios são diferenciados de acordo com o objetivo principal ou tarefas que precisam ser resolvidas: planejamento, motivação, cronograma interno de atividades, controle sobre as atividades dos funcionários, entre outros.
Realizar e preparar uma reunião de negócios tem uma certa tecnologia, aderindo à qual você pode dominar facilmente esta forma de comunicação empresarial.
Etapa 1. Determine o propósito da reunião e a agenda.
Uma reunião de negócios não é apenas uma reuniãofuncionários. Sua meta deve parecer um resultado-objetivo, ou seja, tomar uma decisão específica. Portanto, esse resultado deve ser formulado com antecedência. Quanto mais específica for a formulação da decisão, mais eficiente será a reunião e o resultado será alcançado. No processo de definição de uma meta, o organizador precisa responder à pergunta: Esse problema pode ser resolvido por um funcionário específico na ordem de trabalho atual? É possível substituir a reunião por outra forma de resolver o problema?
A agenda é preparada com antecedência.Os participantes da reunião devem estar familiarizados com a discussão que se seguirá, os materiais necessários para poderem pensar sobre a decisão. Além disso, cada item da agenda deve ter seu próprio objetivo-resultado. Além dos itens da pauta, os participantes da reunião são informados sobre o tempo destinado à discussão de cada item.
Etapa 2. Determinar o tempo e o número de participantes.
Tradicionalmente reuniões de negócios (excetoemergência) são realizadas em um determinado dia da semana à tarde. É necessário definir o círculo de participantes de forma a gerenciar com o mínimo de funcionários. A melhor opção é de 6 a 7 pessoas. Uma solução construtiva para questões e problemas depende da presença apenas das partes interessadas. É melhor confiar a reunião aos colaboradores mais competentes neste tópico.
Etapa 3. Organização do local.
Os organizadores devem antecipar quantopossivelmente a compatibilidade dos participantes da reunião. Isso permitirá que você organize as cadeiras e as pessoas de forma a aumentar a eficácia da comunicação. A informação é percebida melhor e mais rápido se o rosto, os olhos e os gestos do locutor estiverem claramente visíveis.
Etapa 4. Conduzindo uma reunião: duração e programação.
Uma reunião de negócios tem alguns componentes,que afetam diretamente a eficiência da tomada de decisões. Idealmente, a duração não deve exceder 40-45 minutos. Psicologicamente, a mente coletiva não será capaz de trabalhar produtivamente além desse período. Se for necessário dar continuidade à discussão, é recomendável fazer uma pausa de pelo menos 30 minutos, o que aumenta o bem-estar e a atenção.
Uma reunião de negócios deve ter um calendárioperformances. É responsabilidade do presidente monitorar o cumprimento dos regulamentos. No entanto, o respeito pelas regras de todos os participantes da reunião mostra a competência dos colaboradores.
Etapa 5. Ata da reunião.
Elaboração de documento oficial de correçãoas principais etapas da reunião, os nomes dos palestrantes, as propostas e decisões tomadas, um componente necessário de uma reunião de negócios. Com base na ata, o chefe tem o direito de exigir a execução das decisões tomadas.
Etapa 6. Análise da preparação e condução da reunião.
Uma reunião de negócios é considerada bem-sucedida se você puderresponda positivamente às seguintes questões: Quão corretamente foi definido o círculo de participantes da reunião? A disposição dos participantes contribuiu para uma comunicação eficaz? Quão interessados estavam os participantes da reunião nas questões de discussão? O que serviu como estratégias de decisão espontânea? Que contradições surgiram entre objetivos pessoais e coletivos? Qual foi a causa dos conflitos (se houver)? O seu tempo de reunião foi bem aproveitado?
