Журналисты очень ценят участие в tlačové konferencie, pretože poskytujú príležitosť získať najdôležitejšie informácie z prvej ruky. Zúčastňujú sa ich zástupcovia veľkých firiem, ľudia. Je tu príležitosť upozorniť na akýkoľvek problém, zaviesť nový typ služby, rozprávať o úspechoch, ktoré spoločnosť dosiahla. Koniec koncov, tlačová konferencia je ústrednou udalosťou, pri ktorej sa riešia mnohé dôležité otázky a výzvy. Preto je dôležité vedieť, ako správne organizovať akciu.
Крупные организации, заинтересованные в objektívne mediálne pokrytie svojich aktivít, vytvoriť plán pred frekvenciou tlačových konferencií. Okrem toho frekvencia takýchto udalostí hovorí o dôvere v tlači a môže vytvoriť pocit stability. Stredné organizácie musia samy určiť, čo bude pre nich optimálne. Najčastejšie sú novinári pozvaní každý mesiac alebo štvrťročne.
Po premýšľaní nad hlavnou témou udalosti (príbeh osituácia na trhu, prezentácia nových služieb spoločnosti, analýza aktivít za štvrťrok), je potrebné ju stručne formulovať. Malo by to znieť tak, aby upozorňovalo na nadchádzajúcu tlačovú konferenciu.
Je vhodné, aby tlačová konferencia nebolasa zhodoval s okresom, mestom alebo významnými udalosťami, ktoré by mohli odviesť pozornosť od značnej časti novinárov. Najlepší čas na tlačovú konferenciu bude polovica týždňa, najneskôr o štvrtej popoludní. Je tiež nežiaduce, aby sa vaša udalosť zhodovala s podobnou udalosťou, ktorá sa uskutoční na úradoch.
Výber miesta, kde sa chcete držaťtlačové konferencie by mali vychádzať zo schopností organizácie. Izba musí byť nevyhnutne dostatočne priestranná, aby pojala najmenej dvadsať ľudí, na druhej strane by však nemalo byť veľa voľného miesta, aby nevznikal pocit bezvýznamnosti udalosti. Mali by ste venovať pozornosť tomu, či sú v sále mikrofóny, ak je to potrebné, postarať sa o prítomnosť premietacích plátien. Ak sú pozvaní novinári z televízie, musia poskytnúť voľný priestor na umiestnenie televíznych kamier.
Pripraviť a uskutočniť tlačovú konferenciusa konali na vysokej úrovni, je potrebné zostaviť zoznam médií, ktorých zástupcovia sa na podujatí zúčastnia. Dva týždne pred plánovanou konferenciou sa novinárom zasielajú tlačové správy a pozvánky, ktoré obsahujú tému podujatia, meno novinára, dátum a miesto konania. Ak je adresa na málo známej ulici, je lepšie pozvánku vybaviť dopravným diagramom. V predvečer podujatia je potrebné zavolať novinárom, aby sa objasnil počet hostí. Nakoniec môžu zabudnúť na pozvanie alebo nedostať tlačovú správu.
Registrácia účastníkov sa uskutočňuje pred začiatkom konferencie. Neskôr dostane hostiteľ podujatia kompletný zoznam pozvaných novinárov. Konanie tlačovej konferencie vytvorili atmosféru pohostinstva, musíte sa postarať o stoly pre novinárov, na ktorých by mali byť umiestnené názvy médií.
Pre novinárov špeciálneprezentačné balíčky obsahujúce „podklady“, ktoré obsahujú tlačovú správu, zoznam rečníkov na tlačovej konferencii osôb, propagačné a reklamné materiály.
Tlačový tajomník zodpovedný zatlačové konferencie, otvára udalosť, oznamuje jej tému, potom predstavuje ľudí, ktorí sa zúčastňujú tlačovej konferencie. Medzi jeho povinnosti patrí aj monitorovanie predpisov. Hovorca musí byť schopný viesť dialóg. Mal by, keď sa v konverzácii vyskytne problém, vyplniť zobrazenú pauzu.
Na stole, pri ktorom osoby sedia,na tlačovej konferencii je potrebné umiestniť tabuľky s ich menami a pozíciami. Pri udalostiach určených na dlhší čas by ste mali poskytnúť prestávku na prestávku na kávu, návštevu toalety a fajčenia.
