Заключение любой сделки требует документального Potvrdenie. Okrem vypracovávania potrebných dokumentov sa často vyžaduje aj prevod úradných listín od jednej fyzickej osoby alebo právnickej osoby k druhej. Takýto prevod je právnym postupom a vyžaduje si potrebnú písomnú registráciu. Dokumentárny dôkaz o udalosti je prevodom dokumentov vyhotovených v určitej forme a podpísaných všetkými účastníkmi.
Takýto akt je právne odôvodnený iba pod podmienkouvypracovanie v súlade s pravidlami kancelárskej práce a prítomnosť všetkých potrebných podpisov. Neexistuje jednotná banka ani jednotná forma pre všetky prípady, pretože situácie vyžadujúce prenos dokumentov sú veľmi rozdielne. Forma tohto dokumentu je preto v každej konkrétnej situácii iná.
Vo všeobecnosti sa dokument skladá z troch dokumentovpožadované diely. Prvá časť, bezprostredne za názvom „Akt o prijatí a odovzdaní dokumentov“ (vzorka sa spravidla líši pre každý druh dokumentov), dátum a miesto vyhotovenia, obsahuje podrobnosti o odosielajúcej a prijímajúcej strane. Pre jednotlivcov je to celé meno a údaje z pasu, pre organizácie - celé meno a údaje zástupcov. Ak sa dokumenty prenášajú medzi rôznymi divíziami tej istej organizácie, musíte uviesť názvy štruktúrnych divízií (vysielanie a prijímanie), ako aj mená zástupcov.
V druhej časti obsahuje akt o prevode skutočnýzoznam dokladov, ktoré sa majú preniesť, s uvedením sériových čísel a registračných údajov uvedených v účtovných dokumentoch. Najvýhodnejšie je usporiadať takýto zoznam vo forme tabuľky.
Posledná časť aktu by mala naznačovaťpočet kópií vyhotovených a podpísaných stranami. Pre zástupcov organizácií je potrebné vedľa podpisu uviesť pozície a poskytnúť prepis podpisov. Zákon musí byť tiež potvrdený pečaťou organizácie.
V prípade odovzdania obzvlášť dôležitých dokumentov zákprevod je zostavený osobitnou komisiou vytvorenou na príkaz vedúceho. V takom prípade sú podpisy, mená a funkcie všetkých členov komisie povinné.
Spätný prenos dokumentov je možný iba na základe osobitnej žiadosti ustanoveného formulára so zoznamom prenesených dokumentov. Ak dôjde k strate niektorých dokumentov, malo by sa to prejaviť aj v žiadosti.
V akých prípadoch by mal byť akt vypracovanýprenos? V rámci personálneho pracovného toku sa prenos dokumentov z jedného zamestnanca na druhého uskutočňuje v prípadoch odchodu na dovolenku, výpovede alebo preloženia na iné oddelenie. Tento zákon sa navyše vypracuje, keď sa dokumenty uložia do archívu na účely uloženia alebo keď sa zničia. Všetky potrebné informácie o pohybe dokumentov sa odrážajú v špeciálnom časopise alebo priečinku. Akt prenosu a prijatia dokumentov musí obsahovať ich úplný zoznam bez ohľadu na počet listov alebo zväzkov.
Za právne gramotné a správnepersonálneho servisu organizácie musí mať zoznam potrebných regulačných dokumentov. Medzi povinné dokumenty personálnej služby patrí mzdové podmienky, interné predpisy, pracovná zmluva, tabuľka personálneho obsadenia, objednávky personálu, rozvrhy dovoleniek, osobné preukazy zamestnancov a ich pracovné knihy, žiadosti zamestnancov o dovolenku a prepustenie a množstvo iných.
Obzvlášť zodpovedný proces - príjem a prenospracovné knihy, v prípade ktorých je reštaurátorský proces spojený so značnými ťažkosťami. Najdôležitejším dokumentom je tiež kniha pracovných záznamov, ktorá obsahuje podpisy zamestnancov aj prepustených. Odporúča sa, aby sa prenos pracovných kníh uskutočňoval vo forme samostatnej prílohy k aktu, v ktorej bude uvedený rad a číslo každej knihy, vrátane neprevzatých.
V niektorých prípadoch sa poskytuje prenos kópií dokumentov, týka sa to hlavne tajných alebo titulných dokumentov alebo dokumentov s prísnou zodpovednosťou.
V prípade straty určitých dokumentov aAk dôjde k sporom v tejto veci, je aktom prijatia a odovzdania hlavný právny základ riešenia sporov. Preto je jeho správny dizajn taký dôležitý, je lepšie, ak ho vykonáva špecialista so skúsenosťami s prácou s dokumentmi.
