Organizácia práce s personálnymi dokumentmimá osobitný vplyv na kvalitu riadiaceho aparátu, ako aj na formovanie a kultúru zamestnancov. Čím profesionálnejšia je práca, tým úspešnejšia je činnosť podniku ako celku.
Interný pracovný tok každého podnikuzahŕňa rôzne činnosti týkajúce sa prípravy, údržby, vypĺňania, kopírovania, prenosu obchodných informácií. Ako ukazuje prax, asi sedemdesiat percent všetkých zamestnancov trávi práve týmito udalosťami. Malo by sa povedať, že organizácia práce s dokumentmi je čoraz dôležitejšia. Dnes je táto činnosť považovaná za jeden z hlavných faktorov konkurencieschopnosti moderného podniku.
Organizácia práce s dokumentmi zahŕňaosobitný prístup k prijatým a spracovaným obchodným údajom, koordinácia procesov tvorby a zmeny v šírení informácií. Správna organizácia práce s dokumentmi skracuje čas vyhľadávania, zvyšuje presnosť, aktuálnosť údajov a eliminuje redundanciu.
Na základe dlhoročnej praxe sa vyvinuli tri hlavné typy práce s dokumentáciou: zmiešaná, decentralizovaná a centralizovaná.
Druhá forma zahŕňa koncentráciurôzne dostupné štruktúrovacie operácie, za ktoré zodpovedá výlučne podnik. Takáto jednotka môže byť všeobecné alebo personálne oddelenie, kancelária atď. Dokumentáciu môže vykonať jedna osoba, ktorá je tajomníkom. V každom prípade bude zodpovednosť jednotky alebo jedného zamestnanca zahŕňať vykonávanie celého cyklu opatrení na spracovanie dokumentácie od okamihu jej prijatia až po presun na archívne oddelenie. Tieto udalosti zahŕňajú príjem, spracovanie obchodných informácií, registráciu, uloženie, kontrolu vykonávania, odosielanie, referenčné a informačné operácie, systematizáciu pred ich prenosom do archívu.
Centralizovaná organizácia práce s dokumentmipovažovaný za najracionálnejší av tomto ohľade výhodnejší. Platí to najmä v malých podnikoch. Pri použití tejto metódy systematizácie dokumentácie sa výrazne znížia náklady na činnosti spojené so spracovaním informácií. Okrem toho sa výrazne zlepšila organizácia práce zamestnancov. Pri tejto forme správy dokumentov funguje kancelárske vybavenie najúčinnejšie a jednota sa dosahuje v metodických a riadiacich činnostiach súvisiacich so spracovaním dokumentácie.
Opačný centralizovaný systém jedecentralizovaný systém. V tomto prípade sa pre každú jednotku vytvorí jej vlastná dokumentačná služba. V týchto jednotkách sa všetky operácie vykonávajú autonómne. Decentralizovaný systém je charakteristickejší pre tie inštitúcie a organizácie, ktoré sa líšia v územne rozdelenom aparáte. Okrem toho je tento systém práce vhodný aj pre tie podniky, v ktorých sa dokumentácia v niektorých špecifikách líši (napríklad je potrebné zabezpečiť ochranu informácií).
Najbežnejšia medzitým formaje zmiešaný systém. V tomto prípade sa určitá časť všetkých operácií (zvyčajne príjem a spracovanie dokumentov odoslaných a prijatých, uloženie, replikácia) vykonáva v centrálnej jednotke. Štrukturálne oddelenia podniku zároveň vykonávajú činnosti týkajúce sa tlače (tvorby), systematizácie, skladovania a prípravy na archiváciu.
Výber tejto alebo tej schémy práce s dokumentáciou sa vykonáva v súlade so štruktúrou samotného podniku.
