Každá organizácia, bez ohľadu na jej veľkosť,v procese vykonávania činností takmer akéhokoľvek druhu čelí potrebe použiť hotovosť. A ak sa spravidla používajú bezhotovostné platby na úhradu potrebných materiálov alebo objednaných služieb, potom sa s platbou za cestovné a iné výdavky zaplatia. Na tento účel sa v podniku vytvára registračná pokladnica a transakcie v registračnej pokladnici sa musia viesť v súlade s legislatívnymi aktmi a regulačnými dokumentmi.
Organizácia kontroly hotovostivykonáva účtovné oddelenie, zatiaľ čo jeho úsilie je zamerané na posilnenie platobnej disciplíny, ako aj na zabezpečenie riadneho využívania a rozdelenia finančných zdrojov. Z účtovníctva hotovostných transakcií vyplýva správna, úplná a včasná dokumentácia, ako aj zákonnosť hotovostných transakcií.
Syntetické a hĺbkovéanalytické účtovníctvo hotovostných transakcií a peňažných dokladov zahŕňa vedenie príslušných účtov. Napríklad určité číslo účtu 50 (v účtovej osnove sa nazýva „Pokladník“) odráža zostatok, prijatie a vydanie všetkých hotovostných a hotovostných dokladov týkajúcich sa celého všeobecného pokladníka podniku. Ak je to potrebné, otvorí sa podúčet s číslom 50-1 s názvom „Organizačná pokladňa“ a pre každú menu sa musí otvoriť samostatný účet.
Účet 50-2 (názov je „Prevádzková pokladňa“) je potrebný, ak organizácia presúva finančné prostriedky v pokladniach prevádzok, tovarových kanceláriách a zastávkach.
Číslo podúčtu 50-3, ďalej len „Hotovosťdokumenty “, odráža poštové známky v pokladni, plne zaplatené letenky, zmenky, ako aj štátne kolky vo výške skutočných (skutočných) nákladov vynaložených na ich získanie. Analýza v tomto prípade zahŕňa účtovanie peňažných dokladov podľa typu.
Všetky prevádzkové organizácie, ktoré potrebujúhotovosť sa zvyčajne prijíma v pokladni z ich bežných účtov. Vyžaduje si to ďalší doklad zavedeného formulára - pokladničný doklad. Servisná banka vydáva takéto šeky organizáciám vo forme kníh obsahujúcich 25 alebo 50 šekov.
Pokladničné príkazy majú svoj vlastný príkaz na plnenie,upravené príslušnými regulačnými dokumentmi. Zároveň je možné tieto dokumenty vykonať ručne aj pomocou počítača.
Pokladnica je druh evidencie.V ňom sú hotovostné transakcie zaznamenávané v chronologickom poradí a správnosť konania kontroluje hlavný účtovník. Organizácia môže mať iba jednu takúto knihu a musí byť jasne očíslovaná, starostlivo priviazaná a bez pečate zapečatená. Čistenie a opravy v dokumentoch, ktoré poskytujú účtovný proces, nie sú povolené. Vo výnimočných prípadoch musia byť vykonané opravy potvrdené podpisom pokladníka a samozrejme hlavným účtovníkom.
Navrhovanie hotovostných dokladov môžeTíto zamestnanci podniku: hlavný účtovník, účtovník alebo akákoľvek iná osoba určená vedúcim po dohode s hlavným účtovníkom, čo by sa malo odraziť v príslušnom administratívnom dokumente. V prípadoch, keď z nejakého dôvodu (malá spoločnosť) neexistuje účtovníctvo alebo hlavný účtovník, pripravuje hotovostné doklady sám vedúci. Základom pre prípravu hotovostných dokladov sú rôzne doklady: mzdy a vyrovnania a mzdy, šeky, výpisy, zmenky.
Pre bežné fungovanie podnikunevyhnutnou podmienkou je jasná kontrola všetkých oblastí činnosti. Preto si účtovanie hotovostných transakcií vyžaduje osobitnú pozornosť a systematizáciu. Správna dokumentácia a uchovávanie finančných prostriedkov a peňažných dokladov zase zaručujú uspokojenie všetkých naliehavých potrieb podniku súvisiacich s hotovosťou.
