Stanovuje sa účinnosť riadeniadosiahnutím cieľa musí manažér vo všetkých fázach smerovania k výsledku vykonávať kontrolu a dohľad nad procesom, zdrojmi a situáciou. Kontrola je jedným z najdôležitejších funkčných úloh manažéra.
Správa je nevyhnutná, aby bolo možné efektívneorganizovať činnosti, racionálne využívať zdroje a dosahovať stanovené ciele. Manažment tradične rozlišuje päť základných funkcií: plánovanie, organizáciu, motiváciu, kontrolu a koordináciu. Každá z nich má svoje špecifiká a význam. Kontrola, súčasná alebo strategická, je teda dôležitou činnosťou manažéra pri porovnávaní výsledkov práce s plánom vo všetkých fázach výrobného procesu, kontrole súladu výsledkov s normami a normami, ako aj pri eliminácii vznikajúcich odchýlok.
Dôležitosť kontroly sa vysvetľuje potrebouodstrániť neistotu o stave veci v spoločnosti a priebehu výrobného procesu. Kontrola je tiež nevyhnutným predpokladom úspešnej činnosti. Umožňuje vám zhodnotiť situáciu a zabrániť vzniku kríz. Kontrola a dohľad sú nevyhnutné, môžu však mať rôzne formy a plniť rôzne funkcie. V závislosti od štýlu vedenia v organizácii môže byť kontrola sústredená v rukách jedného manažéra, zvyčajne najvyššieho manažmentu, alebo môže byť delegovaná na niekoľkých zamestnancov.
Kontrola je nepríjemným momentom pre manažéra aj umelca, ale je nevyhnutná. V riadení je zvykom hovoriť o niekoľkých hlavných riadiacich funkciách:
- Hodnotenie životného prostredia, externé a interné.V priebehu kontroly manažér zhromažďuje informácie a odstraňuje neistotu v porozumení súčasného procesu. Vykonávanie kontroly vám umožňuje odhaliť negatívne alebo ohrozujúce faktory vo vonkajšom a vnútornom prostredí a nájsť príležitosti na ich elimináciu alebo ich zohľadniť pri výkone činností.
- Reakcia na odchýlky.Manažér kontroluje, aby si bol vedomý všetkých podrobností výrobného procesu a aby mal čas reagovať na zmeny a odchýlky. Ovládanie vám umožňuje včas zaznamenať chyby a hrozby a rýchlo znovu vytvoriť výrobný proces.
- Pridelenie zdrojov.Taktická a technická kontrola umožňuje najracionálnejšie využiť dostupné peniaze, vybavenie a nájsť správne miesto pre kompetencie zamestnancov. Kontrola zároveň umožňuje identifikovať rezervy a produktívne ich využívať.
- Udržiavanie spätnej väzby.Interaktívna funkcia riadenia spočíva v tom, že v priebehu jeho implementácie sa ustanovuje interakcia medzi všetkými prvkami systému, medzi manažérom a umelcom.
- Posúdenie výkonnosti zamestnancov.Pre kvalifikovanú motiváciu zamestnancov a efektívne zaplatenie ich práce je potrebné vybudovať prehľadný systém hodnotenia, v ktorom manažérovi pomáha kontrola vo všetkých fázach výroby.
Zložitosť procesu dohľadu vedie k niekoľkým kvalifikáciám dohľadu.
Podľa frekvencie postupov sa rozlišujú tieto:
- Predbežná kontrola.Už pred začiatkom práce by sa mali podniknúť kroky na sledovanie a hodnotenie kľúčových zdrojov: materiál, človek, výroba. Jeho účelom je zabrániť možnému negatívnemu následku konania výkonných umelcov. Umožňuje vám vykonať úpravy plánu ešte predtým, ako sa začne implementovať, a skôr ako sa urobia chyby.
- Riadenie prúdu.Vykonáva sa pri výkone práce, jej účelom je identifikovať v štádiu výskytu a predchádzať chybám a odchýlkam. Jeho cieľom je sledovať súlad s normami a normami. Súčasná kontrola vyžaduje neustály tok informácií a rýchlu opravu chýb.
- Záverečná kontrola.Uskutočňuje sa vo fáze sumarizácie a hodnotenia dosiahnutia výsledkov. Hlavným účelom tohto typu kontroly je zabrániť podobným chybám v budúcnosti. Údaje získané v tejto etape sa stávajú základom pre tvorbu nových plánov.
Na základe frekvenciekontrolné činnosti rozlišujú strategickú, taktickú a operačnú kontrolu. Podľa funkčnej príslušnosti odborníci nazývajú finančné, výrobné, marketingové a personálne typy kontroly. Je tiež možné rozlíšiť vonkajšie a vnútorné typy kontroly na základe smeru konania.
Najdôležitejší nástroj na vykonávanie plánovpodniky majú strategickú a taktickú kontrolu. Úlohou týchto typov riadiacich činností je sledovať presnosť plánov a prijatých opatrení. Strategická kontrola je systematická kontrola dodržiavania globálnych cieľov, strategických programov a opatrení. Ciele tohto typu činnosti sú: stanovenie vernosti zvolených dlhodobých cieľov a správny spôsob ich dosiahnutia, identifikácia potenciálnych príležitostí pre spoločnosť. Taktická kontrola je spojená s kontrolou dosiahnutia krátkodobých, okamžitých cieľov. Jeho nástrojom je technická kontrola, ktorá je zameraná na identifikáciu prísnosti súladu výrobného procesu s predpismi, normami a predpismi.
Celý proces riadenia je preniknutý fázamikontrola. Existuje tradícia stupňovitej klasifikácie, v tomto prípade rozlišujú: predbežnú, súčasnú a konečnú kontrolu. Každý z nich vykonáva svoje vlastné funkcie a vyznačuje sa osobitými vlastnosťami. Začiatok práce predchádza predbežnej kontrole, ktorá je neoddeliteľnou súčasťou plánovania. Jeho účelom je vytvoriť podmienky pre efektívne naštartovanie výroby. V tejto fáze sa hodnotí pripravenosť a spôsobilosť personálu, dostupnosť potrebných zdrojov a dokumentácia činnosti.
Súčasná kontrola, na rozdiel od predbežnej,doba tečenia sa zhoduje s fázami výroby. Jeho hlavnou funkciou je vylepšiť pracovný tok. Manažér neustále sleduje súlad všetkých výrobných operácií a akcií umelcov so schválenými plánmi a normami. Niekedy sa táto etapa nazýva aj „medzikontrola“, ktorá zdôrazňuje jej hlavnú vlastnosť - identifikáciu nedostatkov a odchýlok na ceste k cieľu. Vzťahuje sa na hodnotenie riešenia súčasných aj strategických cieľov. Konečná alebo konečná kontrola je obzvlášť dôležitá. Svojimi úlohami a priebehom sa výrazne líši od ostatných etáp.
Konečná fáza výrobného procesuspojené s riešením viacerých dôležitých problémov. Ide o identifikáciu stupňa súladu s cieľmi a výsledkami, hodnotenie práce personálu, zostavenie zoznamu nesprávnych výpočtov a chýb s cieľom začať na ich základe novú etapu plánovania. Konečná kontrola by sa mala vykonávať podľa stanovených kritérií, aby výkonní umelci pochopili, ako sa kontroluje ich práca a aký to bude mať vplyv na ich odmeňovanie. Tento typ dohľadu je spojený s hodnotením využívania zdrojov, určovaním efektívnosti stratégií a taktík a s hodnotením správnosti predtým prijatých rozhodnutí. Výsledky tejto etapy sú mimoriadne dôležité pre budúcnosť organizácie, pretože pri jej tvorbe je možné vyhnúť sa chybám pri vytváraní plánov do budúcnosti.
Kontrola, aktuálna a konečná, sa vykonáva podľa rovnakého algoritmu.
V prvej fáze sa potom zhromažďujú informáciepre každú operáciu a proces sú formulované hodnotiace kritériá, potom sú stanovené ciele a metódy kontroly. Toto je prípravná fáza. Ďalej kontrola vstupuje do fázy skutočného hodnotenia procesu a opatrení. Poslednou fázou je analýza získaných informácií a formulácia záverov, ktorá je synonymom konečnej kontroly. Výsledkom všetkých týchto krokov by malo byť rozhodnutie manažmentu.
Vedúci vykonávajúci kontrolu, súčasný, strategický alebo konečný, si musí pamätať základné princípy jeho vykonávania. Tie obsahujú:
- Včasnosť.Medzi kontrolnými postupmi by mal byť určitý čas, nemal by byť príliš častý, aby zamestnanec nemal pocit, že mu nie je dôveryhodná. Nemalo by sa to však robiť príliš zriedka, aby zamestnanec nemal dojem nekontrolovateľnosti.
- Flexibilita. Musí sa prispôsobiť súčasným podmienkam.
- Ziskovosť. Jeho účelom je šetriť zdroje, takže by sám osebe nemal vyžadovať veľké investície.
