MS Access je relačný systém správy databáz typu klient-server (DBMS) od spoločnosti Microsoft. Vzťahový znamená, že je založený na tabuľkách. Zvážme tento systém podrobnejšie.
Čo je to relačná databáza?
Relačná databáza pozostáva z mnohých tabuliek, medzi ktorými sú vytvárané vzťahy alebo odkazy. DBMS je wrapper, ktorý vám umožňuje vytvárať a používať databázy MS Access.
Uvažujme o výhodách a nevýhodách tohto systému DBMS.
Výhody Microsorf Access DBMS
- Jednoduché a intuitívne rozhranie. S týmto DBMS môžete začať pracovať bez akýchkoľvek špeciálnych schopností. Začiatočníkom pomáha aj množstvo referenčných príručiek, online a offline kurzov.
- MS Access DBMS je dobre známy a veľmi obľúbený vstolné počítače. To znamená, že môžete kedykoľvek požiadať o pomoc priateľa, ktorý už dlhšie používa tento DBMS, požiadať o radu, ako aj o spoluprácu v sieti s rovnakou databázou.
- Takmer neobmedzené možnosti vývozuÚdaje: údaje z tabuliek je možné preniesť do programu Excel, Word, exportovať do formátu XML, publikovať do formátu PDF jediným kliknutím myši, nehovoriac o tom, že vybrané objekty môžete ľahko preniesť do inej databázy.
- Nízka cena. Ak si zakúpite program MS Access ako súčasť celého balíka balíka Microsoft Office, bude cena v porovnaní s ostatnými platenými systémami DBMS veľmi lákavá.
- Široká škála návrhárov pre vytváranie formulárov, správ a dotazov, pomocou ktorých môžete filtrovať údaje a zobrazovať ich v pohodlnej forme.
- Rozsiahle možnosti importu údajov:ak máte tabuľkové údaje vytvorené pomocou programu MS Word alebo MS Excel, môžete ich jednoducho preniesť do svojej databázy pomocou sprievodcu. Import je možné vykonať aj z jednoduchého textového dokumentu, z dokumentu XML, ako aj z databázových súborov vytvorených v iných databázových systémoch (napríklad dBASE, PARADOX).
- Schopnosť vytvoriť heslo vo svojej databáze.
- Vstavaný jazyk VBA na vysokej úrovni.
- Možnosť záznamu makier.
- Editor SQL.
Pre programátorov je tu ešte jednavýznamné plus: jadro Access JET 4 je zabudované do operačných systémov Microsoft počnúc Windows-98. To znamená, že vyvinutú aplikáciu, ktorá pri svojej práci využíva databázu vytvorenú v Accesse, je možné ľahko preniesť na akýkoľvek počítač so systémom Windows. Bude to fungovať bez potreby inštalácie samotného systému DBMS. V extrémnych prípadoch si musíte nainštalovať iba RUNTIME - verziu, ktorú si môžete úplne zadarmo stiahnuť z webovej stránky spoločnosti Microsoft.
Ako vidíte, výhody MS Access DBMS sú zrejmé. Ale všetky plusy sa môžu prekrývať s dosť výraznými mínusmi. Zvážme ich.
Nevýhody programu Microsoft Access DBMS
- MS Access patrí k súborovému serveru DBMS.To znamená, že všetko spracovanie údajov prebieha priamo v počítači klienta, v používateľovi. Strana servera načítava iba údaje a prenáša ich na požiadanie. To vedie k skutočnosti, že v miestnej sieti prúdia veľké toky údajov a pri veľkom počte používateľov pracujúcich s databázou môže dôjsť k preťaženiu siete. Klasická architektúra súborového servera vždy znamená zlý výkon pri veľkom počte používateľov. V programe MS Access 2010 je tento problém čiastočne vyriešený.
- Nedostatok spoľahlivých nástrojov na ochranu údajov. V zásade sa používa iba heslo k databáze a heslo používateľa. Pre skúseného technika nie je ťažké takúto ochranu odstrániť.
- Režim viacerých používateľov je možný iba v sieti typu peer-to-peer alebo v sieti so súborovým serverom.
- Vývoj vlastného rozhrania si vyžaduje zapojenie programátorov.
- Editor dotazov SQL je primitívny a jeho použitie je nepohodlné.
- Tento systém DBMS nie je zadarmo.
- MS Access je šitý na mieru pre operačné systémyWindows. Ak sa chcete pokúsiť použiť údaje vytvorené v tomto systéme DBMS v iných operačných systémoch (napríklad LINUX), budete sa musieť poriadne zaoberať. Je jednoduchšie preniesť údaje do iného systému DBMS.
Potom, čo sme preskúmali klady a zápory MS Access, pričom ako príklad uvedieme verziu z roku 2007, dáme malé pokyny k možnostiam tohto systému DBMS.
Vytváranie tabuliek
Nie je nič jednoduchšie ako vytvorenie novej tabuľky pomocou MS Access 2007:
- Po otvorení databázy prejdite na kartu „Vytvoriť“.
- Kliknite na ikonu „Tabuľka“, je prvá vľavo.
- Pred nami je vizuálne znázornenie tabuľky so štandardným názvom „Tabuľka 1“ a automaticky sa zvyšujúcim poľom „Kód“.
- Môžete začať zadávať údaje do druhého stĺpca.Po zadaní riadku musíte stlačiť kláves Enter. Stĺpec sa automaticky premenuje na „Pole 1“, pole „Kód“ nadobudne hodnotu jedného a zadanie údajov v ďalšom riadku bude k dispozícii.
- Ak chcete stĺpec premenovať, stačí naň dvakrát kliknúť. Je vhodné uviesť názvy stĺpcov bez medzier!
- Nástroj na tvorbu tabuliek v programe Access 2007 je veľmi inteligentný.Hneď ako do poľa v prvom riadku novej tabuľky zadáte hodnotu typu „Dátum“, automaticky sa zobrazí výzva na použitie kalendára v ďalšom riadku toho istého stĺpca.
- Na dokončenie vytvorenia tabuľky ju musíte uložiť kliknutím na príslušnú ikonu alebo kombináciu klávesov CTRL + S.
Pre mnohých používateľov je prepnutie do režimu pohodlnejšie„Konštruktor“ pre vizuálnu prácu s poľami tabuľky, pretože v tomto režime môžete nastaviť typy polí, obmedzenia hodnôt. Do tohto režimu sa môžete prepnúť kedykoľvek pri práci s tabuľkou, stačí kliknúť na príslušné tlačidlo na paneli.
Podávanie žiadostí
Uvažujme, ako vytvoriť dotazy v MS Access. Vytvorme jednoduchý dotaz vo verzii 2007 v návrhovom režime:
- Na paneli s ponukami na karte Vytvoriť vyberte tlačidlo Návrh dotazu.
- Okno na výber tabuliek sa okamžite zobrazí pred vami.Kliknite na každú tabuľku, z ktorej chcete vybrať údaje. Malo by sa pamätať na to, že výber môžete urobiť, iba ak je možné pomocou poľa logicky navzájom prepojiť niekoľko tabuliek.
- Ak máte vybratých niekoľko tabuliek, musíte medzi nimi vytvoriť spojenie tak, že pomocou myši potiahnete čiaru z jedného poľa jednej tabuľky do prepojeného poľa inej.
- Teraz dvakrát kliknite na polia z každej tabuľky, ktoré chcete zobraziť ako výsledok.
- Na paneli s ponukami na karte Dizajn kliknite na veľký výkričník. Výsledok vášho výberu sa zobrazí pred vami v tabuľkovej forme.
Toto je najobecnejší vzorec na vytváranie dotazov. V prípade zložitejších otázok si prečítajte pomoc s programom alebo použite špeciálne návody.
Niekedy aj začínajúci používateľ chce prezentovať svoje údaje v zaujímavejšom formáte ako jednoduchá tabuľka. Potom mu pomôže nástroj MS Access - „Formuláre“.
Sprievodca formulárom
Ako príklad si ukážeme program Access 2007, pozrime sa, ako používať Sprievodcu formulárom:
- Na karte Vytvoriť v podsekcii Formuláre prejdite na Sprievodcu formulárom pomocou ďalších formulárov.
- Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte tabuľku alebo dotaz, podľa ktorého chcete vygenerovať vizuálny formulár.
- Pomocou tlačidiel „>“ a „>>“ presuňte požadované stĺpce z bloku „Dostupné polia“ do bloku „Vybraté polia“ jeden po druhom alebo všetky naraz. Prejdite na tlačidlo „Ďalej“.
- Prepínačom vyberte vzhľad formulára.
- Ďalej vyberte štýl formulára a môžete kliknúť na tlačidlo „Dokončiť“. Tu sú údaje vašej tabuľky alebo dopytu v zaujímavom formáte.
Ak chcete vytvoriť zložitejšie formy, musíte použiť vhodný konštruktor.
Po prečítaní týchto pokynov môžeme dospieť k záveruže MS Access je dobrá vlastnosť za nízku cenu. Jasné rozhranie, prevalencia, vstavané pomocné konštruktory a sprievodcovia - to všetko uľahčuje návrh a prácu s databázou.
