Obchodné stretnutie je jednou z foriem obchodnej komunikácie, ktorej účelom je kolektívna diskusia, pochopenie problémov a problémov podniku (organizácie) a prijatie vhodného rozhodnutia.
Druhy obchodných stretnutí sa vyznačujú hlavným cieľom alebo úlohami, ktoré je potrebné vyriešiť: plánovaním, motiváciou, vnútornými rutinami, kontrolou činností zamestnancov a ostatnými.
Organizovanie a príprava obchodného rokovania má určitú technológiu, podľa ktorej môžete ľahko zvládnuť túto formu obchodnej komunikácie.
Krok 1. Určenie účelu stretnutia a programu.
Obchodné stretnutie nie je iba stretnutiezamestnanca. Jeho cieľ by mal vyzerať ako cieľ, teda prijatie konkrétneho rozhodnutia. Preto musí byť tento výsledok formulovaný vopred. Čím presnejšie je znenie rozhodnutia, tým efektívnejšie bude stretnutie a bude dosiahnutý výsledok. Pri určovaní cieľa musí organizátor odpovedať na otázku: Môže tento problém vyriešiť konkrétny zamestnanec v aktuálnom pracovnom poriadku? Je možné stretnutie nahradiť inou formou riešenia problému?
Program rokovania je pripravený vopred.Účastníci stretnutia by mali byť oboznámení s nadchádzajúcou diskusiou, potrebnými materiálmi, aby sa mohli rozhodnúť o rozhodnutí. Každý bod programu by mal mať navyše svoj vlastný cieľ. Okrem otázok na programe sú účastníci stretnutia informovaní o časovom limite vyhradenom na diskusiu o každej otázke.
Krok 2. Určenie času a počtu účastníkov.
Tradične obchodné rokovania (okremnúdzové) sa konajú v konkrétny deň v týždni popoludní. Je potrebné určiť okruh účastníkov takým spôsobom, aby bolo možné riadiť minimálny počet zamestnancov. Najlepšie je 6-7 osôb. Konštruktívne riešenie problémov a problémov závisí od prítomnosti iba zainteresovaných strán. Je lepšie zveriť usporiadanie zasadnutia tým zamestnancom, ktorí sú pre túto tému najvhodnejší.
Krok 3. Organizácia miesta konania.
Organizátori musia predpovedať, akomožno kompatibilita účastníkov stretnutia. To umožní usporiadať stoličky a sedadlá s cieľom zvýšiť efektívnosť komunikácie. Informácie sú vnímané lepšie a rýchlejšie, ak sú jasne viditeľné tváre, oči, gestá rečníka.
Krok 4. Usporiadanie schôdzky: trvanie a rozvrh.
Obchodné stretnutie má niektoré komponenty,ktoré priamo ovplyvňujú efektívnosť rozhodovania. Doba trvania by nemala optimálne prekročiť 40 - 45 minút. Z psychologického hľadiska nebude kolektívna myseľ po tomto čase schopná produktívne pracovať. Ak je potrebné v diskusii pokračovať, odporúča sa prestávka v trvaní najmenej 30 minút, čo zvyšuje pocit pohody a pozornosti.
Obchodné rokovania musia mať časové limitypredstavenie. Za dodržiavanie predpisov zodpovedá predseda. Dodržiavanie predpisov všetkých účastníkov stretnutia však ukazuje spôsobilosť zamestnancov.
Krok 5. Zápisnica zo schôdze.
Vypracovanie úradného dokladuhlavné etapy stretnutia, mená rečníkov, návrhy a rozhodnutia, ktoré sú nevyhnutnou súčasťou obchodného rokovania. Na základe protokolu má vedúci právo požadovať vykonanie prijatých rozhodnutí.
Krok 6. Analýza prípravy a priebehu stretnutia.
Ak je to možné, obchodné stretnutie sa považuje za úspešnékladne odpovedajte na otázky: Aký je správne definovaný okruh účastníkov stretnutia? Prispelo umiestnenie účastníkov k efektívnosti komunikácie? Aký bol záujem účastníkov diskusie? Čo slúžilo ako stratégie spontánneho rozhodovania? Aké protirečenie medzi osobnými a kolektívnymi cieľmi sa objavilo? Čo spôsobilo konflikty, ktoré sa vyskytli (ak k nim došlo)? Strávil sa čas stretnutia efektívne?
