У скоро свакој, па и најмањој, канцеларијиу овом тренутку је инсталирана тако неопходна машина као што је факс. Уз његову помоћ шаљу се копије разних докумената, од важних уговора до разних слика. Најчешће се факсирање поверава једној особи, углавном секретарици, која прима или шаље разна документа, прати рад машине, укључујући и праћење присуства папира у одговарајућем одељку. Али шта ако се особа одговорна за пријем и слање факсимилних копија привремено одселила, а од вас је затражено да пазите на машину и у то време је зазвонио телефон. Наравно, мораћете да подигнете слушалицу и на другом крају линије траже да прихватите документе, али не знате да користите факс... Просто је непријатно рећи већини, само зато што не желе да саговорник размишља о недостатку постојећег образовања. Иако је једноставно физички немогуће знати све на свету.
Замислио такву ситуацију и, вероватно, веомажелите да вам се ово никада не догоди? Онда вам саветујем да унапред сазнате како да користите факс ако радите у канцеларији. Ако се изненада појави таква потреба, носићете се са потешкоћама које су настале и бриљантно ћете изаћи из ове ситуације.
Ако треба да прихватите документе, ондаобратите пажњу на плочу уређаја. По правилу има велики кључ, најчешће зелен. На њему, у зависности од модела уређаја, може бити написано "Старт" или "Старт". Када притиснете ово дугме, требало би да се чује карактеристичан сигнал, престаћете да чујете саговорника, а документ ће бити примљен. Честитамо - притиснули сте исправно дугме. Резултат ваше активности биће копија документа на факсимил папиру, који по договору страна може бити правно обавезујући. Ако, упркос типичном пиштању факса, још увек немате уговор у рукама, могуће је да је вашој машини једноставно понестало папира. Затим морате отворити горњи поклопац машине, испод којег ћете видети који редослед радњи треба да извршите да бисте празну цев заменили новом ролном папира. Обратите пажњу на појаву црвених пруга у резултујућем документу. То значи да је остало још неколико метара факс-папира и да га одмах треба заменити, како не би чекали партнери у будућности када исте понестане приликом прихватања важног уговора.
Ако треба да пошаљете документ, онда првомора бити увучен у одговарајући жлеб. Типично, произвођач води рачуна о својим корисницима и даје слике о томе како послати факс. Главна ствар на коју треба обратити пажњу је на коју страну убаците лим у рупу. Веома је важно да документ који шаљете партнерима буде окренут надоле, односно да информације које шаљете буду на доњој страни листа. Управо ову слику ће примити страна која прима. Након тога позовите број претплатника коме ћете послати копију документа, разговарајте о сврси вашег позива и затражите да добијете факс. За оне који знају да користе факс, фраза "Старт" биће разумљива без речи. За почетника то може изгледати чак и смешно, али то само значи да је ваш саговорник притиснуо тастер „Старт“, а ви морате да урадите исто. Након тога, уређај ће почети да прихвата приложени документ, претварајући информације на папиру у електронски облик. На другом крају жице, уређај вашег саговорника ће извршити обрнуту трансформацију. Ако је све прошло добро, можете спустити слушалицу.
Сада знате како да шаљете факсове и можете слати и примати документе без већих потешкоћа.
