Många företag har använt fax under lång tid.Men ofta har revisorer helt enkelt ingen aning om vad de ska göra med ett dokument som undertecknas med hans hjälp. Är faxsignalen överhuvudtaget juridiskt bindande? Låt oss ta en närmare titt på alla dessa och andra frågor.
Det bör noteras att lagstiftningen inte gör detbegreppet "fax" definieras. Det nämns honom i lagarna, men av någon anledning har beteckningen för detta ord ännu inte givits. Enligt vissa rapporter kommer denna period ändå att konsolideras på lagstiftningsnivå. För att bestämma dess betydelse måste du till exempel hänvisa till en ordbok med främmande termer. Så, fax - vad är det? Enligt tolkningen är det en korrekt reproduktion av ett dokument, manuskript, signatur med hjälp av tryckning och fotografering.
När det gäller den handskrivna signaturen, beställningendess faxanvändning för civila transaktioner beskrivs i art. 160 i civillagen i Ryska federationen. Enligt denna norm kan faxåtergivning av signaturer endast användas i fall som föreskrivs i lag, efter överenskommelse mellan parterna, eller om en sådan möjlighet föreskrivs i andra lagstadgade bestämmelser.
Bland andra regler somreglerar användningen av fax, är det möjligt att markera beställningen från inrikesministeriet nr 130. Detta dokument godkände en instruktion som tillåter användning av faxkopior av chefernas underskrifter samt deras suppleanter. Enligt dessa instruktioner kan dock endast de dokument som inte medför ekonomiskt ansvar undertecknas på detta sätt. Faxen nämns också i instruktionerna för kontorsarbete för fogderier. Tyvärr säger detta dokument inte heller något om fax - vad det är och när det tillämpas. Men det finns bestämmelser här som indikerar att det är möjligt att använda faxstämpeln på chefens signatur vid hälsning, gratulationsbrev såväl som på andra dokument, i fall där texten ska skickas till mer än 4 adresser. Det är sant att det är förbjudet att använda en sådan stämpel för direktivbokstäver.
Du kan använda en kopia av signaturen på grundval avparternas överenskommelse. Men många entreprenörer är försiktiga med att använda fax. Han kommer endast att ha rättslig kraft i ett fall: parterna i transaktionen kan i avtalet ange att de i framtiden kan använda fax. Men de kan inte underteckna avtalet med hjälp av det, de finansiella, rättsliga och skattemyndigheterna fokuserar på detta.
Det vill säga själva avtalet måste undertecknasendast med sin egen hand, men i framtiden, om parterna anger detta i avtalet, kan de använda fax. På kontraktet kan en sådan stämpel inte användas, detta bekräftas av skiljeförfarandekoden. Denna normativa handling anger att dokument som undertecknats av fax kan betraktas som bevis i en skiljedomstol, men på villkor att parterna har kommit överens om att de används i avtalet.
Många vet att det ibland finns situationer närregissören är inte närvarande och hans signatur behövs direkt. I det här fallet kan det vara till stor hjälp att använda en faxkopia av hans autograf (men återigen kommer det inte att vara möjligt att underteckna ekonomiska dokument på detta sätt). För att spara tid avsevärt funderar många företag på en sådan tjänst som att göra fax. Experter rekommenderar att du gör det på ett automatiskt verktyg så att trycket inte smörjs. För att beställa en reproduktion av din signatur behöver du bara lägga en vacker autograf på ett pappersark. Alla ytterligare åtgärder kommer att göras av företagets anställda, som arbetar med sin tillverkning på bara några timmar. Sådana klichéer tillverkas vanligtvis på samma plats som tätningar och stämplar.
Många skatte- och finansmyndigheter stödersamma ståndpunkt: det är oacceptabelt att använda fax på betalningsdokument, att underteckna fullmakter samt att godkänna andra handlingar av ekonomisk karaktär. Med hjälp av klichéunderskrifter kan inga avtal också godkännas. Samtidigt specificerade sådana fall inte listan över dokument som kan få ekonomiska konsekvenser.
I rättslig praxis om utskrift av faxdet sägs på två sätt. Det finns en kontroversiell punkt om användningen av en kopia av autografen. Å ena sidan tillåter skiljedomstolarna användning av fax efter att du har undertecknat avtalet med din egen hand, det vill säga detta innebär faktiskt att fraktsedlarna kan undertecknas på detta sätt. Finansinstitut kräver dock att fakturan endast undertecknas personligen.
När det gäller skattemyndigheternas användning av klichéunderskrifter kom domstolarna och finansdepartementet till en gemensam slutsats: sådana personer kan inte sätta fax på dokument.
Som vi redan har angett inom civilrättenrelationer (om du inte tar hänsyn till prejudikat när det gäller fraktsedelar) är allt väldigt tydligt: användning av fax på dokument efter avtalets ingående är tillåten. Men det finns fortfarande mycket kontroverser om det faktum att skattemyndigheter förbjöds att utarbeta några dokument.
Domstolar betonar också att alla regler,vilket gör det möjligt att sätta en fax av en autograf för både skattebetalare och skatte tjänstemän finns inte idag. På grundval av detta förbjuder domstolarna också användning av fax för fakturor. Samtidigt anser vissa fortfarande att mervärdesskatteavdraget, som lämnas in i form av en faktura, fortfarande kan undertecknas med fax.
Som praxis visar har många domstolar i derasbeslut indikerar att användningen av en faxsignatur är helt acceptabel. Trots skattemyndighetens påstående att användningen av en kopia av chefer och styrelseledamöters underskrifter på fakturor utgör ett brott mot skattelagstiftningen, har många anställda hos Themis en annan åsikt. De anser att skattelagen inte innehåller ett direkt förbud mot användning av fax på fakturor.
Högsta skiljedomstolen löste slutligen tvistenom faxen. Den juridiska kraften för fakturor som undertecknats med ett klichéintryck erkändes av denna myndighet. Högsta skiljedomstolen konstaterade således att om parterna tidigare har kommit överens om i avtalet eller ytterligare avtal om användning av fax, så kommer fakturor som upprättas på detta sätt att betraktas som ett fullständigt dokument och det finns inga överträdelser i detta.
Ändå uttryckte denna instans sinen tydlig ståndpunkt om användningen av fax när du lämnar in en självdeklaration. Revisionsrätten anser att inlämning av förklaringen per fax kan leda till fall av felaktiga uppgifter. Information kan till och med lämnas in av olämpliga personer i detta fall. Men när det gäller användningen av klichéer i skattemyndigheternas verksamhet fastställde Högsta domstolen att anställda vid skatteinspektioner inte kan använda den. Det är alltså ingen mening för skattemyndigheterna att göra en provfax för sig själva, eftersom det inte kommer att erkännas. Dessutom kan anställda vid skatteinspektioner inte heller använda en kopia av sin autograf i huvudverksamheten. Därför kan inte alla dokument som kommer att undertecknas på detta sätt erkännas som rättsliga.
Trots att lagen ännu inte angeringenting om beteckningen av begreppet "fax", vad det egentligen är, kan hittas med hjälp av en ordbok. Vi har också definierat de grundläggande reglerna för dess användning. Låt oss nu dröja på några finansiella säkerheter (förutom fakturor), där lagen förbjuder att sätta signaturklichéer:
- postanvisning
- betalningar i utländsk valuta,
- växel;
- avräkningsdokument för betalningar i nationell valuta.
Vissa regleringsdokument ocksådet finns ett uttryckligt tillstånd att använda en kopia av chefen och revisorens signatur. Så, fax är tillåtna att användas vid undertecknande av checkar avsedda för utbetalning av pensioner. Du kan också använda en faxkopia när du gör ett avtal om att utföra vissa åtgärder enligt kontrakt. Denna regel gäller naturligtvis endast de avtal där användningen av fax ursprungligen tillhandahölls.
Som du förstår, proceduren för att använda faxganska komplicerat och har många nyanser. Till exempel används tätningar och stämplar vid genomförandet av alla kontrakt och är som regel en obligatorisk nödvändighet för många ekonomiska dokument. Vad kan man inte säga om klichéen för en revisors eller chefs signatur - trots allt kan bedragare ta över ett sådant signaturprov och begå många bedrägerier. För att skydda tjänstemän från sådana problem reglerar lagen strikt användningen av fax. Vad det är och hur du kan använda en sådan kliché har vi förklarat fullständigt i den här artikeln. Det är möjligt att varje bransch i framtiden kommer att utfärda sina egna riktlinjer för användning av en kopia av signaturen.
Om du använder en faxsignatur,då är det bättre att ange förfarandet för dess tillämpning med din lokala order för företaget. Ange också vem som kan ha tillgång till det medan du är borta. Om du tecknar ett kontrakt, diskutera i förväg med motparten möjligheten att använda fax efter avtalets ingående. Annars kan alla ytterligare dokument ogiltigförklaras. Endast fullständigt genomförande av avtalet kan spara. Låt oss också hoppas att tjänstemän snart kommer att redogöra för mer i detalj skälen till att använda faxen, eftersom det är det enda sättet att undvika många oenigheter och missförstånd. Under tiden kan du säkert lägga en kopia av din autograf på alla dokument som inte är relaterade till ekonomiska frågor och på de papper där användning av en signaturkliché är tillåten enligt bestämmelserna i huvudavtalet.
