สำหรับคนที่ต้องทำงานเยอะๆไฟล์ข้อความมักมีคำถามเกี่ยวกับวิธีการสร้างเนื้อหาใน Word 2007 การเขียนเนื้อหาด้วยมือใช้เวลานานมาก นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงรูปแบบ ปริมาณ หรือองค์ประกอบของข้อความเพียงเล็กน้อย จะต้องตรวจสอบหมายเลขหน้าในเนื้อหาดังกล่าวอีกครั้ง ในขณะเดียวกันก็ทำได้ง่ายมากโดยอัตโนมัติ
เนื้อหาอัตโนมัติใน Word 2007 คือรายการหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อย รายการนี้แตกต่างจากรายการปกติในความเป็นไปได้และคุณสมบัติดังต่อไปนี้:
ก่อนสร้างเนื้อหาใน Word 2007คุณต้องเตรียมข้อความโดยติดป้ายกำกับที่หัวเรื่องและหัวเรื่องย่อย ส่วนของข้อความที่มีรูปแบบหรือระดับที่กำหนดสามารถอ่านได้โดยโปรแกรมเป็นองค์ประกอบของเนื้อหา
เน้นชื่อไปที่แท็บ"หน้าแรก" ในเมนูโปรแกรม ค้นหากลุ่ม "สไตล์" เลือกสไตล์ "หัวเรื่อง 1" ทำเครื่องหมายเสร็จแล้ว ติดป้ายกำกับหัวข้อหรือชื่อบทอื่นในลักษณะเดียวกัน หากเนื้อหาของคุณแสดงถึงระดับสองระดับขึ้นไป (แสดงทั้งหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อย) ให้เลือกและติดป้ายกำกับแต่ละหัวข้อย่อยด้วยสไตล์ที่เหมาะสม (หัวเรื่อง 2, หัวเรื่อง 3 ฯลฯ)
อีกทางเลือกหนึ่งของมาร์กอัปคือการใช้เครื่องมือ "ระดับของโครงสร้าง" ("ลิงก์" - "สารบัญ" - "เพิ่มข้อความ" - เลือกระดับ) โดยทั่วไปแล้ว ทั้งตัวเลือกแรกและตัวเลือกที่สองจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน และวิธีการที่เลือกแทบไม่มีผลกับการแทรกเนื้อหาลงใน "Word"
เมื่อติดป้ายกำกับชื่อบท ให้จัดรูปแบบเปลี่ยนแปลงตามการตั้งค่าเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ได้ แต่การจัดรูปแบบส่วนหัวที่ทำเครื่องหมายไว้แล้วใหม่จะง่ายยิ่งขึ้นไปอีก จากนั้นใช้เครื่องมือ Format Painter (แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด) เพื่อเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของส่วนหัวอื่นๆ ทั้งหมด นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำเครื่องหมายหัวเรื่องโดยใช้เครื่องมือนี้ คุณเพียงแค่ต้องทำเครื่องหมายและจัดรูปแบบหัวเรื่องหนึ่ง และทำเครื่องหมายส่วนที่เหลือทั้งหมดด้วยตัวอย่าง
หลังจากทำเครื่องหมายเอกสารแล้วจะเป็นไปได้ติดตามโครงสร้างโดยใช้ตัวเลือก "สคีมาเอกสาร" ไม่เพียงแต่จะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงองค์ประกอบของข้อความเท่านั้น แต่ยังสามารถเคลื่อนผ่านได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย
ไปที่แท็บ "มุมมอง" ในกลุ่มที่สอง"แสดงหรือซ่อน" ค้นหาตัวเลือกนี้และทำเครื่องหมายในช่อง พื้นที่เพิ่มเติมจะปรากฏทางด้านซ้ายของเอกสาร ซึ่งจะแสดงส่วนหัวของทุกระดับ เมื่อคุณคลิกที่หัวเรื่อง เคอร์เซอร์จะย้ายไปยังส่วนที่เกี่ยวข้องของเอกสาร นี่เป็นฟังก์ชันที่สะดวกมากซึ่งแทบจะประเมินค่าไม่ได้เมื่อทำงานกับข้อความจำนวนมากที่มีโครงสร้างซับซ้อน ฟังก์ชันเดียวกันนี้จะช่วยขจัดการทำเครื่องหมายโดยไม่ได้ตั้งใจหรือผิดพลาด
มันสำคัญมากที่จะต้องแน่ใจว่าเอกสารนั้นไม่มีหัวข้อที่มีเครื่องหมายอื่น ๆ (อาจเป็นกรณีนี้หากข้อความถูกแทรกหรือสร้างจากเอกสารหลายฉบับรวมถึงผลของ "ความบังเอิญ" ของโปรแกรมซึ่งน่าเสียดายที่บางครั้งเกิดขึ้น) เป็นการดีกว่าที่จะตรวจสอบข้อความว่ามีส่วนหัวที่ทำเครื่องหมายไว้ก่อนที่จะสร้างเนื้อหาใน "Word 2007"
วิธีที่ง่ายที่สุดในการระบุที่มีอยู่ในในข้อความ ทำเครื่องหมายส่วนหัว - นี่คือการใช้ตัวเลือก "สคีมาเอกสาร" หากไม่มีส่วนหัวปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดฟิลด์นี้ แสดงว่าไม่มีข้อความดังกล่าว หากมีและไม่สอดคล้องกับโครงสร้างที่แท้จริงของงาน ควรลบเครื่องหมายออกโดยเปลี่ยนรูปแบบของชิ้นส่วนที่ทำเครื่องหมายเป็น "ปกติ" หรือใช้เครื่องมือ "Format Painter" กับข้อความปกติ ย่อหน้าเป็นตัวอย่าง
จะสร้างเนื้อหาใน Word 2007 ได้อย่างไร? กระบวนการประกอบด้วยสองขั้นตอน - การเตรียมข้อความและสร้างรายการอัตโนมัติพร้อมหมายเลขหน้าโดยตรง
วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการเริ่มสารบัญ บนแท็บการอ้างอิง ในกลุ่มสารบัญ ให้ค้นหาเครื่องมือสารบัญ หลังจากคลิกที่ปุ่มนี้คุณจะเห็นเมนูในนั้นคุณต้องคลิกที่แท็บซึ่งเรียกว่า "สารบัญ" และเรียกกล่องโต้ตอบที่มีชื่อเดียวกัน เข้าใจตัวเลือกต่างๆ ได้ง่าย: ด้วยความช่วยเหลือ คุณสามารถปรับรูปลักษณ์และฟังก์ชันการทำงานของเนื้อหาในอนาคต (การแสดง/ไม่มีหมายเลขหน้า ตำแหน่งที่ขอบด้านขวาหรือถัดจากข้อความ จำนวนระดับ ประเภทของ ตัวยึดตำแหน่ง ฯลฯ)
ปุ่ม "พารามิเตอร์" จะช่วยให้คุณควบคุมความสามารถในการสร้างสารบัญตามวิธีการเค้าโครงที่เลือก หากชื่อเรื่องถูกทำเครื่องหมายด้วยสไตล์ ควรเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง ("รวบรวมสารบัญโดยใช้สไตล์") หากใช้ระดับเค้าร่าง ช่องทำเครื่องหมายควรอยู่ตรงข้ามตัวเลือก "รวบรวมสารบัญโดยใช้ระดับเค้าร่าง" โดยปกติทั้งสองตัวเลือกจะถูกตรวจสอบโดยค่าเริ่มต้น
ข้อความเนื้อหาถูกจัดรูปแบบในลักษณะเดียวกับปกติ ยกเว้นว่าหากคุณเปลี่ยนรูปแบบของหัวเรื่องหนึ่ง (บรรทัดของเนื้อหา) โปรแกรมมักจะทำการเปลี่ยนแปลงเหมือนกันในหัวเรื่องอื่นๆ ทั้งหมดในระดับเดียวกัน ด้านหนึ่งสะดวกมาก ในทางกลับกัน บางครั้งไม่จำเป็น ในกรณีนี้ แค่กดปุ่ม Ctrl และ Z ก็เพียงพอแล้ว และการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้จะถูกลบออก และการเปลี่ยนแปลงเดียวจะยังคงอยู่
มักเกิดคำถามว่าต้องจัดแนวอย่างไรเนื้อหาใน "คำ" วิธีที่สะดวกที่สุดคือการใช้แถบเลื่อนบนไม้บรรทัด วางเคอร์เซอร์บนบรรทัดของระดับเนื้อหาที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วเลื่อนตัวเลื่อน และข้อความตามที่กำหนดโดยการออกแบบเอกสาร หากคุณต้องการเปลี่ยนเนื้อหาทั้งหมด ให้เลือกพื้นที่ทั้งหมดและใช้แถบเลื่อนเพื่อปรับการจัดแนว
