Birkaç yıl önce elektronik sistemler hakkındaiş akışları parlak bir gelecek olarak konuşuldu. Bugün zaten özel ve kamu işletmelerinde aktif olarak kullanılıyorlar. Ancak en önemli şey, talebin EDMS için sürekli artmasıdır. Elektronik doküman yönetim sistemi nedir ve nasıl çalışır? Rusya Federasyonu'nda çalışan sistemlerin örneğini ele alalım.
EDMS programının nasıl çalıştığını daha iyi anlamak için temel kavram ve görevleri göz önünde bulundurmanız gerekir. Anahtar faktörler, belirli bir sistem seçiminin dayandığı faktörlerdir.
Kuruluş şartlarda çalışabilirsegayri resmi yönetim, iş akışına gerek yoktur. İş süreçlerinin ortaya çıkması ile, düzene dökümantasyon kullanarak mekanizmayı yönetme ihtiyacı vardır. Eğer kağıtlarla zamanında ilgilenmezseniz, birikmeye ve kaybolmaya başlarlar.
Kağıda bir alternatif olarakSunucuda özel bir dosya depolama düzeni kullanılıyor. Ama uzun sürmüyor. Şirket hacimlerinin artmasıyla birlikte, bilgilerin depolanması ve senkronize edilmesi ihtiyacı artar.
Bir ikilem var:bilgi saklamak için eski kağıt veya EDMS kullanılıp kullanılmayacağı. Elektronik sistem sayesinde alabileceğiniz bu kadar önemli olan nedir? Kuruluşun etkinliğini artırmak.
Verimlilik iki şekilde artırılabilir:maliyetleri düşürün veya sonuçları artırın. Belgeler EDMS aynı anda iki hedefe ulaşmanıza izin verir. Diğer bir deyişle, sistemin tanıtılması kuruluşun daha az harcama yapmasına, ancak daha fazla kazanmasına olanak tanır.
Maliyet düşürme, kağıt maliyetlerini azaltarak, zaman kaybını, bilgi alışverişi sürecini hızlandırarak ve kurum kültürünü değiştirerek sağlanır.
Etkililiğini değerlendirmekEDMS programı sağlar, kağıt belgelerinde çalışma süresi maliyetini hesaplamanız gerekir. Danışmanlık şirketlerine göre, bu tür operasyonlar çalışma süresinin% 20'sini almaktadır. Rus bürokrasi sisteminde, bu daha da zaman alıyor - zamanın% 60'ı. EDMS'nin piyasaya sürülmesi bu maliyetleri en az 10 kez azaltacaktır.
Bu iki terim birbirine bağlıdır.Evrak, belgelerle çalışmak için resmi bir kurallar kümesini ifade eden bir terimdir. Bazı EDMS sistemleri büro kurallarına göre yapılandırılabilir, ancak büro çalışmalarının halihazırda oluşturulduğu sistemler vardır.
Belge, bilgi depolama birimidir.SED. Belge akışı çeşitli kaynaklardan üretilir: diğer sistemler, uygulamalar, e-posta, ancak her şeyden önce taranan kağıttan. Bu nedenle, tarayıcılar ve diğer ekipmanlar EDMS'nin ayrılmaz bir parçasıdır. Sistem tüm dokümanları saklar, tarihçelerini tutar, organizasyon boyunca hareket sağlar ve onlarla iş süreçleri yürütür.
Böyle bir bazda bir karar, bir talimat ve EDMS'nin bir sırası vardır.Onlar aracılığıyla organizasyon yönetilir. Herhangi bir belgeye "sertifika" verilir. Formdaki alan kümesi belge türüne bağlıdır. Sistemde bilgi, böyle bir kartın her alanının bir veritabanı şeklinde saklanır.
İş akışı programı bu tür sorunları çözmek için tasarlanmıştır:
EDMS'nin işlevlerini daha ayrıntılı olarak ele alalım. İş akışı programı aşağıdakiler için kullanılır:
Sistem genelindeki işlevler şunları içerir:
EDMS'ye geçmenin avantajlarıDezavantajları. Ancak, yanlış organize edilmiş bir proje otomasyonun tüm avantajlarını yok edebilir. Bir ÇSYS uygulamanın hedeflerine ulaşılabilir olmalıdır. Yararları:
Dezavantajları arasında yüksek başlangıç maliyetleri ve kullanıcı eğitimi üzerinde titiz çalışmalar bulunmaktadır.
EDMS'de elektronik belge akışıbir belgeye belirli özelliklerin atandığı bir dizi adım. İşleme hem manuel hem de otomatik olarak gerçekleştirilir. İkinci durumda, aşağıdakiler belirtilir:
Tedavi türleri:
İş akışı tam olarak yapılamıyorlisans olmadan çalışır, sunucular, tamamen yapılandırılmış ve eğitilmiş tüm kullanıcılar. Bu öğelerin her biri pahalıdır. Buna ek olarak, EDMS'nin diğer sistemlerle entegrasyonunu, veritabanlarını ve yazılımı güncellemeyi, teknik destek servisi ile istişareleri ve diğer bakım maliyetlerini unutmamalıyız.
Proje uygulaması birkaç zaman alabiliraydır. Süreç, dokümantasyon süreçlerinin sayısına ve ayrıca finansal, organizasyonel ve kaynak yeteneklerine bağlıdır. Uygulama bu algoritmaya göre gerçekleştirilir:
Bu süreçlere özellikle dikkat edilmelidir.kağıt belgeye ihtiyaç duyanlar. Ana hata, bir kağıt belgenin elektronik olarak çoğaltılmasıdır. Bu işi zorlaştırır ve otomasyona karşı olumsuz bir tutuma neden olur. Kimse çifte çalışma için fazladan ödeme yapmaz. Çoğaltma olmadan otomasyon süreçleri oluşturmak gerekir. İkinci hata eğitim eksikliğidir. Çoğu zaman, yeni süreçler düşmanlıkla algılanır. Bu nedenle, çalışanlara EDMS'nin neden öğrenme sürecine bilinçli bir şekilde yaklaşmaları için genel olarak tanıtıldığını açıklamak gerekir.
EDMS'de elektronik belge yönetimi şunlardan oluşur:hangi arama, sınıflandırma, gruplama ve raporlamanın yapıldığına dayalı özellikler. Bazen bir şablona göre, bazen veri tabanından veri aktarılarak bir belge oluşturulur. Öznitelikler tablolarda saklanır. Dosyanın kendisi depolama klasörüne, ondan gelen bilgiler DBMS dizinine yerleştirilir. Verilere erişim yalnızca EDMS sistemi kullanıcıları tarafından kullanılabilir.
Akış belgelerinin işlenmesi ve ardındanörneklerinin arşive yerleştirilmesi tarayıcılar kullanılarak gerçekleştirilir. Tarama işlemi sırasında, bir belge üzerinde otomatik olarak bir barkod oluşturmak ve belirli bir rota boyunca sonraki yönde veritabanına kaydetmek mümkündür.
Bu elektronik belge yönetim sistemi EDMSbir belgenin elektronik görüntüsünü fotoğraf veya jpeg biçiminde metin biçimine dönüştürür. Bu durumda, EDMS'de bağımsız bir uygulama veya entegre ESCOM.BPM şeklinde özel yazılım kullanılır. ESCOM.BPM dosyası nedir? Bu, farklı yazı tiplerinde yazılan belgeleri tanımak için bir programdır. Bununla birlikte, tek başına uygulamaların daha fazla özelliğe sahip olduğunu ve hatta el yazısı metni tanıdığını belirtmek gerekir.
Bu teknoloji,bir belgeye grafik barkod oluşturma ve uygulama prosedürleri. Sistem sunucusu üzerinden benzersiz bir barkod oluşturulur. Ayrıca belgenin tanımlanmasını, veritabanında hızlı aramasını ve depolama yerlerinde dağıtımını sağlar. Bir belgeyi kaydederken etikete elektronik kartın tanımlayıcısına karşılık gelen bir barkod yazdırılır. Dokümanın basılı bir versiyonuna yapıştırılmıştır.
Dijital imza,belgenin doğru olduğundan ve verilerin değiştirilmediğinden emin olun. İmzalama bir şifreleme sağlayıcısı ve bir yazılım anahtarı sertifikası kullanılarak gerçekleştirilir. İkincisi, lisans verme merkezinde yeniden oluşturulan özel bir formattaki dosyadır. Bilgilerin güvenliğini sağlamak için sertifikayı bir akıllı kartta veya I-Token anahtarlarında saklamanız gerekir. Bir PIN kodu ile korunurlar. PIN birkaç kez yanlış girilirse, sertifika otomatik olarak engellenir.
Özellik araması özel birkart alanlarındaki çeşitli değerlere göre bir form. Örneğin, "Karşı Taraf" kriteri, "Alıcı" veya "Gönderen" alanında veri araması sağlar. Bu durumda, sistem girilen kriterleri kartlardaki verilerle karşılaştırır ve sonuçta eşleşen kartlara girer. Arama kesin veya kısmi tesadüf dikkate alınarak yapılır.
Tam metin araması,MS SQL SERVER, ORACLE gibi yerleşik DBMS araçları aracılığıyla sözcük formları da dahil olmak üzere belgenin kendisi. Tam bir arama için, dosyalar veritabanına belge (doc), tablo (xls), sunumlar, mesajlar biçiminde girilmelidir.
