İlk etapta herhangi bir işletmenin etkinliğiİçerik ve tür bakımından farklı, çok sayıda belgenin oluşturulması ile ilişkili. Ancak tüm belgelerin değeri yoktur. Bazıları, değerli bilgiler taşıdıkları için ekonomik, kültürel ve politik hayatı incelemek için bir kaynak olabilir. Diğer belgeler dar pratik öneme sahiptir. Bu nedenle, tüm belgelerin rolü aynı olarak kabul edilemez. Muayenenin asıl görevi, tarihsel değerin dokümantasyonunu belirlemek ve depolamak için seçmektir. Değer, bilimsel, tarihi, ekonomik, sosyal, kültürel veya politik önemi nedeniyle belgelerin bilgi yetenekleri tarafından belirlenir.
Belgelerin değerinin incelenmesi - tanımlamaDokümanın sosyo-kültürel, bilimsel ve tarihi değeri ve depolama ve saklama sürelerinin belirlenmesi için değer ilkeleri ve kriterleri temelinde pratik önemi.
Belgelerin incelenmesi,Kural olarak, işletmede oluşturulan özel bir uzman komisyonu. Komisyon, dört ila beş kişiden oluşan organizasyon başkanının emriyle daha nitelikli çalışan sayısından oluşturulmuştur. Komisyonun zorunlu üyeleri baş muhasebeci, arşiv başkanı ve dokümantasyon destek departmanı başkanıdır.
Çalışma sürecinde, komisyon uygulama ve arşivleme teorisi tarafından geliştirilen ilkelere dayanmaktadır. Bunlar, anlaşılabilirlik, tarihçilik, sosyopolitik tarafsızlık ve karmaşıklık ilkeleridir.
Bu ilkeler göz önünde bulundurularak geliştirilmiştirBelgenin inceleneceği kriterler. Kriterler, belgelerin uyması gereken bir dizi özelliktir. Şu anda, verilerin değerini belirlemek için 3 ana kriter grubu bulunmaktadır:
1. kökeni;
2. içerik;
3. dış özellikler.
Belgenin orijini için ölçüt grubu aşağıdaki parametreleri içerir:
1.Belgeleri oluşturan kişi veya kurumun önemi. Ulusal ekonomideki rolü, hükümet sistemi, bilim, kültür ve diğer endüstrilerdeki rolü ne kadar önemli olursa, veriler o kadar değerli olacaktır.
2. Belgelerin oluşum yeri ve zamanı.Olayla aynı anda veya kısa bir süre sonra önemli bilgiler kaydedilmiş bilgiler Ayrıca, olayın gerçekleştiği yerde kaydedilmişse bilgi daha önemli olacaktır.
3. Belgelerin yoğunluğu. Bilgi daha değerli olacak, daha az yayın var.
Bu nedenle, belgelerin değerinin incelenmesi, önemli anlardaki kamusal yaşamın tarihini veya belirli bir organizasyonu yansıtan belgeleri vurgulamak için tasarlanmıştır.
İçerik kriterleri aşağıdaki temel parametreleri içerir:
1. Bilginin değeri. Benzersiz bilgiler içeren belgeler sınav sırasında daha fazla takdir görecektir.
2. Belge türleri. İş sürecinde, kuruluşun faaliyetinin ve toplumun yaşamının en önemli yönlerini kaydetmeyi amaçlayan belgeleri tercih etmelidir.
3. Bilgiyi tekrarlayın. Bilgi ne kadar değerli olursa, o kadar az gerçekleşir.
Dış özellikler için kriterler şunlardır:
1. Belgelerin orijinalliği. Bilgilerin doğruluğunu değerlendirmek için belgelerin değerinin incelenmesi de gereklidir. Bir kopyanın değerlendirilmesi durumunda, uygun şekilde çerçevelenmeli ve doğrulanmalıdır.
2. Belgelerin yasal geçerliliği. Ofis işleri sürecinde büyük önem taşıyan, daha önce de belirtildiği gibi, belgelerin doğru şekilde uygulanmasıdır.
3. Belgelerin muhafaza derecesi.
4. Sanatsal özellikler.
Bu kriterler şartlı kabul edilir. Belgelerin değerinin incelenmesi, işletmenin amaçlarına ve özelliklerine bağlı olarak başka kriterler içerebilir.
