Кожна сучасна людина прагне бутиуспішним. Саме з цієї причини настільки популярний тайм-менеджмент. Це методика, навчальна ефективному плануванню. Сьогодні її використовують не тільки політики і бізнесмени, але і прості домогосподарки. Але не варто вважати тайм-менеджмент винаходом останнього десятиліття. Ще півстоліття тому багато зайняті люди замислювалися про підвищення власної продуктивності. Яскравий тому приклад - названа на честь свого творця матриця Ейзенхауера. Як інструмент розстановки пріоритетів її використовував тридцять четвертий президент США, Дуайт Девід Ейзенхауер.
Д. Ейзенхауер - геній ефективності
Дуайт Девід Ейзенхауер займав пост президентаСША з 1953 по 1961 рік. Цей видатний людина відома і завдяки своїй військовій кар'єрі. Ейзенхауер брав участь у Першій і Другій світових війнах, отримав звання генерала армії. Відомий 34-й президент США і як один із засновників НАТО. Сучасники відзначали, що Дуайт був різнобічно розвиненою людиною з живим розумом, відрізнявся дисциплінованістю та організованістю. Своїм нащадкам видатний діяч залишив такий ефективний засіб планування, як матриця Ейзенхауера. Як інструмент розстановки пріоритетів і організації власної діяльності використовувати її може кожен.
Загальний опис матриці Ейзенхауера
Дуайт Ейзенхауер придумав дуже просту і прице неймовірно зручну систему планування. Для зручності і наочності свою матрицю він зобразив у вигляді квадрата. Всі заплановані справи Ейзенхауер пропонує ділити на чотири категорії. В першу варто визначити все найважливіше, що вимагає негайного вирішення. У другу - справи і обов'язки, які важливі, але можуть почекати. Третя категорія - все термінове, але не важливе. В останню групу записуються неважливі і нетермінові плани. Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів ідеально підходить для короткочасного планування. З його допомогою можна планувати справи на 1-2 дня. Як же побудувати власну матрицю Ейзенхауера? Вам знадобиться тільки аркуш паперу і ручка. Намалюйте квадрат і розділіть його на чотири рівні частини. Тепер поговоримо про те, які справи куди необхідно записати.
Перший квадрат: найважливіші і термінові справи
У першому сегменті квадрата матриці Ейзенхауераслід записати найважливіші справи, зробити які необхідно невідкладно. При правильному і постійному використанні даної системи планування цей список завжди повинен бути порожнім. Суть матриці зводиться до того, щоб встигати робити важливі справи в призначені терміни і не допускати авралів. Зрозуміло, якщо ви тільки починаєте використовувати дану систему планування, 1-2 позиції в даній категорії можуть бути.
Які ж важливі завдання можуть бути гіднірозміщення в блоці «Що зробити необхідно невідкладно»? Студент в даній категорії може розмістити здачу іспиту, керівник компанії - зустріч з партнерами по бізнесу, домогосподарка - виклик аварійної служби при проблемах з водопроводом. Графік оцінки пріоритетності справ повинен охоплювати всі сфери вашого життя. Сімейні плани і справи, відвідування лікарів і стилістів, походи по магазинах - все це слід вписувати в матрицю Ейзенхауера. Наприклад, якщо у вас сильно заболів зуб, візит до дантиста може бути внесений в перший квадрат денного плану (як важливу справу, яку не можна відкласти).
Другий квадрат: значущі завдання, які не потребують моментального виконання
Одна з найбільш значущих зон матриці Ейзенхауера- це її другий квадрат, в який необхідно записати важливі справи, які не мають стислі терміни. При ефективному використанні системи планування тут завжди повинні бути якісь завдання. Важливо своєчасно звірятися зі своїм особистим планом в даній категорії і слідувати йому. Запишіть в даний квадрат проекти, над якими зараз працюєте. Сюди ж можна внести заплановані дзвінки і зустрічі, написання дипломної роботи. У другому квадраті повинні бути перераховані всі завдання, виконати які необхідно в міру можливості. Система планування передбачає, що саме справи з даної категорії будуть розбиратися перш за все. Тільки в цьому випадку вдасться уникнути форс-мажорів і авралів, і перший квадрат матриці, відповідно, буде залишатися порожнім.
Третій квадрат: термінові, але неважливі справи
Третя зона матриці Ейзенхауера призначена длязаписи справ, що мають незначний пріоритет важливості, але при цьому вимагають термінового вирішення. Це все те, що знижує вашу продуктивність і заважає виконанню основної роботи. Зламався комп'ютер під час складання звіту? Дане завдання має бути вписана в третій квадрат, розв'язати цю проблему необхідно максимально швидко. Сюди ж можна внести перегляд кореспонденції, виконання щоденної рутинної роботи, яка потребує прийняття серйозних рішень. Не забувайте про те, що матриця Ейзенхауера - як інструмент розстановки пріоритетів - повинна допомагати вам тримати під контролем всі ваші справи. Не упускайте дрібниць, і ви досягнете успіху.
Четвертий квадрат: справи нетермінові і неважливі
Останній, четвертий квадрат матриці призначенийдля запису завдань і варіантів проведення часу, є неважливими і нетермінових. Сам Д. Ейзенхауер називав цю категорію «списком пожирачів часу». У четвертий квадрат пишемо все те, що не робить позитивного впливу на основний вид діяльності, але при цьому позитивно позначається на психоемоційному стані людини. Це особисті розмови по телефону, перегляд розважальних передач, спілкування в соціальних мережах.
Що зробити з четвертого квадрата можна беззбитку власної продуктивності? Матриця Ейзенхауера буде працювати, якщо ви зможете зосереджуватися і не робити перерв під час виконання якоїсь певної задачі. У «пожирачів часу» немає нічого поганого, якщо вони допомагають вам розслабитися і відпочити. Наприклад, можна спробувати розділити свій робочий день на блоки і чергувати активну діяльність з нетривалими перервами на відпочинок.
Приклад заповнення матриці Ейзенхауера
Як швидко освоїти навик ефективногопланування з матрицею Ейзенхауера? Почніть зі складання денного планінги. У своєму щоденнику намалюйте квадрат матриці, розділіть його на 4 рівні частини і пронумеруйте їх. Тепер залишається тільки правильно визначити пріоритет власних справ і завдань. Саме для цього і придумана матриця Ейзенхауера. Приклад її заповнення ви можете бачити в нашій статті. Якщо запланований насичений день і справ дуже багато, можна для початку виписати їх в чернетці загальним списком.
А як же ставити для себе довгострокові цілі?Матриця Ейзенхауера придумана для короткочасного планування. При роботі з довгостроковими цілями має сенс використовувати окремий список. Далі розбийте складну задачу на кілька підпунктів, і деякі з них внесіть в денний планинг.
