Первинна документація - фундамент веденнябухобліку. Первинними називають документи, що складаються безпосередньо в момент, коли відбувається господарська операція, і що представляють собою свідоцтва їх здійснення. До них належать рахунки, касові ордери та прибуткові, накладні, забірні листи тощо.
Первинна документація в бухгалтерії ділиться надокументи зовнішні (створені за межами організації) і внутрішні (створені в самій організації). Крім цього, за характером первинні документи поділяються на бухгалтерські, виправдувальні, распорядительно-організаційні та комбіновані. А також вони бувають разовими і накопичувальними.
Разовые (расчетные и платежные ведомости, касові ордери та ін.) використовуються лише один раз для відображення проведеної операції. Після цього вони надходять до бухгалтерії. Накопичувальні (лімітно-забірні карти; тижневі, місячні наряди) складаються протягом тривалого періоду (місяця, декади) з метою відображення однотипних повторюваних операцій.
До організаційно-розпорядчих первиннимдокументів належать накази, вказівки, розпорядження, доручення. Вони дозволяють проведення прописаних в них операцій. Дані цих документів не вносяться в облікові регістри.
Виправдувальні первинні документи (накладні, платіжні вимоги, ордери прибуткові і т. Д.) Відображають факт проведення операції. Дані про них відображаються в облікових регістрах.
Частина документів поєднує в собі ознаки і дозвільних, і виправдувальних. До них відносяться платіжні відомості по зарплаті, касові ордери та ін.
Документи бухгалтерського оформлення створюють наоснові розпорядчих та виправдувальних з метою узагальнення бухгалтерських записів. Це розрахунки накладних витрат, бухгалтерські довідки, розроблювальні таблиці та ін.
Комбинированные первичные документы выполняют функції всіх вище перерахованих категорій (і виправдувальних, і розпорядчих, і бухгалтерського оформлення). Прикладом може служити накладна на відпуск товарів і цінностей.
Первинна документація дає відомості для складання всіх інших видів документів (облікових, звітних).
Документи можна складати вручну або за допомогоюспеціальної комп'ютерної програми. Вони створюються з метою врахування всіх скоєних господарських операцій (грошових, матеріальних, розрахункових) будь-якого охоплення і об'єму. Їх правильне оформлення необхідно, щоб уникнути проблем і непорозумінь під час перевірок контролюючими органами.
Ведення господарської діяльності супроводжується постійним проведенням різних операцій. Первинна документація ведеться для забезпечення точності і достовірності всіх облікових показників.
Щоб складаються первинні документи мали юридичну силу, вони повинні містити всі необхідні реквізити. До них відносяться:
- повне найменування документа,
- дата безпосереднього складання,
- найменування підприємства,
- точне позначення змісту проведеної операції;
- прізвища, ініціали та посади відповідальних за проведення операції осіб, їх підписи з розшифровкою;
- печатки підприємства, штампи.
За законодавством первинна бухгалтерська документація складається російською мовою. На підприємствах з іноземним капіталом можуть складатися іноземною, але з підрядковим перекладом.
Всі записи в бухгалтерії ведуться на підставіцих документів. Після цього дані з них переносяться в облікові регістри, де вони записуються згодом на бухгалтерських рахунках. За цим даних в кінці певного періоду заповнюється звітність. Завдяки цьому забезпечується можливість повного обліку відомостей, необхідних для безперервного і суцільного відображення роботи підприємства.
