Документування управлінської діяльності і його основні поняття

Під документуванням розуміється записінформації згідно регламентованим правилам, тобто процедура оформлення документів в спеціальному порядку. Так як процес запису даних може здійснюватися різними засобами, то і документи в практиці управлінської діяльності зустрічаються найрізноманітніші - рукописні, графічні, друкарські, фото- і відеоматеріали.

Документування управлінської діяльності - регламентована процедура, що дає йому гарантію юридичної сили - якість, що знаходиться у відомості чинного законодавства.

На сьогоднішній день використовуються різнізасоби документування: від простих (таких, як олівці і звичайні кулькові ручки) до більш складних електромеханічних (сюди відносяться магнітофон, відеокамера, фоноаппарат і т.п.) і автоматизованих, комп'ютерних. Від застосовуваних засобів залежать і способи документування. Воно може бути текстовим, електронним, кіно- і фотографічним.

Управлінська діяльність використовує, як правило, текстові документи, написані від руки або створені на комп'ютері. Тому вони отримали назву управлінської документації.

Документування - це завжди фіксація наконкретному носії будь-якої інформації, з особливими реквізитами, за якими потім здійснюється її ідентифікація. Документування управлінської діяльності створює засоби і підстави для регуляції діяльності як окремого посадовця, так і фінансових або організаційних дій цілого підприємства.

Документація може відрізнятися за своїми функціями,призначенню, змісту, ступеня засекреченості та доступності інформації. Фактори адресації дозволяють класифікувати її на Міжорганізаційні і зовнішню. Першу, яка не виходить за рамки однієї установи або організації, і ведеться між її учасниками, називають службової. Друга - зовнішня документація - здійснюється між організаціями різного типу, окремими посадовими особами, не перебувають у безпосередньому підпорядкуванні по відношенню один до одного.

Технічне документування здійснюється здотриманням встановлених норм, які для будь-якого типу документів свої. Для будь-якої управлінської діяльності це особливо важливо, адже так документування набуває юридичну силу, що служить найвірнішим доказом автентичності укладеної в ньому інформації.

Документування управлінської діяльностінакладає конкретні обов'язки на посадових осіб або управлінські органи, його здійснюють. Так, під час створення будь-яких офіційних документів повинні дотримуватися діючі законодавчі норми, правила оформлення, які є загальнодержавними. Крім того, кожен документ обов'язково повинен супроводжуватися реквізитами організації, юридично значущими: її найменуванням і розшифровкою, підписами і печатками керівництва або певного відділу підприємства, датою складання і номером в реєстраційній книзі, грифами затвердження і т.п. Нарешті, документування управлінської діяльності має випускати документи строго в межах своєї компетенції.

Документи розрізняються і за ступенем достовірності.Чернетки або копії з основної документації містять тільки певний текст, і не містять в собі такої юридичної сили, як оригінали. Справжнім же вважається той документ, який містить відомості і перераховані вище реквізити, що підтверджують його силу і достовірність.