Кадрова робота на будь-якому підприємстві неможливабез ведення реєстраційних форм. Види і специфіка їх диктуються особливостями даного підприємства і зазвичай визначаються на розсуд керівника (крім обов'язкових форм, наприклад, з обліку трудових книжок і т. П.). Ведення інших форм не є строго обов'язковим, але на великих підприємствах істотно полегшує і оптимізує роботу кадрової служби.
До реєстраційних форм відносяться журнали облікуі реєстраційні книги. Зазвичай оформлення їх проводиться співробітниками кадрової служби згідно з тематикою реєстрованих документів з урахуванням зручності і доцільності. Це може бути книжкове або альбомне розташування сторінок, наявність граф і колонок, необхідних саме для даного виду обліку. Реєстраційні форми можуть існувати у вигляді спеціальних бланків, надрукованих типографським способом (такі бланки, як правило, купуються підприємством) або заповнюватися від руки.
Обов'язковими реквізитами будь реєстраційноїформи є назва підприємства і самої форми, дата початку її ведення, дата закінчення ведення, термін зберігання, підпис особи, яка призначена відповідальною за ведення. Всі сторінки такої книги або журналу разграфляются, нумеруються, зшиваються і завіряються печаткою і підписом керівника. Заповнюються сторінки ручкою чорного, фіолетового або синього кольору акуратним почерком, без підчисток і замазувань. У разі внесення невірної запису вона повинна бути перекреслена однією тонкою рисою, а нижче вносяться вірні відомості. Кожне виправлення має бути завірене підписом відповідальної особи з проставленням дати. При наявності графи "Примітки" відомості про виправлення вносяться туди.
Журнал обліку відноситься до документів внутрішньогокористування і не передається в інші підрозділи. Зберігається він у особи, яку наказом керівника призначається відповідальним за його ведення. Після заповнення всіх сторінок журнал обліку здається в архів підприємства і зберігається від 3 до 75 років, в залежності від прийнятих для різних документів термінів зберігання.
Прикладом реєстраційної форми може служитижурнал обліку робочого часу, який ведеться на багатьох підприємствах, хоча його ведення згідно із законом не є обов'язковою. Відповідно до внутрішнього розпорядку працівники протягом робочого дня мають право залишати робоче місце тільки з дозволу керівника із зазначенням мети та часу відсутності. Даний журнал обліку служить засобом фіксування фактично відпрацьованих годин. Складається він, як правило, з декількох граф (номер запису і її дата, час приходу і відходу, місце вибуття, підпис працівника).
Іншим прикладом облікової форми є журналобліку перевірок юридичної особи або приватного підприємця. Він належить до типових форм, затверджених ін. № 141 від 30.04.2009 р Мінекономрозвитку РФ і служить для внесення відомостей про перевірки з боку державних контролюючих органів. Такий журнал обліку дуже бажано мати будь-якого ІП або юридичній особі для дотримання законності і захисту від несанкціонованих перевірок. Але відсутність даного журналу не є порушенням, перевіряючі лише зафіксують факт відсутності в акті перевірки.
Даний журнал зберігається у особи, що перевіряється ізаповнюється представниками перевіряє інстанції. Працівникам аудиту вносити в нього записи забороняється. Особи, які проводять перевірку, зобов'язані внести в журнал запис про її цілі, обсяг і терміни і вказати реквізити того розпорядження, на підставі якого проводиться перевірка. При відмові перевіряючих заповнити дані графи журналу їх дії можуть бути оскаржені. Записи в журналі при необхідності можуть бути використані для уточнення правомірності чергової перевірки, а в разі виникнення конфлікту можуть служити підставою звернення до вищих інстанцій, аж до скарги в прокуратуру.
Журнал повинен бути в обов'язковому порядку прошитий, пронумерований, скріплений печаткою юридичної особи та має містити такі графи:
- найменування контролюючого органу ;;
- дати початку перевірки, її закінчення, час проведення;
- її правова підстава;
- мета і предмет даної перевірки;
- виявлення при перевірці порушення і приписи щодо їх усунення;
- ПІБ, посада, підпис особи, яка проводить перевірку.
