Власникам офісних будівель нерідко доводитьсярозплутувати цілий клубок господарських і адміністративних проблем - адже кожен наймач бажає працювати в чистому, якісно відремонтованому сучасному офісі з відмінними комунікаціями, опаленням і дизайном. Обслуговування будівель може відбуватися силами самого власника офісного приміщення або через договір з надання подібних послуг, підписаний зі сторонньою компанією. В окремих випадках ремонт і обслуговування будівель, що знаходяться в оренді, знаходяться у веденні наймачів. Якщо домовленість була саме такою, то подібний пункт обов'язково повинен був відображений в договорі оренди.
Догляд за величезними приміщеннями вимагає невпинної уваги до різних дрібниць і постійною роботою над тим, щоб орендарі відчували себе комфортно і спокійно.
Комплексне обслуговування будівель - це пакет послугз прибирання, ремонту, сервісу та обслуговування комунікаційних мереж. Іноді сюди входять послуги call-центру, оплата робота адміністратора на ресепшені, інші послуги.
Договору з обслуговування укладаються зклінінговими компаніями, індивідуальними підприємцями або аутсорсинговими компаніями. Зручно, коли комплексне обслуговування будівель ведеться одним підприємством - в такому разі не буде взаємних звинувачень і перекладання відповідальності за невиконану роботу, адже весь пакет послуг повинна виконувати одна організація.
Стандартний договір включає в себе наступні послуги, обов'язкові до виконання сторонньою організацією.
Зазвичай адміністрація розглядає кілька заявок від сторонніх фірм, які бажали б здійснювати обслуговування будівель. Для участі в тендері фірма повинна надати:
За результатами розгляду заявок адміністрація будівлі вибирає компанію, яка запропонувала оптимальне співвідношення параметрів ціна-якість, і укладає з нею договір по наданню послуг.
Договір на обслуговування будинків полягає для оптимізації роботи фірми-замовника за основним видом діяльності.
Сенс договору, що укладається на технічнеобслуговування полягає в передачі сторонній компанії функцій з технічного обслуговування наявного обладнання, налагодження нових машин і механізмів, по ремонту будівель і споруд підприємства замовника.
Договір передбачає:
1. Представлений план ремонтних робіт з обслуговування основних засобів компанії-замовника.
2. Технічне обслуговування будівель і споруд та наявного обладнання підприємства.
3.Впровадження систем і технологій, що дозволяють проводити повне обслуговування будівель і споруд, забезпечувати своєчасний ремонт обладнання, направляти зусилля на поліпшення експлуатації наявних машин і механізмів.
4. Виконання ремонту в відведені договором терміни, коригування вартості ремонту при дотриманні високих стандартів ремонтних робіт.
Технічний супровід процесу надання послугконтролюється за допомогою звітів, регулярно надаються в кінці звітного періоду. За підсумком роботи складається акт про надання виконаних послуг, який є підтвердженням виконаної роботи. Якщо адміністрація офісу згодна з актом, документ підписується і проводиться з бухгалтерського обліку, а фірмі-постачальнику послуг перераховуються гроші.
Окремими пунктами в даному договорі повинні бути:
Договір повинен був зрозумілий і узгоджений обома сторонами угоди.
Для злагодженої роботи нового оператора послугпідприємство організовує спеціальний відділ. Зазвичай він називається диспетчерською службою щодо прийняття претензій і заявок. Вона ж здійснює зворотний зв'язок між бригадами, що виконали цю роботу, і наймачами. Якщо будівля невелике, така функція може бути покладена на адміністратора або спеціаліста, який веде прийом відвідувачів.
Зрозуміло, будь-який власник офісного приміщеннявправі сам наймати персонал для прибирання та обслуговування будівлі. Але якісне надання комплексних послуг можливо лише сервісним центром. Укладаючи договір, власники офісних висоток звільняються від відповідальності за контроль стану приміщень і можуть не турбуватися про комфорт і безпеку для своїх орендарів.
