Програма Microsoft Excel незамінна для роботи зцифрами і таблицями. Вона дозволяє з легкістю виробляти складні обчислення, будувати графіки та діаграми. Працюючи з таблицями, які мають вигляд списку, Microsoft Excel дає можливість відбирати необхідні значення і сортувати стовпці. Дані можна впорядкувати за зростанням або спаданням згідно з тими значеннями, які розташовані в осередках. Ті ж маніпуляції можна виконати і з текстовим матеріалом, розташовуватися він буде або в алфавітному порядку, або в зворотному алфавітному. Сортування в Excel необхідна для того, щоб інформація була доступна до сприйняття і легко читалася.
Іноді виникають ситуації, коли потрібно впорядкувати дані в тому порядку, який відрізняється від уже існуючих. В цьому випадку можна створити свій порядок, який необхідний для подальшої роботи.
Щоб створити власний порядок, потрібно перейтиу вкладку «Сервіс», а потім вибрати пункт «Параметри». Там є меню «Рядок», де в лівій частині вікна розташовані вже існуючі списки, які використовуються для сортування. Для створення власного порядку необхідно вибрати опцію «Новий список». Всі необхідні значення і параметри потрібно задати в поле «Елементи списку».
Поділяються вводяться значення за допомогою клавіші"Enter". Вводити всі дані потрібно в тому ж порядку, згідно з яким буде сортуватися майбутній список. Коли все значення задані, необхідно натиснути кнопочку «Додати». Щоб імпортувати список, який вже набраний на робочому столі, варто скористатися опцією "Імпорт списку з осередків", вказавши адреси певних осередків. Але це можна зробити тільки в тому випадку, коли існуючий список містить елементи в тому порядку, який потрібно для подальшого сортування значень. На завершення необхідно натиснути «Імпорт».
Тепер можна легко впорядкувати інформацію, щобробота в Excel була комфортною. Для цього потрібно перейти в меню «Дані», потім вибрати вкладку «Сортування». В поле «Сортувати по ...» необхідно поставити конкретні параметри і натиснути відповідну кнопочку. На екрані з'явиться віконце «Параметри сортування», де потрібно вказати порядок сортування даних.
Після цього слід вибрати власний порядок сортування і підтвердити вибір, натиснувши ОК.
Для того щоб була здійснена сортування вExcel, потрібно помістити курсор в певну комірку і клацнути на відповідній кнопці сортування: по зростанню або по спадаючій. Вони розташовані на панелі інструментів.
Найчастіше на підприємствах виникає ситуація,коли потрібно сортувати дані за іменами працівників. Це зручно, оскільки дані, що стосуються конкретного працівника, будуть в один рядок.
Для наочності інформація сортується не тількиза прізвищами, а й в залежності від суми окладу. В цьому випадку одними кнопками сортування не обійтися. Якщо необхідна така сортування даних, Excel пропонує наступний вихід:
Для другого поля аналогічно проводиться сортування. Програма буде сортувати по прізвища тільки тих співробітників, які мають однаковий оклад.
Якщо обсяг інформації дуже великий, можна створювати свої списки для упорядкування даних. Це допоможе уникнути помилок при роботі з матеріалом, до того ж його легше буде обробляти.
Щоб впорядкувати інформацію в алфавітномупорядку, необхідно зайти в меню «Дані». Попередньо потрібно виділити стовпець, до якого повинна бути застосована функція. Дані будуть відсортовані після натискання піктограми "від А до Я" або навпаки. Після цього на екрані з'явиться віконце, яке буде містити питання: «Чи потрібно розширити діапазон даних автоматично?» Варто погодитися і натиснути клавішу «Зберегти». При цьому загальний документ не втратить сенс, і дані інших стовпців будуть відповідати зміненим.
Сортування в Excel може бути проведена ііншим способом. Виділивши конкретний осередок, потрібно натиснути на піктограму. Але в цьому випадку питання про розширення діапазону з'являтися не буде, він розширюється автоматично.
При роботі з документами може знадобитися ібагаторівнева сортування в Excel. Щоб скористатися цією функцією, потрібно виділити осередок в списку і натиснути на пункт «Сортування» під нею. Один рівень вже буде, і в ньому можна вибрати наступний, такими як дата. Для цього слід натиснути «Додати рівень». Для зручності можливо зробити в списку рівнів сортування за темами.
При необхідності рівні переміщаються вниз або вгору, що змінює їх пріоритет. Для цього потрібно виділити рівень і натиснути на іконки стрілок. Також рівні легко копіюються або видаляються.
Формули в Excel являють собою вираження,які починаються зі знака «дорівнює», складаються з числових значень, адрес осередків, імен або функцій. Всі вони з'єднуються знаками арифметичних операцій: множення, ділення, вирахування або зведення в ступінь.
Операції в формулі діляться відповідно до пріоритетів:
В осередку відображається тільки результат, а сама формула розташована в рядку формул. При зміні значень кінцевий результат змінюється автоматично.
Якщо виникає потреба змінити формулу,потрібно клацнути мишкою в рядку формул або натиснути кнопочку F2. Після всіх коригувань необхідно натиснути «Enter» або значок введення в рядку. Зміни також можна вносити безпосередньо в осередку. Для цього на обраній області потрібно клацнути мишкою двічі.
Навчаючись Excel, в прикладах часто можна побачитипосилання. Використання посилань дає можливість застосовувати у формулі дані, які знаходяться в різних місцях аркуша. Можливо використовувати посилання на комірки, розташовані в інших робочих книгах або додатках.
Після введення формули в осередок її можна переноситиабо копіювати в інше місце. При цьому осередок, де розташовувалася формула, стає вільною. Змінюються тільки відносні посилання, а абсолютні залишаються постійними.
Щоб перемістити формулу, потрібно навести курсор на куточок осередки, щоб з'явилася двостороння стрілочка. Утримуючи клавішу мишки, можна перетягнути її в потрібне місце.
