За статистикою Gartner на обробку документів на підприємстві витрачається до 15% корпоративних доходів, а на їх створення, узгодження, копіювання і пошук у співробітників йде до 30% робочого часу.
Саме тому для багатьох компаній нагальною потребою є оптимізація процесу документообігу. Зокрема, за допомогою його автоматизації ІТ-засобами.
Залежно від специфіки діяльності може бути актуальна автоматизація не тільки внутрішнього документообігу, а й зовнішнього.
Наприклад, юристам, провідним арбітражні справи, потрібно відправляти документи в суд з використанням електронного підпису і швидко реагувати на нові події в справі. На жаль, представлені на ринку рідко враховують ці потреби. Але є і унікальне в своєму роді пропозиція - програмне забезпечення (ПО) «Судово-претензійна робота» з лінійки «Юрайт» від однойменного розробника.
Уникальность данного ПО в том, что над его створенням трудилися не тільки програмісти, але і вузькі фахівці з області права. В результаті юристи-клієнти отримали єдиний інформаційний простір, в якому зручно працювати. Зокрема, завдяки інтеграції системи з такими незамінними юридичними сервісами, як «Консультант плюс», kad.arbitr.ru, egrul.nalog.ru. За рахунок консолідації всієї потрібної інформації в одному місці юристи також можуть оперативніше реагувати на події арбітражного процесу і вести більше справ одночасно без втрати якості.
Для автоматизації внутрішнього документообігу організації (не обов'язково тільки юрвідділу) використовується інший продукт сімейства «Юрайт» - «Узгодження і договори».Зберігання документів в єдиній базі дозволить учасникам договірного процесу менше витрачати час на пошук потрібного документа, а за рахунок автоматичного порівняння версій зацікавлені особи можуть бачити авторів змін в договорі і контролювати його актуальність. Крім цього, при необхідності працювати віддалено співробітники зможуть узгоджувати договору по електронній пошті, навіть не заходячи в програму.
На відміну від багатьох систем електронногодокументообігу ці програми дозволяє вести специфічну звітність за договорами (журнал обліку договорів, лист погодження), узгоджувати контрагентів за договором, забезпечує додаткові варіанти обробки погоджень (наприклад, запит додаткової інформації). Завдяки цьому знижується кількість помилок і підвищується прозорість процесу обміну документами в компанії.
Використання програм «Юрайт» в сукупності зорганізаційними заходами допоможе компаніям, незалежно від розміру та сфери діяльності, впорядкувати, прискорити і зробити більш керованими їх ділові процеси.
