Будь-яка фірма повинна відображати відбуваються в нійпроцеси в документах. Це потрібно для внутрішньої організації, це потрібно для складання звітів в різні контролюючі органи. Причому всі використовувані паперу і відомості постійно оновлюються: з'являються одні, застарівають інші. Ну і, нарешті, йде обмін між підрозділами, відділами, просто фахівцями. Весь цей процес і є документообіг в організації.
Сам документ являє собою матеріальнийоб'єкт, на якому зафіксована інформація у вигляді тексту, запису звуку або відеозображення. Останні дві категорії ще деякий час назад взагалі в якості документів юридичних осіб не розглядалися. Однак зараз, коли небаченими темпами розвивається організація електронного документообігу, такі формулювання нікого не дивують. Призначається документ для зберігання і передачі цієї інформації іншим особам, при цьому передбачені способи захисту від несанкціонованого використання.
З чого починається документообіг у малого бізнесу
Природно, існують певні принципи, які треба дотримуватися, коли формується документообіг в організації. Охарактеризуємо їх для щойно створеної юридичної особи.
Перше, що потрібно зробити - це створити хоча б короткий реєстр документів, необхідних в діяльності. Такого закону, де були б вони всі досконально розписані, немає. Але є напрацьована практика.
Обов'язково повинен бути присутнім статут, свідоцтва про постановку на облік і т.д. З них починається вся документація, яка на перших порах вміститься в одному файлі.
Але потім почнуть накопичуватися ще і первиннідокументи, які, до речі, належить зберігати не менше п'яти років. Сюди належать рахунки-фактури, накладні, документи про оплату - все, що може підтвердити легальність проведених операцій. Це вважається найважливішою категорією.
Крім того, документообіг в організації повиненпередбачати накопичення договорів з партнерами та контрагентами - ті угоди, які супроводжують бізнесмена на всьому протязі його діяльності. Тут можна використовувати досвід попередників. Складаючи договір оренди приміщення, укладаючи контракт з іноземною компанією, можна використовувати приблизні зразки. У них поєднуються обов'язкові положення з тими, де можна проявити ініціативу.
Нарешті, є внутрішні документи, що створюються ввідділах і назавжди залишаються в надрах канцелярських шаф. Сюди відносяться різного роду регламенти, інструкції, накази, доповідні та інше. Окремим рядком можна назвати лише документацію по оплаті праці найманих працівників. Тут дуже жорсткі законодавчі вимоги і в плані складання, і в плані термінів зберігання в архіві.
Що взяти за основу?
У підсумку, щоб створити більш-меншзадовільний документообіг в організації, треба буде переглянути чимало інструкцій і законів. Але можна порадити й інше: взяти за зразок подібне юридична особа зі схожою режимом оподаткування і з історією діяльності. А якщо там вже була податкова перевірка, то можна точно отримати якісну консультацію.
В результаті документообіг організації, зараховують до малого бізнесу, організувати не дуже складно. Треба лише проявити деяку скрупульозність.
Складніше в великих компаніях, де це ціласистема, де звернення документа проходить повний цикл: створення, реєстрація, пересилання адресату або передача виконавцю, ознайомлення і, нарешті, виконання. У них передбачені навіть графіки документообігу - схеми, що відображають процедуру руху документів, починаючи з того моменту, як вони створюються, і закінчуючи передачею їх на зберігання. Природно, уніфікація тут неможлива через різницю структур підприємств. Тому кожна організація розробляє ці графіки самостійно.
