Протокол наради є документом, в якомувідображаються всі важливі рішення цього заходу. Неправильне його складання як за змістом, так і за оформленням може стати причиною його оскарження учасниками засідання. Крім того, існує потенційна небезпека прийняття невірних управлінських рішень, якщо протокол виробничої наради містить викривлену інформацію. Правильно оформити його допоможе набір нескладних рекомендацій.
Текст цього документа зазвичай містить дві частини:вступну та основну. Протокол наради (його перша половина) включає опис основних параметрів заходи: посади, П.І.Б. учасників, голови і секретаря. Коли у когось з присутніх особливий статус (запрошений, експерт, спостерігач і т.п.), це також зазначається в документі. Якщо на засіданні були присутні багато людей, то протокол наради може містити дані про них на окремому аркуші, який є невіддільним додатком документа. Закінчується вступний розділ порядком, в якій міститься перелік питань, що розглядаються. Розташовувати їх бажано за значимістю, проте можуть бути й інші фактори, що впливають на місце в списку питань. Наприклад, структура порядку може залежати від логічного взаємозв'язку частини її питань або зайнятості осіб, які беруть участь у заході. Сам документ оформляється на бланку організації (її підрозділи), обов'язково має бути вказано, коли відбувалося засідання.
Протокол наради в основній частині повиненвідповідати вступній. Зокрема, її пункти повинні йти в тому ж порядку, що і в порядку. Алгоритм побудови тексту, що фіксує інформацію по кожному пункту порядку, наступний: "слухали", "виступили", "вирішили". Основне правило при оформленні цієї частини протоколу - він не повинен перетворитися на подобу стенограми.
Зокрема, в підпункті "слухали" описується,хто був основним доповідачем з питання, що він запропонував в результаті своєї мови. За виступаючим учасникам також вказується, хто говорив, що запропонував. У рішенні фіксується остаточна позиція більшості учасників наради. Якщо воно приймалося шляхом голосування, то вказується, скільки людей було за нього, скільки проти, а також число тих, хто утримався. Залежно від важливості обговорюваних питань, можуть бути перераховані П.І.Б. людей, що зайняли ту чи іншу позицію.
Оформлення протоколу наради виробляєсекретар, сам документ підписується виконавцем і головуючим на засіданні. Джерелом інформації для його складання служать рукописні чернетки, записи, зроблені за допомогою диктофона, стенограми. Якщо для врегулювання питань, окреслених під час засідання, потрібні повноваження вищої посадової особи, який не брав участі в нараді, додатково може бути передбачено затвердження рішень у цього керівника. Підписаний і зареєстрований протокол може розсилатися як єдиним документом, так і у вигляді виписок для посадових осіб, на яких поширюється тільки частина питань.
