Заключение любой сделки требует документального потвърждение. В допълнение към изготвянето на необходимите документи, често се изисква прехвърлянето на официални документи от едно физическо или юридическо лице на друго. Такова прехвърляне е правна процедура и изисква необходимата писмена форма. Документално доказателство за събитието е актът за прехвърляне на документи, съставен в определена форма и подписан от всички участници.
Такъв акт е правно обоснован само при условиесъставяне в съответствие с правилата за управление на офиса и наличието на всички необходими подписи. Няма единна банка или унифицирана форма за всички случаи, тъй като ситуациите, изискващи прехвърляне на документи, са много разнообразни. Следователно формата на този документ във всяка конкретна ситуация е различна.
Като цяло документ се състои от тризадължителни части. Първата част, непосредствено след наименованието „Закон за приемане и доставка на документи“ (примерна извадка за всеки вид документ), датата и мястото на подготовка, съдържа подробности за изпращащите и приемащите страни. За физическите лица това е името и данните на паспорта, за организациите - пълното име и данните на представителите. Ако документите се прехвърлят между различни подразделения на една и съща организация, трябва да се посочат имената на структурните подразделения (изпращащи и получаващи), както и имената на представители.
Във втората част актът за прехвърляне съдържасписък на документи, които трябва да бъдат предадени, като се посочват серийните номера и данните за регистрация, отразени в счетоводните документи. Най-удобно е да подредите такъв списък под формата на таблица.
Последната част от акта трябва да посочваброя на направените копия и подписите на страните. За представители на организации, до подписа, е необходимо да се посочат позициите и да се предостави препис на подписите. Актът трябва да бъде удостоверен и с печата на организацията.
В случай на прехвърляне на особено важни документи, актътПрехвърлянето се съставя от специална комисия, създадена по заповед на ръководителя. В този случай подписите, фамилиите и позициите на всички членове на комисията са задължителни.
Обратното прехвърляне на документи е възможно само при специално заявление на установения формуляр с списък на прехвърлените документи. Ако част от документите са изгубени, това трябва да бъде отразено и в заявлението.
В какви случаи трябва да се състави актпредаване? В документооборота на персонала прехвърлянето на документи от един служител на друг се извършва в случаите на напускане във ваканция, уволнение, преместване в друг отдел. Освен това този акт се съставя при предаване на документи в архива за съхранение или при унищожаване. Цялата необходима информация за движението на документи се отразява в специален журнал или папка. Актът за предаване и получаване на документи трябва да съдържа пълен списък на тях, независимо от броя на листовете или томовете.
За юридически компетентни и коректнисъставеният акт за преместване, службата за персонал на организацията трябва да има списък на необходимите регулаторни документи. Задължителните документи на кадровата служба включват наредба за възнагражденията, вътрешни разпоредби, трудов договор, персонал, заповеди за персонал, графици за ваканции, лични карти на служители и техните трудови книжки, заявления за служители в отпуск и уволнение и редица други.
Особено отговорен процес - приемане и предаванеработни книжки, в случай на загуба на които процесът на възстановяване е свързан със значителни затруднения. Също така, най-важният документ е трудовата книжка, съдържаща подписите както на служители, така и на уволнени. Прехвърлянето на работни книжки се препоръчва под формата на отделно приложение към акта, в което се посочват сериите и номерата на всяка книга, включително непоисканите.
В някои случаи се осигурява прехвърлянето на копия на документи, главно това се отнася до секретни или заглавни документи или документи за строго отчитане.
В случай на загуба на определени документи инесъгласие по този въпрос актът за приемане е основното правно основание за разрешаване на спорове. Следователно правилният му дизайн е толкова важен, по-добре е той да се извършва от специалист с опит в работата с документи.
