Uanset typen af aktivitet, evtorganisationen arbejder med mennesker. Lovlig registrering af medarbejdere er nødvendig på alle stadier af arbejdsforholdene. De personaledokumenter, der er oprettet i disse sager, omfatter mange forskellige typer papirer, forskrifter og personoplysninger.
Arbejdsgiveren er forpligtet til ikke kun at handle korrektdokumenter til registrering af personale, men også organisere deres opbevaring, overførsel til arkivet og om nødvendigt destruktion. Alle disse handlinger skal overholde den gældende lovgivning.
Alle faser af medarbejdernes bevægelse skal afspejles i de relevante papirer. Personaledokumenterne, der afspejler personalets bevægelser, omfatter følgende:
HR- og sekretærpersonalevirksomheder skal huske behovet for at udarbejde personlige dokumenter i overensstemmelse med lovens krav. De regler, der er foreskrevet i virksomhedens forskrifter, må ikke modsige de højere instruktioner.
Korrekt papirarbejde til personligevirksomhedens sammensætning er angivet i de tilsvarende instruktioner. Det med eksempler og links skal angive alle nuancer ved reparation af arbejde med personale på papir. Denne normative handling udstedes og godkendes af organisationens ledelse og er af ubegrænset karakter.
Personlige dokumenter kan udarbejdes som ielektronik og papir. Hvis teksten er skrevet i hånden, er det nødvendigt at overvåge håndskriftets nøjagtighed og prøve ikke at lave blots. Enhver korrigeret fejl skal bekræftes med organisationens segl og attesteres ved hovedets underskrift.
Personalejournaler føres oftehemmelig, da de indeholder personlige oplysninger beskyttet ved lov. Kun en strengt defineret kreds af specialister må arbejde med dem.
I personaletjenestens dokumenter skelnes der mellem to typer ordrer:
De adskiller sig i den måde, de er dekoreret på, i rækkefølgengodkendelse, underskrift og offentliggørelse. Derudover arbejder medarbejdere i HR -afdelingen oftest med personlige ordrer. De opbevares også der, adskilt fra andre dokumenter. Sådanne ordrer er inkluderet i dokumenterne om organisationens personale.
De fleste af de personlige ordrer harforenede former. Bekvemmeligheden ved at arbejde med sådanne former indebærer deres enhed for virksomheden. Den obligatoriske brug af standardiserede formularer er imidlertid kun foreskrevet for offentlige myndigheder og budgetorganisationer. Virksomheder med en anden ejerskabsform må ikke overholde disse regler.
Blandt personlige ordrer er følgende mest almindelige:
Enhver ordre om personale gøres opmærksom på den medarbejder, som det vedrører. Hvis medarbejderen af en eller anden grund ikke underskriver dokumentet, udarbejdes der en handling om dette.
Alle personlige ordrer skal beståobligatorisk registrering i en særlig journal. Samtidig får de et nummer, der angiver, at de er registreret, og at deres udførelse overvåges. En kopi af ordren skal gemmes i en personlig fil, det originale dokument opbevares separat i et år, hvorefter det enten sendes til arkivet eller destrueres.
I hver organisation afhængigt af formenejendom og andre funktioner, vil der blive oprettet forskellige dokumenter om virksomhedens personale. Deres liste bør angives i instruktionerne for udførelse af personalejournaler.
Oftest er det:
Hver virksomhed bestemmer uafhængigt de krævede typer af personaledokumenter samt metoden til oprettelse og opbevaring.
Den vigtigste og komplette medarbejderinformationer indtastet i hans personlige fil. Sammensætningen af dokumenter og de særlige forhold ved deres erhvervelse bestemmes af hver organisation uafhængigt og skal foreskrives i et reguleringsdokument. Du kan arkivere kopier af papirer både i fremadrettet og omvendt rækkefølge eller danne dem i grupper.
Personlige anliggender kan håndteres som de flestemedarbejdere i organisationen og udelukkende på ledere og førende specialister. Men i praksis foretrækker de fleste organisationer at have et sæt dokumenter og andre oplysninger om enhver medarbejder, uanset hans stilling og status.
Kategorier af dokumenter og deres kopier til opbevaring i medarbejderens personlige fil:
Der oprettes en separat mappe for hver medarbejder,hvor de anførte dokumenter og deres kopier er arkiveret. Personlige filer opbevares adskilt fra andre personaledokumenter. De indeholder personoplysninger og bør derfor ikke være tilgængelige for uautoriserede personer.
Det forenede personlige medarbejderkort er obligatorisk for alle virksomheder, uanset ejerskabsform. Det er et grundlæggende dokument designet til at registrere medarbejderne i organisationen.
Det personlige kort indeholder alle de grundlæggende oplysninger ommedarbejder. Det udfyldes normalt med hånden, men det er tilladt at indtaste de primære oplysninger ved hjælp af teknologi. Et personligt kort opbevares hele tiden, medarbejderen arbejder i organisationen. Når sektionen udfyldes, er det tilladt at udskrive og indsætte indsatsen.
Bemærk, når du udfylder et personligt kortat kode links. De er angivet til højre for disse tabeller, hvor oplysningerne er forenet. Oplysningerne i disse afsnit skal overholde klassifikatorer og andre lovgivningsmæssige dokumenter.
Personlige kort gemmes korrekt separatfra andre personlige dokumenter, i en pengeskab eller i et metalskab med en lås. Dette dokument indeholder personlige oplysninger og er underlagt streng regnskab. Når en medarbejder afskediges, foretages en tilsvarende indtastning, og det personlige kort udstedes til arkivering.
En arbejdsbog er et dokument, der bekræftererhvervserfaring, anciennitet og medarbejderstilling. Dens vedligeholdelse er obligatorisk for alle. Hun starter i begyndelsen af arbejdsaktiviteten og ledsager yderligere en person indtil pensionering.
Forpligtelse til at fremskaffe blanke formularer og indlægarbejdsbøger ligger hos organisationens regnskabsafdeling. Dens ansatte opbevarer dem i deres pengeskab og giver dem ud til personaleafdelingen efter behov. Dette registreres i den tilhørende kontobog. Administrationen anbefales ikke at acceptere emner og tomme indlæg af arbejdsbøger af ukendt oprindelse fra medarbejderne.
Arbejdsbogen tegnes altid kun i hånden.Noterne er lavet med en kuglepen med blåt blæk. Hvis der er opstået en fejl, skal den rettes og bekræftes med administrationens underskrift og organisationens segl. Alle indtastede oplysninger skal overholde love og regler.
Arbejdsbøger opbevares adskilt fra andredokumenter i pengeskabet. Det er forbudt at give dem ud til medarbejdere og endnu mere til tredjemand. Hvis en medarbejder i organisationen har brug for at indhente oplysninger om optegnelserne i dette dokument, laves der en kopi af alle sider, derefter sys de, og hver side er certificeret med et segl. Ved afskedigelse afleveres arbejdsbogen samme dag til medarbejderen.
Korrekt opbevaring af personaledokumenter- en af hovedopgaverne for medarbejdere i personaletjenester. Oplysningerne i dem tilhører kategorien personlige og er ikke genstand for offentliggørelse. Desuden skal sådanne dokumenter opbevares og behandles under særlige forhold.
Inden underskrivelse af en ansættelseskontrakt fra fremtidenmedarbejderen skal tage skriftlig tilladelse til at behandle personoplysninger. En kopi af dette dokument gemmes i en personlig fil eller i en separat mappe.
Alle dokumenter vedrørende personlige data skalholdt isoleret fra almindelige papirer. Adgang til dem er kun tilladt for specialister fra personaleafdelingen og organisationens første leder. Det er strengt forbudt at videregive personoplysninger om medarbejdere til tredjemand og organisationer. En undtagelse er de retslige og anklagemyndigheder, der har fremsat en formel, dokumenteret anmodning.
For at gemme personlige dokumenter, make -upen separat nomenklatur af sager. Mapper og kasser med dokumenter placeres i skabe. Det tilrådes at isolere dem fra direkte sollys og høje temperaturer. For et stort antal dokumenter er det tilrådeligt at tildele et særligt rum.
Personlige filer, spørgeskemaer og personlige kort opbevares i operationel opbevaring, så længe organisationen samarbejder med en bestemt medarbejder. Efter afskedigelse sendes de til arkivlagring.
Personalebestillinger opbevares i et årefter deres offentliggørelse. Jobbeskrivelser og andre instruktioner er på ubestemt tid, indtil de annulleres. Bemandingsbordet samt ferieplanen offentliggøres årligt og opbevares i personaleafdelingen eller i regnskabsafdelingen i yderligere et år efter handlingens afslutning.
Efter udløbet af den operationelle opbevaringsperiodepersonaledata sendes til personaledokumentets arkiv. Dette kan være en underinddeling af en organisation eller en tredjeparts, oftest statsejet, organisation.
Listen over dokumenter, der er omfattet af langtidsopbevaring af arkiver, er som følger:
Dokumenter i arkivet udarbejdes af en medarbejder i personaleafdelingen eller en sekretær. Det er muligt at gemme filer og andre papirer i lang tid både i organisationen selv og under en kontrakt i en specialiseret institution.
Dokumenter i en mappe til langtidsopbevaringer dannet efter dato, begyndende fra den tidligste. Papirets fysiske sikkerhed bør overvåges omhyggeligt og om nødvendigt kopieres og certificeres. Alle ark i sagen er nummereret og syet, hvorefter der udarbejdes en opgørelse.
Dokumentmapper skal placeres i strengeokay. I selve rummet er det nødvendigt at opretholde en optimal temperatur og lav luftfugtighed og også undgå direkte sollys. Racks bør regelmæssigt rengøres for støv, og rum med dokumenter skal behandles fra gnavere og andre skadedyr.
På trods af langtidsopbevaring, dokumenterpersonale kan ødelægges. Inden denne procedure finder der sted et møde i en særlig kommission, der i fællesskab beslutter den videre skæbne for personlige dokumenter.
Ødelæggelse finder altid sted strengt i henhold til opgørelsen i nærværelse af alle kommissionsmedlemmer. Dette kan være forbrænding, ødelæggelse ved slibning, presning og andre metoder.
Sammensætningen af personlige dokumenter er mangesidig og varieret. Medarbejdere i personaletjenester og ledelse af virksomheder bør vide, hvordan de korrekt udarbejder, opbevarer og ødelægger dem.
