Hver forretningstransaktion i en virksomhed eller organisation skal dokumenteres, det vil sige formaliseres ved hjælp af de relevante primære dokumenter.
Primære regnskabsdokumenter er grundlaget forindtastning af data i regnskabsregistre, der afspejler forretningstransaktioner i regnskab. Disse dokumenter er grundlæggende i udarbejdelsen af skattemæssig og finansiel rapportering.
Med andre ord, primære dokumenterregnskabsmæssige poster afspejler absolut alle forretningstransaktioner, som virksomheden udfører. De gemmes i organisationen til dens egne behov og præsentation for tilsynsmyndigheder såvel som til andre formål. Primære regnskabsdokumenter kan først ødelægges efter udløbet af betingelserne, der er fastlagt for deres lagring ved lov.
Primære regnskabsdokumenterregistrere fakta om forretningstransaktioner. For at strømline dataene er de udarbejdet i konsoliderede regnskabsdokumenter. Til regnskabsmæssige formål bruges to typer dokumenter: primære dokumenter og regnskabsregistre.
Et primært dokument er et dokument, der indeholder oplysninger om en bestemt forretningstransaktion og bekræfter gennemførelsen af dets faktum.
Primære dokumenter udarbejdes strengti overensstemmelse med lovgivningskravene med inkludering af alle obligatoriske detaljer. Disse inkluderer: dokumentets titel; sted og dato for dens forberedelse navnet på den juridiske enhed på hvis vegne dokumentet er udarbejdet volumen og indhold af operationen driftsenheder; ansvarlige persons positioner personlig eller elektronisk signatur af den person, der har udført forretningstransaktionen. Kun under denne betingelse er de juridisk bindende.
De vigtigste typer af primære dokumenter: udgiftsfakturaer; postanvisninger; betalingskvitteringer; handlinger udført arbejde kontante omkostninger og kvitteringsordrer, forskudsrapporter osv. Disse dokumenter indeholder oplysninger om den gennemførte forretningstransaktion.
I en række sager, der er etableret ved lov, klassificeres formerne for primære dokumenter som strenge rapporteringsformer.
Afhængigt af transaktionstyperne opdeles primære dokumenter i papirer til regnskab og aflønning, til regnskab for anlægsaktiver, til regnskab for kontante afviklinger, til regnskab for kontante transaktioner osv.
Primære regnskabsdokumenterudarbejdes under udførelsen af transaktioner eller umiddelbart efter deres udførelse. De kan kompileres enten på færdige formularer i sort (blå) blæk eller ved hjælp af et stempel, fax eller anden etableret metode. Urimelige rettelser og sletninger i dokumenter er forbudt. Fejl kan kun rettes på en korrigerende måde ved at krydse forkerte oplysninger og skrive den korrekte. Indskriften "korrigeret" foretages, datoen er angivet, og den ansvarlige persons underskrift anbringes.
Ud over primære papirdokumenter er der ogsåelektronisk. De kaldes dokumenter, hvis information registreres i form af elektroniske data under hensyntagen til alle de krævede detaljer. De oprettes, transmitteres, lagres og omdannes elektronisk til en visuel form. I henhold til lovgivningen har virksomheder ret til at bruge elektroniske dokumenter i deres aktiviteter. I dette tilfælde er en forudsætning, at loven om elektronisk signatur overholdes.
Primære regnskabsdokumenter opbevaresunder tilsyn af hovedregnskabet. Ejeren af virksomheden er ansvarlig for deres sikkerhed. De behandlede dokumenter skal overføres til arkivet. Indtil det øjeblik opbevares de i regnskabsafdelingen i lukkede skabe.
