Κάθε επιχειρηματική συναλλαγή μιας επιχείρησης ή οργανισμού πρέπει να τεκμηριώνεται, δηλαδή να εκτελείται χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα πρωτεύοντα έγγραφα.
Τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα είναι η βάση γιαεισαγωγή δεδομένων σε λογιστικά μητρώα που αντικατοπτρίζουν επιχειρηματικές συναλλαγές στη λογιστική. Αυτά τα έγγραφα είναι θεμελιώδη για τη σύνταξη φορολογικών και οικονομικών καταστάσεων.
Με άλλα λόγια, πρωτεύοντα έγγραφαΗ λογιστική αντικατοπτρίζει απολύτως όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες που πραγματοποιούνται από την επιχείρηση. Αποθηκεύονται στον οργανισμό για να διασφαλίσουν τις δικές του ανάγκες και παρουσίαση στις ρυθμιστικές αρχές, καθώς και για άλλους σκοπούς. Τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα μπορούν να καταστραφούν μόνο στο τέλος των προθεσμιών που ορίζονται για την αποθήκευσή τους από το νόμο.
Κύρια λογιστικά έγγραφακαταγράψτε γεγονότα διεξαγωγής επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Για την οργάνωση των δεδομένων, καταρτίζονται σε ενοποιημένα λογιστικά έγγραφα. Για λογιστικούς σκοπούς, χρησιμοποιούνται δύο τύποι εγγράφων: πρωτογενή έγγραφα και λογιστικά μητρώα.
Ένα κύριο έγγραφο είναι ένα έγγραφο που περιέχει πληροφορίες σχετικά με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική συναλλαγή και επιβεβαιώνει την εφαρμογή του με το γεγονός.
Τα πρωτεύοντα έγγραφα συντάσσονται με αυστηρό τρόποσύμφωνα με τις απαιτήσεις του νόμου με την συμπερίληψη όλων των υποχρεωτικών λεπτομερειών. Αυτά περιλαμβάνουν: τίτλο του εγγράφου. τόπος και ημερομηνία της σύνταξής του · όνομα του νομικού προσώπου για λογαριασμό του οποίου έχει συνταχθεί το έγγραφο · πεδίο εφαρμογής και περιεχόμενο της επιχείρησης · μονάδες μέτρησης για την επιχείρηση · θέσεις υπευθύνων · προσωπική ή ηλεκτρονική υπογραφή του ατόμου που πραγματοποιεί την επιχειρηματική συναλλαγή. Μόνο υπό αυτήν την προϋπόθεση έχουν νομική ισχύ.
Οι κύριοι τύποι πρωτογενών εγγράφων:αναλώσιμα τιμολόγια · εντολές χρημάτων αποδείξεις πληρωμής · πράξεις που εκτελούνται · έξοδα μετρητών και ένταλμα παραλαβής, εκθέσεις εκ των προτέρων, κ.λπ. Αυτά τα έγγραφα περιέχουν πληροφορίες σχετικά με την επιχειρηματική συναλλαγή.
Σε ορισμένες περιπτώσεις που ορίζονται από το νόμο, οι μορφές πρωτογενών εγγράφων ανήκουν στις μορφές αυστηρής αναφοράς.
Ανάλογα με τους τύπους πράξεων, τα πρωτεύοντα έγγραφα χωρίζονται σε έγγραφα για λογιστική και αμοιβή εργασίας, για λογιστική για πάγια περιουσιακά στοιχεία, για λογιστική διακανονισμού μετρητών, για λογιστική συναλλαγών σε μετρητά κ.λπ.
Κύρια λογιστικά έγγραφαμεταγλωττιστεί κατά τη διάρκεια εργασιών ή αμέσως μετά από αυτές. Μπορείτε να τα σχεδιάσετε είτε σε προεκτυπωμένες φόρμες με μαύρο (μπλε) μελάνι είτε χρησιμοποιώντας μια σφραγίδα, τηλεομοιοτυπία ή άλλη καθιερωμένη μέθοδο. Απαγορεύονται αδικαιολόγητες διορθώσεις και τυχόν καθαρισμοί στα έγγραφα. Τα σφάλματα μπορούν να διορθωθούν μόνο με σωστό τρόπο, διαγράφοντας λανθασμένες πληροφορίες και εγγράφοντας τις σωστές πληροφορίες. Γίνεται η επιγραφή "σταθερή", αναγράφεται η ημερομηνία και τίθεται η υπογραφή του υπεύθυνου.
Εκτός από τα πρωτεύοντα έντυπα έγγραφα, υπάρχουνηλεκτρονικός. Καλούνται έγγραφα, οι πληροφορίες στις οποίες καταγράφονται με τη μορφή ηλεκτρονικών δεδομένων, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες. Δημιουργούνται, μεταδίδονται, αποθηκεύονται και μετατρέπονται με ηλεκτρονικά μέσα σε οπτική μορφή. Σύμφωνα με τη νομοθεσία της επιχείρησης, δικαιούται να εφαρμόζει έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή στις δραστηριότητές της. Σε αυτήν την περίπτωση, η συμμόρφωση με το νόμο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές είναι απαραίτητη προϋπόθεση.
Τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα φυλάσσονταιυπό την επίβλεψη του επικεφαλής λογιστή. Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης είναι υπεύθυνος για την ασφάλειά τους. Τα έγγραφα που υποβάλλονται σε επεξεργασία πρέπει να αρχειοθετηθούν. Μέχρι αυτήν τη στιγμή, αποθηκεύονται σε λογιστικά βιβλία σε κλειστά ερμάρια.
